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质量管理之行 体系篇 第3部分


质量管理之行 体系篇 第3部分
目录
一、系统的概念
二、系统/体系概念在质量标准中的定义和描述
三、流程问题和系统问题的区分
四、体系的目的和定位
五、体系的范围应该包括哪些?
六、体系所需流程的识别和策划
七、过程设置和过程范围的界定
八、如何衡量体系的有效性
九、质量目标或绩效指标设定
十、哪些过程需要设置过程绩效指标?
十一、方针和目标管理
十二、如何检查方针和目标的适宜性
十三、如何应用目标管理
十四、管理评审的介绍
十五、管理过程的作用和设置时的注意事项

本文为“质量管理之行”原创,首发于微信公众号“质量管理之行”。

一、系统的概念
系统的概念是指有一组相互关联和相互作用的要素组成的一个整体或系统,这个系统的存在和发展依赖于每个要素的作用,每个要素也得益于整体的效应和环境。每个要素能进行(能量、物质、信息的)输入输出的转化,这个整体能达到一定的效果,这个整体或系统的输入和输出与内外部环境相适应,整体能在内外部环境(开放系统Vs系统边界)下达到和保持相对的动态平衡(受控于规律),能形成闭环循环,得以持续运行,并且具有动态适应内外部环境的能力,能根据内外部环境的变化(和风险)进行自我调整、适应、修正、进化(PDCA)。如果再延伸点,平衡包括物质和能量的转化和平衡,相互作用也体现在物质和能量的变化中。
以上是通用的系统概念,这个概念可以适用于工作上的管理体系。大家可以参照一下生态系统,比如一个地区或一个地理环境的生态系统,一个生态系统由气候和地理(环境因素)、动物、植物、微生物等组成,这些要素之间形成食物链,相生相克,环环相扣,如果某一环节出问题,可能会导致生态失衡,如果未发生重大变化,这个生态系统会保持动态的平衡和发展。
   “系统是一个有组织的、一元化的整体,它包括两个或两个以上的独立部分、元素或子元素,其界限由环境决定。系统理论认为:组织系统的各个部分是相互联系、相互依存、相互制约的;系统内部、系统之间以及系统与外部,要进行物质、能量、信息交换,并通过交换形成一种稳定有序的状态。早期的系统理论认为组织(如企业)是一个封闭系统,因而对组织的研究只限于组织内部,而不考虑其所处的环境因素。其后的一般系统理论则将组织看做一个开放的系统,因此强调:组织对其所处环境的依赖性;对组织的研究不是组织的目的,而是帮助组织适应环境的手段;由于环境影响而产生的组织业绩水平的不规则性是组织实现其功能不可分割的因素,应认真进行研究。总之,一般系统理论认为,对于不同环境而言,没有一个最佳的组织结构可以被通用。”以上内容来源于中国人民大学出版社的《管理会计学》2002年3月第2版,普通高等教育“十五”国家级规划教材,教育部推荐教材。

二、系统/体系概念在质量标准中的定义和描述
按照体系标准的语言说一说系统概念。
ISO9001标准0.3条款是过程方法,内容如下:
“在实现其预期结果的过程中,系统地理解和管理相互关联的过程有助于提升组织的有效性和效率。此种方法使组织能够对体系中相互关联相互依赖的过程进行有效控制,以增强组织整体绩效。”
“过程方法包括按照组织的质量方针和战略方向,对各过程及其相互作用,系统地进行规定和管理,从而实现预期结果。可通过采用PDCA循环以及基于风险的思维对过程和体系进行整体管理,从而有效利用机遇并防止发生非预期结果。”
ISO9000标准对体系的描述如下:
2.1总则
所有的概念、原则及其相互关系应被看成一个整体,而不是彼此孤立。
2.2.1质量
质量促进组织所关注的以行为、态度、活动和过程为结果的文化,通过满足顾客和相关方的需求和期望实现其价值。
组织的产品和服务质量取决于满足顾客的能力,以及对相关方有意和无意的影响。
2.2.2质量管理体系
质量管理体系包括组织确定的目标,以及为获得所期望的结果而确定的所要求的过程和资源。
质量管理体系管理为实现其价值以及相关方的结果所需要的相互作用的过程和资源。
质量管理体系能够使最高管理者通过考虑其决策的长期和短期影响而优化资源的利用。
质量管理体系提供了一种在提供产品和服务方面,针对预期和非预期的结果确定所采取措施的方法。
2.2.3组织的环境
将组织的环境理解为一个过程。这个过程确定了影响组织的目的、目标和可持续性的各种因素。它既需要考虑内部因素,例如:组织的价值观、文化、知识和绩效,还需要考虑外部因素,例如:法律的、竞争的、市场的、文化的、社会的和经济的环境。
组织的目的可被表达为其愿景、使命、方针和目标。
2.2.4相关方
相关方的概念超越了仅关注顾客,考虑所有的相关方是至关重要的。
识别相关方是理解组织的环境的过程的组成部分。相关方是指若其需求和期望未能满足,将对组织的持续发展产生重大风险的各方。组织应确定向相关方提供何种必要的结果以降低风险。
组织为其成功,应获取、得到和保持所依赖的相关方的支持。
2.4.1质量管理体系模式
2.4.1.1总则
组织就像一个具有生存和学习能力的社会有机体,具有许多人的特征。两者都具有适应的能力并且由相互作用的系统、过程和活动组成。为了适应变化的环境,均需要具备应变能力。组织经常通过创新实现突破性改进。在组织的质量管理体系模式中,我们可以认识到,不是所有的系统、过程和或活动都可以被预先确定,因此,组织需要具有灵活性,以适应复杂的组织环境。
2.4.1.2体系
组织寻求了解内外部环境,以识别相关方的需求和期望。这些信息被用于质量管理体系的建设,从而实现组织的可持续发展。一个过程的输出可称为其他过程的输入,并将其联入到整个网络中。虽然每个组织的质量管理体系,通常是由类似的过程所组成,实际上,每个质量体系都是唯一的。
2.4.1.2过程
组织拥有可被确定、测量和改进的过程。这些过程相互作用,产生与组织的目标和跨部门职能相一致的结果。某些过程可能是关键的,而另外一些则不是。过程具有内部相关的活动和输入,以提供输出。
2.4.1.3活动
人们在过程中协调配合,开展它们的日常活动。某些活动被预先规定并依靠对组织目标的理解,而另外一些活动则是通过对外界刺激的反应,以确定其性质并予以执行。

