科技查新规范（七）

（2）查新档案应当立卷保管，文书档案按年度归档，项目档案按项目立卷。 （3）查新档案的保管须有固定场所和专用保密文件柜，并由专人负责管理。 （4）档案保管年限：文书档案应当长期保管，项目档案一般保管五年，逾期档案可予销毁。销毁档案须经所在单位主管领导批准，并建立销毁登记。 （5）应当使用计算机进行档案管理，每个项目的《科技查新报告》应当登录到国家查新工作数据库。12.查新程序查新机构可以参照下列程序处理查新业务。 12.1 查新委托（1）根据《科技查新机构管理办法》和本规范的有关规定，查新委托人自我判断待查新项目是否属于查新范围。 （2）查新委托人根据待查新项目的专业、科学技术特点、查新目的、查新要求以及需要查证其新颖性的科学技术内容，自主选择查新机构。 （3）向查新机构提交在处理查新事务时所必需的科学技术资料和有关材料。 12.2 查新受理 （1）根据《科技查新机构管理办法》和本规范的有关规定，查新机构判断待查新项目是否属于查新范围；判断查新项目所属专业是否属于本机构承担查新业务的受理范围。 （2）确定查新员和审核员。 （3）初步审查查新委托人提交的资料是否存在缺陷；是否符合查新要求。判断查新委托人提交的资料内容是否真实、准确。 （4）判断查新委托人提出的查新要求能否实现。 （5）确认能否满足查新委托人的时间要求。 （6）初步判别查新项目的新颖性。 （7）若接受查新委托，查新机构按照本规范的关于查新合同的要求与查新委托人订立查新合同。 12.3 检索准备（1）查新员认真、仔细地分析查新项目的资料，查新委托人提出的查新点与查新要求；了解查新项目的科学技术特点。 （2）在检索前，还要做好以下几项工作： ①明确检索目的。 ②根据检索目的确定主题内容的特定程度和学科范围的专指程度，使主题概念能准确地反映查新项目的核心内容。 ③确定检索文献的类型和检索的专业范围、时间范围。 ④制定周密、科学而具有良好操作性的检索策略。 12.4 选择检索工具在分析检索项目的基础上，根据检索目的和客观条件，选择最能满足检索要求的检索工具。 （1）手检时，根据专业对口、文种适合、收录完备、报道及时、编排合理、揭示准确的原则，选择检索工具书。 （2）机检时，在检索前根据查新项目的内容、性质和查新的要求选择合适的检索系统和数据库。 12.5 确定检索方法和途径（1）根据查新项目所属专业的特点、检索要求和检索条件确定检索方法。 （2）确定检索途径。 ①在手检条件下，文献的检索途径就是检索工具书中的目次、正文和辅助索引提供的途径。检索工具书提供的检索途径主要有：分类途径、主题途径、文献名称途径、著者途径、文献代码途径以及其他特殊途径。分类途径和主题途径是手检的主要途径。 ②在机检条件下，为了确定检索途径，先弄清数据库采用的是规范化词表还是自由文本式词表；指示主题性质的代码是标准的还是任选的；提问式如何填写；再将表达检索提问的各概念依照数据库采用的词表转换成检索语言，即主题词、分类词、关键词等。 12.6 查找（1）查找时，以机检为主、手检为辅。 （2）除利用检索工具书和数据库外，必要时还需补充查找与查新项目内容相关的现刊，以防漏检。此外，还应当注意利用相关工具书如手册、年鉴等。 （3）在得出最终检索结果之前，有时会出现查到的文献极少甚至根本没有查到文献，或者查到的文献太多的情况。还需要对每次检索结果进行检验和调整，以扩检或者缩检。 12.7完成查新报告 查新员按照下述步骤完成查新报告： （1）根据检索结果和阅读的需要，索取文献原文。 （2）对索取得到的文献，根据查新项目的科学技术要点，分为密切相关文献和一般相关文献，并将相关文献与查新项目的科学技术要点进行比较，确定查新项目的新颖性，草拟查新报告。 （3）聘请查新咨询专家。 在必要时，根据查新项目的所属专业和科学技术特点，以及其他实际情况，选聘若干名同行专家担任查新咨询专家。 （4）审核员根据本规范、相关文献与查新项目的科学技术要点的比较结果，对查新程序和查新报告进行审核。 （5）查新员填写查新报告。 （6）查新员和审核员在查新报告上签字，加盖"科技查新专用章"。 （7）查新报告由查新机构按年度统一编号，并填写"查新完成日期"。 （8）整理查新报告附件。 附件包括密切相关文献的原文的复印件、一般相关文献的文摘。 查新员应当对所有附件按相关程度依次编号。 12.8提交查新报告查新机构按查新合同规定的时间、方式和份数向查新委托人提交查新报告及其附件。 12.9文件归档 查新员按照档案管理部门的要求，及时将查新项目的资料、查新合同、查新报告及其附件、查新咨询专家的意见、查新员和审核员的工作记录等存档；及时将查新报告登录到国家查新工作数据库。13.附则（1）查新机构可根据《科技查新机构管理办法》和本规范制定机构内部的查新规章制度。 （2）本规范的附件包括：科技查新合同（附件一）、科技查新报告（附件二） （3）本规范自2001年1月1日起施行。


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