里程碑和基线

. 流程设计做为一个很重要的管理科目，有许多方面都值得我们来探讨和研究。小刘不才，只捡点旁门左道的东西来说说，就是里程碑和基线技术在电子流程设计里的应用。
里程碑和基线的概念可能有些人还并不清楚。在这里，这两个概念词引自软件开发的配置管理过程。 里程碑——表示流程里的阶段性标志，比如完成某个关键性的阶段工序。 基线——在配置管理里，一般用来表示某一可公布的版本状态信息。在这里表示某一个流程的终点，过程是前后相接的，因此，基线也 是两个流程之间的分割点。
在做电子流程设计的时候，应该特别关注这两这设置的位置，以减少或避免人为失误造成管理的混乱，提高流程的执行力。
举个简单的例子，某公司的技术资料管理流程，包括技术开发，文档审批，纸面文档归档，文档发布，电子文档归档5个过程。该公司规定了开发文档的审批流程指引审批过程，规定了文档归档流程指引文件的归档过程，规定了文档发放和回收流程指引文件的发放过程。初一看，这个系统已经很合理了。可是在运行的时候，却出了不少问题，负责文档管理的员工事情多而且杂，经常忘记了某些工作。造成公司文档服务器上的文档很多都不是最新的有效版本，甚至有些根本没有上传。而有时候文件都发到供应商那里更新了，公司内部检验员的图纸却是旧版的。这样就给后面需要使用文档的部门的工作带来很大的影响。公司花了很大工夫来整治这个问题，希望提高文档管理的执行力。培训文档管理员，派人监督检查，甚至罚款，均收不到效果，反而整得员工心里十分不满。 我们研究了这个案例，发现它的文件管理由三个程序组成，审批——归档——发放回收。按我们之前的概念，每个程序都很短所以都没有设置里程碑。他设置了三个基线，审批完成、归档完成、发放完成。那么，一旦文档管理员忙起来的时候，他就会忘记了这文档还要上传，要发放。于是，他就没有执行归档流程和发放流程。只有等到别人用到文件发现没有的时候，他才想起来还有这个事没办。于是急急忙忙去做补救。于是给他想了一个办法，整个流程的操作都维持不变，但是把三个程序进行合并，将审批完成和发放完成设置为里程碑，归档完成设置成基线做为流程完成标志。通过更改电子流程文档，审批完成后自动通知文档管理员进行发放和归档，如果没有完成，每次他登陆就有消息自动提醒他工作未完成。经过试运行，上述的文档管理问题得到彻底解决。而做法仅仅是改了两个里程碑，没增加一分钱成本搞定。
那么，我们如何来设置里程碑和基线呢？时间关系，给出几个原则指导
第一，关于基线的设置，根据流程主线和辅线的分布情况，可采取以下策略 a：某段单线流程的终点 b：主线和辅线流程的汇合点 c：主线的终点 主要掌握原则，首先是不容易遗漏过程，其次是流程的结果相对独立，跟后续流程的相关性相对弱。
第二，关于里程碑的设置，应设置在流程的关节点，可掌握下面两个原则 a：只有流程通过这个里程碑，其结果才可以使用 b：只要流程通过这个里程碑，其结果就可以使用
以刚才的案例来说，比如审批完成这个里程碑的意义：1、只有审批完成，该文件才可以发布到开发部门以外。2、只要审批完成，该文件就可以发布到开发部门以外。至于没归档什么的，问题不大，急用的时候，审批完成就可以先用了。这样就保证了流程的灵活性和可执行性。