三、流程问题和系统问题的区分
因为一般情况下体系工程师或审核员都知道什么是流程问题,并且容易把系统问题当成流程问题,或者根本就无法识别和判断什么是系统问题。
要想区分流程问题和系统问题,首先要知道系统的概念,系统的定义,系统的作用。从体系流程角度讲,需了解体系策划有什么内容?起什么作用?流程策划有什么作用?流程策划有什么内容?从理论结合实际工作可以更进一步认清体系和流程的区别,按照上述原则,体系策划导致的问题就是系统问题,流程策划导致的问题就是流程问题,但这仅仅能区分一部分问题。
系统是整体,是全局;流程是局部,流程是系统的组成部分。因为整体或全局是由局部组成,并且问题都是体现在具体的流程上,所以容易混淆流程问题和系统问题。
系统是由不同的流程组成,难道仅仅识别出流程就能组成系统?想一想,什么是团队?什么是乌合之众?简单点说,团队就是有共同的目标,(为达成目标有)共同的原则,在统一的方向和路线下,通过合理的价值和作用定位,资源和战术匹配,形成协同和配合,用更高的效率达成团队共同的目标。就拿足球这样的团体运动举例,随便凑成一个球队,这是团队吗?这样的团队有竞争力吗?为什么有的公司管理很混乱?难道没有管理吗?其实都有管理,大多数老板都想挣钱或盈利,都想把公司经营和管理好,但是公司的管理系统未起到相应的作用,未能达到老板的期望效果。
所以简单的区分方法是,因为体系策划原因导致的问题为系统问题,但因这点而定为系统问题的仅为一部分,其余的比如因为局部或流程问题导致系统失效的,也是系统问题。
以下原则和方法可用来识别系统问题:
1、系统的输出有问题,系统的作用失效;
比如有一个桶,但是桶底漏了,这是桶底的问题还是桶的问题?这是个很典型的案例,从局部看是桶底的问题,实际上不仅仅是桶底问题,而是桶的功能失效,这是系统漏洞。
2、流程接口问题,流程之间的相互作用不合理等;
3、体系策划的范围不合理;如果应该属于体系范围的内容未被纳入体系,可能会造成系统漏洞,或者影响系统的有效性和效率;
4、流程定位问题,过程范围划分,职能职责界定等;
比如适合前锋的球员被安排当成后卫,这属于整个球队的安排问题,是教练的问题,不是球员的问题。
5、系统不受控,或者系统未闭环;
6、各个环节都出现问题,尤其是体现在不同过程的各个环节,导致出现问题;任何一个环节发生作用都能避免问题发生,但因为一系列管控点和环节都未能发挥作用才导致出现问题,所以体现的是系统衔接问题和整体受控缺失;
7、内环境等原因引发的普遍问题;比如由于某种环境或氛围导致的普遍的大量的问题,需要思考一下什么环境会导致大面积或大范围普遍发生问题,如果很多过程或活动都普遍发生问题,有可能是整体的系统氛围有问题,比如说一个公司文化不好或氛围不好,基本上管理也会混乱。
有时,一个流程有问题,有可能会影响到其他流程,甚至影响整个系统,这也是流程之间的相互作用的体现,所以从全局或整体角度审视问题才能真正地解决问题。
总之,从系统的角度去审视问题,这个站位很重要,而且是从全局的角度去判断,这样才能识别或判断问题的性质,进而从根本原因上去解决和规避风险。

四、体系的目的和定位
体系是为满足顾客和相关方、承接公司实际运营或经营,这其实是一套管理系统,不能说满足公司领导的需求是一套系统,满足顾客要求是一套系统,甚至满足认证又是一套系统。
尤其是对于一个规模较大的公司而言,系统/制度/机制很重要,规模越大,管理复杂度会越高,不确定也越高,所以要想降低管理复杂度,就需要将相对确定的方式方法,以往经验和教训、最佳实践、管理经验等沉淀到相对确定的体系流程中,按照既定的路径去处理相对确定的事情或任务,让公司在策划好的体系流程中运行,即便公司规模再大,也是有章可循,按部就班地运行日常和基础任务,形成系统化、流程化、标准化的管理系统。如果广泛地延伸,比如公司治理,战略分析和决策等,这其实也是公司管理系统的一部分,但是这部分内容主要是顶层设计,是公司最高层的职责范围,离普通员工较远而已。
成本、安全、职业健康、环境、精益、生产、质量、这是公司经营直接需求的职能,其他的如人事、行政、后勤、采购等这些间接的是服务和支持职能,如果以上职能都是称为某某系统,或某某体系也没什么,这只是名称差异而已,就怕这些职能真是各自为战,各成体系或系统,未在一个公司全局的管理系统下进行统筹策划,导致各职能间的不协同甚至内耗。
说个简单的例子,就拿生产制造来说,生产制造既要满足交付,又要满足质量,还要满足成本和效率,同时生产过程中还要满足法律法规相关的环保要求,职业健康要求等,这一个过程需要满足不同的要求或输入,但其本质就是一个过程而已。其余的如后勤,服务等职能也是为了支持生产制造过程,所以一个公司就应是一个管理体系,这个体系就是为公司的经营或运营服务,公司如果想要持续经营,那就需要盈利和满足顾客需求,所以体系就是为顾客和公司经营服务。公司的经营体现的是治理和管理需求/意图,所以体系也是承接公司治理和管理需求。 
如果再增加其他需求,比如人治和法治的问题,如果一个部门的部长或者一个事业部的总经理更换了,这个部门或事业部的工作就受影响了,那么人治的因素和影响就很大。虽然部门或公司的一把手很重要,但管理的基础也很重要,如果管理基础良好,管理成熟度较高,管理很规范,制度流程等很清晰,可能对部门或公司一把手的要求会相应降低。如果管理成熟度不高,管理基础薄弱,再加上员工素质不高,新的领导来了,有的员工可能不按照原来的方式进行工作,甚至存在侥幸心理,认为新来的领导不了解“内幕”,欺负新领导,该做的工作不做,或者不好好做,这就给新领导者增加了管理难度。就像有的职业经理人很有能力,在有的公司很成功,但去新的公司后可能因为公司政治、公司文化和氛围、或者公司的勾心斗角而不能发挥其专业能力。浑水才能摸鱼,公司管理混乱才有机可乘,一个公平、公正、公开,管理透明的公司不容易产生严重的内耗。一个公司或部门是一个平台,这个平台按照既定的规则运行,有一定的管理成熟度,这就是体系的作用,补充和辅助公司的治理和管理。如果一个公司没有既定的规则和套路,事无巨细什么事都需要高层决策和拍板 ,那公司高层领导是不是负担很重?以上其实包含经验和知识沉淀的作用,包括管理经验、运营经验。基于教训和学费的管理经验,也防止问题重复发生,降低运营成本。本文为“质量管理之行”原创,首发于微信公众号“质量管理之行”,更多内容请搜索和关注微信公众号“质量管理之行”。

五、体系的范围应该包括哪些?
交付?岗位资格?培训?绩效指标?考核?薪资?文化?
比如设计能力是研发品质的前提,但是设计能力需要明确且合理的岗位资格以及培训,岗位资格和培训是支持设计能力提升的基础,对于岗位资格和培训这些过程定义为体系范围,这是顺理成章的。除此之外,还有影响设计能力的其他因素吗?如果职业规划和职业晋升政策等,包括薪资政策如果不利于研发人员的培养,那么设计能力如何确保?所以设计能力也需要人事制度/政策的支持和保障。举个例子,如果研发岗位的工资较低,有的优秀员工可能就不会从事研发工作。如果公司人事制度没有引导员工进行专业提升,那么谁还会努力提升专业?如果仅仅是职务提升才能提升工资,有可能造成公司内部争权夺利。对于需要专业技能,并且需要长时间积累的岗位,是需要人事制度/政策支撑的。
再举例,比如公司的文化或者人事制度不合理,可能造成优秀员工流失,进而影响公司的质量、效率、成本,这也是很强相关的因素。所以公司的运营体系是一个体系,各个职能版块是相互作用的,如果各自为战,是无法确保全局最优的。不管体系的职责划分到哪个部门,总之是需要有一个职能负责体系的全局最优,确保各个过程或职能之间的协调和协同,提升公司的整体效率、组织效率等。
 
 
流程策划时需明确每个任务的责任,一般情况下需明确到岗位,如果公司的定岗定编工作不到位,没有进行岗位细分,那么流程文件的任务如何确定具体的责任,毕竟一个部门或一个科室有很多职能和分工,有的任务如果直接把责任定位一个部门或一个科室,在实际工作中,会影响流程运行效率,所以定岗定编和流程体系也是强相关,因为这涉及到资源和职责的匹配,而且也影响体系流程的效率(资源的投入产出比)。
在体系策划时,直接的或表面的任务或流程很容易识别出来,但是有些内容易被忽略,导致体系出现漏洞,造成各职能和过程之间不协同,甚至内耗。最容易被忽略的是体系的基础内容,比如要想获得准确的信息和数据,那么物流和信息流的策划就很重要,而这些工作的关键点是闭环管理和不同统计界面的对照管理,如物料的投入产出管理,工时的投入产出管理,仓库的出入库管理等。
如果从体系的目标出发,从顾客的实际需求出发,根据体系的输入或顾客要求策划体系所需的过程,根据达成目的所需的要素,以及识别影响目的的因素,这样就能确保体系的完整性,防止体系所需的过程或要素被遗漏,从而降低整个体系的有效性和效率。公司里的每一个职能或过程都是为公司的经营服务的,为顾客服务的,不管是内部顾客还是外部顾客,公司里的每一个过程和职能都应能找到自己的顾客,而且还能最终传递到公司的外部顾客和经营需求。
从输入角度识别影响因素,识别制约因素,体系范围的影响因素有以下:
1、体系的目的和定位、顾客和相关方的需求/要求;
2、公司运营需求(公司高层的需求/要求);
3、影响上述目的达成的因素,需统筹策划,以确保全局最优,尤其是有不同职能体系的公司,更需要注意这点,通俗点说就是,不归你管,但是影响你,你就要注意,需要全局统筹,不能互相影响。

六、体系所需流程的识别和策划
第一种方法:按照体系标准进行策划,优点是直接按照体系标准策划,比较有逻辑,一开始就是结构化设计。缺点是体系标准的要求属于通用要求,标准意图未直接表达,如果对标准的理解不深入,仅仅从标准的字面意思理解标准,容易忽略标准潜含的意图,容易忽略达成某一标准要求的潜在步骤,因为标准很多要求仅仅只是要求,没有具体说明达成方法和路径,在实际工作中,一个要求可能需要很多过程支持,所以如果仅仅从字面意思理解标准,容易忽视达成标准的必要条件和步骤,也会造成体系策划漏洞。另外,如果要想确保体系的策划质量,对体系策划人员的专业技能要求较高。
第二种方法:按照实际工作,以及目前现有的职能设置进行体系梳理,从各部门的现有的岗位职责,实际工作任务开始梳理,优点是确保现有工作不遗漏,体系策划比较容易入手,对专业要求不高。缺点是目前体系或运行的漏洞不易识别,因为这不是正向策划,而是基于目前的工作进行的策划。
第三种方法:结合第一种和第二种方法进行体系策划,利用两种方法各自的优点。
如果专业水平很高,可以直接从经营需求和顾客需求入手,进行体系的正向策划。首先识别核心流程或顾客导向过程,然后根据核心流程并结合内外部环境再识别支持过程和管理过程,同时应用每个职能和过程都应有顾客的原则,识别目前运营中的浪费,既能确保体系的完整性又能通过策划和梳理识别目前的浪费。
对于流程识别可以结合定岗定编进行,因为这涉及到资源和职责的匹配,根据每个岗位的具体工作识别工作量的合理性,也判定工作是否增值。不但要识别每个岗位的工作,还要从宏观上审视部门的职能价值,判断目前的岗位职责和具体的工作是否支撑部门职能价值的发挥。
对于接口问题、职能模糊、职责不清晰不合理等问题可结合组织架构和部门职能进行识别和判断,因为组织架构和职能定位解决的就是相互作用和接口问题。本文为“质量管理之行”原创,首发于微信公众号“质量管理之行”,更多内容请搜索和关注微信公众号“质量管理之行”。
举例:一般公司的主要流程有什么?营销、报价(包括可行性分析、风险分析和成本分析)、设计开发、采购、生产制造或服务提供、物流运输、售后服务,这些是核心和必要的流程,物流运输和采购等不是核心但是必要,尤其是采购管理对公司经营影响很大,也属于重要职能。视实际情况可能有内部仓储和外部仓库,其他还有资源提供(包括人员招聘和培训、设施和设备、工具等),其他管理过程如品质管理、项目管理、生产管理(生产安排、生产计划达成管理、物料和工时的投入产出等)、绩效管理等,财务管理有管理部分和服务(支持)部分。这些是基本的过程设置。
再思考一下,一般情况下,各个公司都有哪些职能?哪些部门设置?这些职能和部门设置的原因和理由是什么?是否必要?能解决什么问题?能提升多少效率?设置这些职能和部门时的期望是否达到了?如何衡量或评价?

七、过程设置和过程范围的界定
过程范围界定的合理性直接影响过程的有效性和效率,所以过程范围界定和划分时一定要从全局角度分析,从质量、效率、成本、风险、可行性、资源投入、周期、可操作性,操作便利性等各个维度去综合考虑。
有的任务整合起来价值更高,有的任务分散管理更有利于成本降低。比如有的工作属于各部门的基础工作,且工作量不大,顺手或捎带脚就完成了,如果把这些工作整合到一起,就可能需要增加专门的人员去完成,增加人工成本。有的工作工作量不大,但需要一定的专业能力,不可能每个部门都设置这个岗位,这时可以整合到一起设置一个岗位提供相应的服务或支持。
比如合同和法务方面的任务,有一定的专业要求,每个单位和部门都可能有涉及这方面的工作,但不可能每个单位或部门都设置这个岗位或专业人员,即使配置了这类人员,工作量也可能不饱和,增加人工成本,所以对于规模较大的公司会有专门的法务部门为下属各单位提供支持和服务。以上是从专业(资格和可行性)、人工成本角度进行综合分析的案例。
拿培训过程举例,如果不了解过程方法,不具备体系的专业知识,一般就会认为所有培训都属于培训过程,这是典型的未界定过程范围,未结合实际工作,未考虑成本和效率,也未考虑有效性。比如对于新项目新产品的培训,是过程开发过程中批量试生产(模拟量产的准备效果)前的必要步骤,即批量试生产前需要对作业员和相关人员进行培训,这是过程开发过程中很基本很正常的任务,也是由过程开发相关责任人去完成,这种类型的培训肯定是放到过程开发的范围比较合适,如果仅仅因为这也是培训,就强制地放到培训过程,也没什么实际意义。
比如废弃物管理流程,不能简单地把废弃的产品、废弃的办公用品、废弃的设备和工装等,只是因为一个共性的废弃特点就把这些不同种类的废弃统统装进一个流程,比如产品废弃就是不合格处理的一部分,而且要形成闭环管理,投入产出和废弃的数据要能核对且正确,以防止废弃物被私自处理或被隐藏等。另外,有的废弃物有一定的回收和变卖价值,并且金额也很可观,为防止公司利益受损,所以需要进行数据核对和闭环管理。
以上说的是这样一个情形,就是把分属于各个过程的内容,仅仅因为都具有一定的相似点,如都是培训,就把这些内容抽出来设置成一个新过程,这种逻辑或原则脱离实际情况,容易造成流程范围界定混乱。
还有就是上岗前的岗位技能培训,完全是由各部门完成的,这种属于部门的基础管理工作,可以纳入到公司级的培训过程,起到的作用是统一规范管理,但实际执行是各部门分别负责各自的上岗前培训工作,过程所有者可以通过培训记录的收集检查培训的实施。
如果把所有培训都纳入到一个培训过程,既不合理又不受控,过程所有者实际上对过程管控也不能有效发挥作用,这样的过程范围肯定是不合理的。除非是把培训过程定义为管理过程,即过程所有者的主要价值是对所有培训进行监督,确保培训的有效执行和培训效果,但是定位为管理过程的培训过程很特别,除非公司内环境很不好才这样,既然这个公司执行力这么差,为什么不解决执行力差的原因,反而增加监督职能。本文为“质量管理之行”原创,首发于微信公众号“质量管理之行”,更多内容请搜索和关注微信公众号“质量管理之行”。
再说一说备品备件管理过程,包括设备、工装等的备品备件。有的公司把备品备件的管理也设置一个流程,把备品备件相关的内容全部纳入到备品备件的流程范围,从表面看设置这样流程的挺合理,实际上很不合理,很浪费,没有实质内容,不起实质作用。备品备件管理的关键点是:
1、识别哪类备件需要储备;从设计角度,并根据以往问题和经验,比如容易损坏的、易耗品、定期需更换的、一旦出现故障特别影响生产和交付的关键部件等;
2、根据损坏和故障频次、生产量、使用周期或更换周期(和备件质量有关系)、采购周期、备件的金额、对交付的影响程度或风险等,确定备品备件的安全库存和最小最大库存;
3、备品备件的采购和验收;
4、备品备件的出入库管理;
5、备品备件的更换和使用;
上述第1条和第2条,是设备和工装等从设计开发阶段就需要考虑的事情,属于设备和工装设计开发部分;第3条属于采购过程的部分;第4条属于仓库管理的部分;第5条属于设备和工装的维护维修或保养部分。备品备件的管理本来就属于各个过程,但是把各个过程有关备品备件的内容抽出来,特意设置一个备品备件过程,很没必要,相当于把分属于各自过程的必要部分抽出来,又组成一个新的过程,浪费且无意义。
按照以上思路,不加区别地将各个要素都设置各自的管理流程,如油液管理规定,顶杆管理规定等,这些都是将本应该分属于各个过程的必要的内容,整合到一个流程中,导致各个过程都缺少内容,且新设置的过程还不具备可操作性。体系的主要作用就是将各个要素串联起来,形成流程,如果按照要素的思维把体系拆散,会严重影响体系的有效性和效率,这也是QS9000标准的主要问题和不足,正是要解决要素或过程之间的相互作用,所以ISO9001:2000版才采用了过程方法和系统概念。
 
 
 
 
 
其他的还有《板材异议处置流程》,这个流程的主要内容就是外购的板材在进料检验、生产使用、性能检验过程中发生问题时如何处置,包括对供应商的索赔等内容。难道体系中的供应商管理、进料检验、不合格管理等流程未发挥作用?或者这些流程不能满足板材的管理?板材比较特殊吗?能特殊到需要为一个外购件设置一个流程?流程的本质是什么?不合格走评审流程即可,不同产品不同问题的评审结果可能不同,各个产品的质量协议可能不同,按照质量协议和供应商索赔即可,这些都是流程的基本步骤,为什么要新增一个外购件的流程? 
八、如何衡量体系的有效性
体系的输出也是过程的输出,是各个过程相互作用的结果。比如顾客需要质量合格的产品和服务,产品和服务由“生产和服务提供过程”提供,生产和服务提供过程承载着整个体系的输出,就好像一个制造性企业的输出是由生产制造过程承载一样,因此过程绩效指标可以在很大程度上衡量体系的有效性,如果广义地理解和应用体系,过程绩效指标或者目标管理过程完全能衡量体系的有效性和效率。
从顾客角度来说,顾客投诉和反馈,交付绩效等指标就能衡量体系的有效性;从日常管理角度来说,报废率,合格率等能衡量体系的有效性;从公司经营角度来说,制造成本、人工成本(人工的投入和产出,以及加班的合理性等)、利润率、资产回报率、新开发顾客的销售比例、市场占有率等等能衡量体系的有效性和效率。
过程绩效指标不仅仅是为了设置指标而设置指标,要能为公司的经营、管理等提供输入和支持。不管是公司的经营方针和年度指标、过程绩效指标、部门业绩考核、各个岗位的业绩考核等,这些都应在一套目标管理框架下进行管理。这些指标都是相互联系的,最终都是指向公司的经营和顾客的需求,都是为公司的经营和顾客的需求服务(顾客导向)。
指标需要设置合理,防止有漏洞,导致指标数据造假,数据剔除等现象,影响数据的准确性。比如报废率这个指标,如果指标定义的范围不包括调试品、试验品、供应商原因的不合格、以及其他理由等,那么如果公司内环境不好,或者有的管理者和员工素质不高,为了隐藏或回避责任,可能会把应该统计到报废率的不合格未统计到指标统计,导致数据统计失真,至于该不该纳入指标统计,谁去落实和确认?如何检查?所以从管理角度所有不合格都需要纳入到指标统计,至于是不是异常,是不是有改善空间,需要在不合格原因分析和分类上去管理。其他的指标比如设计变更次数的统计也是一个道理,既然是设变了,不管是什么原因的设变都需要统计到指标数据中,以体现真实的设计能力和风险。不管什么设变都是对公司有影响的,所以必须要掌握到设变的真实数据和真实情况,而且设变分类不应随便分类,比如从管理角度可以分为问题整改、性能提升和成本降低等(但性能提升和成本降低的前提都是未发生顾客抱怨和反馈)、以防止设变类型定义不清晰影响管理提升,甚至会因设变类型的定义和分类不合理导致问题被隐藏,但是设变原因可以根据实际情况进行细分。
既然过程绩效指标是用来衡量和监控体系运行的,是用来为公司经营服务的,那就需要应用起来,要不然光统计指标数据,如果没有利用,那不就是浪费吗?如果指标实在不能利用,那就需要检讨一下指标设置的合理性,指标定义的合理性。让指标给经营服务,承接公司的经营指标;给管理服务,用于工作业绩评价;让指标能用来监控趋势、预警风险、过程管控、监控异常,以便管理提升。本文为“质量管理之行”原创,首发于微信公众号“质量管理之行”,更多内容请搜索和关注微信公众号“质量管理之行”。
九、质量目标或绩效指标设定
目标管理或绩效管理属于管理过程,是承接公司经营的重要过程,需要在各个职能和各个层次上进行目标展开和分解。绩效指标设定和目标值设定,都需要从公司经营出发,从公司的经营绩效指标往下层层分解和承接,确保每个任务每个岗位都是为公司经营服务的,公司经营再说细点肯定也包含满足顾客需求。
过程名称 过程绩效指标
C1顾客要求的确定与评审 顾客要求评审延期次数,顾客要求落实率
C2设计和开发 DVP验证一次合格率,产品设变次数,过程设变次数
 
既然是管理过程,就表明绩效指标和目标的设定不是各部门自己随便设置的,是需要从公司经营角度系统策划的,使各个部门和岗位的工作都为公司经营和顾客满意提供支持,以确保目标管理过程能承接和满足公司经营需求。
从另外一个维度去思考,每个部门的职能价值是什么?通过哪些过程发挥其职能作用和价值?职能价值和绩效指标是否一致或承接?比如COP1为“顾客要求的确定与评审”过程的过程所有者是营销部,过程绩效指标是“顾客要求落实率”,怎么定义和应用这个指标啊?顾客要求确定和评审可能包括合同评审、可行性分析、报价等内容,顾客要求落实率指的是什么?顾客什么要求?报价及时?还是满足顾客的合同或任务要求?比如顾客价格不合适,还需要落实顾客要求吗?
以上仅仅是从表面去分析这个过程和指标的设置,再细化一点分析,并且结合公司经营进行分析,营销部门的职能价值是什么?是不是维护顾客关系,获得更多的订单,开发更多的顾客,提升市场占有率!承载营销职能的过程是哪些?营销是不是按这些过程进行职能发挥?这是从公司实际运营的角度去理解过程,而不是从认证拿证书的角度去理解过程,但是需要注意的是,难道为了认证拿证书搞一个体系?公司实际运营再搞一个体系?这不就是体系和公司实际运营脱离吗。
比如COP2设计和开发过程的过程绩效指标,哪个和顾客满意是强相关的?承接公司经营需求吗?设计开发部门的职能价值是什么?确保开发的产品有竞争力,包括成本竞争力和质量竞争力(广义质量)。
过程名称 过程绩效指标
C3产品生产 工程内不良率、效能、综合可动率、生产计划完成率
C4交付 交付及时率、超额运费次数
再看COP3产品生产过程和COP4交付过程,生管职能是怎么定位的?生产计划安排应划分在哪个过程?如果生管职能仅仅是满足交付,那么效率如何衡量?不计成本和效率是容易满足交付的,比如库存多一点,产能有富余的情况下交付一般不会有什么问题。如果生管的职能需要负责接受订单和产品交付,是顾客导向过程,那么生产管理职能还包含管理职能,尤其是生管和物流结合在一起,需要管理投入产出,包括物料和工时的投入产出,是对生产制造过程的闭环管理,需要确保统计数据的准确,数据准确才能有利于管理决策。
十、哪些过程需要设置过程绩效指标?
对于二阶的流程一般都需要设置过程绩效指标,但是三阶的分过程或具体作业,不一定都设置过程绩效指标,需要视实际情况考虑,因为三阶流程承接二阶流程,有的可以直接沿用二阶流程的绩效指标。
有的分过程或三阶过程或具体作业直接对应具体的岗位,或者某些岗位就是负责某些三阶过程,从岗位绩效评价角度就可能需要过程绩效指标,这些过程绩效指标就是岗位的绩效指标。部门的管理者的岗位绩效指标就是对应其所负责和主导的过程绩效指标。
如果分过程的指标不好设定或衡量,可以直接沿用主过程的指标,意思是大家都是为这一件事努力,都是为这个过程服务,如果这个过程的绩效不好,相当于各分过程的绩效也未达成。比如报废率,即是品质部门的指标,也是制造部门的指标,也是设备和工艺部门的指标,这是共同的指标。在实际应用时,同一个指标在不同部门的业绩权重是不同的,比如报废率在质量部门的考核中权重较大,在其他部门的考核中可能会相应降低。另外,在实际考核时,总的报废率需要细分原因,再根据原因归属分解到各个职能或部门。
比如SE(APQP之同步工程)评审过程,设置的绩效指标是以往问题落实率,以确保以前的问题都被规避,比如之前的问题是低级问题,本来就该规避,这次理所当然也应被规避。那么新的低级问题出现了,不属于之前发生过的问题,按照指标定义就不需要被统计到指标里了,但是这个问题应该在SE评审时识别出来,这样的指标定义和设置就不能有效衡量SE的效果了。那么SE的目的是什么?指标的意义又是什么?不就是通过评审确保设计质量吗,怎么衡量设计质量?设计变更次数、设计问题导致的顾客问题和市场问题、因设计导致的损失,也包括设变发生的费用或损失,这些指标才是衡量设计质量的有效指标。
绩效指标(包括过程绩效或岗位绩效)设置不合理会有这种情况:分过程绩效指标都达成,但是主过程绩效指标达不成或不理想;各部门的绩效都达成,但公司的绩效达不成;各岗位的指标都达成,但是部门的指标达不成;出现以上情形就需要检讨指标设置的合理性,说明指标之间没有承接性,没有合理关联到一起,下层指标不能有效支持上层指标。
有的下层指标虽然沿用上层指标,但在指标达成分析时,会细分到原因,根据原因和责任划分到不同的分过程。比如SE评审是为了确保设计质量,但这个环节只是确保设计质量的一部分,所以SE评审这个过程的指标虽然沿用的是设计过程(主过程)的指标,但不是“大锅饭”,比如有的设计问题不是SE评审的范围,不是SE的研讨点,这样的设变就不属于SE评审参与者的责任。SE研讨过程中有不同的部门,有的设计特性或研讨点的职责归属不同,所以原因和责任也不同,所以虽然是下级过程沿用上级过程的指标,但不是“大锅饭”。有的人可能有疑问,为了一个指标还需要分析原因,操作起来多麻烦啊,这是站在局部衡量全局,站位层次低,任何管理正常的公司,出现设计变更了,肯定会分析根本原因,包括发生原因和流出原因,以防止问题再次发生,原因和责任是一起的,所以不需要刻意地为了指标分析原因,因为原因分析是基本工作,是改善和提升的基础,除非这个公司不想提升和改善。
对于部门来讲,绩效指标的设定主要是用来辅助管理,评价工作业绩,如果部门管理成熟,人员素质和公司氛围允许,员工都按照领导安排完成工作,从部门管理需求角度来讲,只有部门级指标即可,不一定非得分解到每个岗位,这需要考虑公司内环境。要想不依赖于人员素质,那就把指标层层分解,直到各个岗位。

十一、方针和目标管理
方针的输入是什么?方针的作用是什么?哪些因素影响方针的制定?制定方针是为了达成什么?解决什么?影响方针的因素有哪些?影响因素的变化会使方针变化。
方针是意图的描述,并能指引或引导意图的达成,具备方向性和框架性,以及原则性的作用,所以一般会说成 “指导方针”。既然是公司的经营“意图”,是方向,是原则,那么就是自上而下的,即方针是由管理者制定的,尤其是公司的最高管理者。最高管理者说出期望和意图,指明方向,然后各职能和过程按照方针开展工作,以达成方针。公司在不同的发展阶段有不同重点,需要不同的方针的指引。
按照公司的一般情况和习惯用语解释方针和目标在体系中的位置和作用(如下图):
 
ISO9000术语定义如下:
3.3.3管理:指挥和控制组织的协调活动
注1:管理可包括制定方针(3.5.8)和目标(3.7.1),以及实现这些目标的过程。
3.7.1目标:要实现的结果。
注1:目标可以是战略的、战术的或运行的。
注2:目标可以涉及不同的领域(如财务的、职业健康与安全的、和环境的目标),并可应用于不同的层次(如:战略的、组织整体的、项目的、产品和过程的)
注3:可以采用其他的方式表述目标,例如:采用预期的结果、活动的目的或操作规程作为质量目标,或使用其他类似含意的词(如:目的、终点或指标)。
3.7.2质量目标:有关质量的目标。
注1:质量目标通常依据组织的质量方针制定。
注2:通常,对组织内的相关职能、层次和过程分别规定质量目标。
3.7.3成功:(组织)目标实现。
注:组织的成功强调其经济或财务利益的需求与相关方,如顾客、用户、投资者/受益者(所有者)、组织内的员工、供方、合作伙伴、利益团体和社区需求之间的平衡。
上图中所用的术语是使用ISO9000标准的术语,这些术语有很强的涵盖性,既然涵盖广泛,也就有了模糊,所以按照实际的使用习惯进行上图的描述。比如在实际工作中,一般会说长期战略或短期战略,也说长期目标和短期目标;比如,只要有指导意义的原则和方向都可以称为方针。所以每个公司要形成适合于自己的术语和语境,以方便公司内部的沟通和共识。
不管是战略还是方针,最终要落实到实际工作中,也就是落实到流程中,因为工作是按照策划进行的,不管是书面的策划结果,还是未形成文件的共识、未形成文件的要求,总之做什么事肯定是要策划的,这里也体现了PDCA的通用性。所以实际工作就体现了战略和方针的落实,在之前的章节中也说过,公司的文化和氛围也是体现在工作和工作方式中的。
公司的方针是公司的整体方向,各职能或各过程的方针需按公司的总方针去制定。既然公司的方针是公司的整体方向,那公司整体运行体现在哪里啊?承载公司运营的就是体系!那体系的输入有什么?影响体系的是什么?这些就是影响方针的因素,当这些因素变化时就需要调整方针,影响因素可能有新增的、减少的、变化的,影响因素的变化就是方针的输入。
或者也可以从另一角度去说,哪些内外部因素影响公司的经营?比如顾客消费升级,市场趋于饱和、竞争对手的变化、产业和技术变化、法律法规变化、外部经营环境变化等等,这些因素就是公司级方针的输入。那公司的经营方针体现在哪里?举个简单的例子,比如公司想在销售方面提升市场占有率,或者提升销售报价的利润率,这是公司的经营目标或方针,这是从经营角度去指明公司的方向,当然了,这些目标也体现了公司的经营策略和意图。为什么制定这些目标呢?就是基于影响公司经营的内外部环境的变化,以便公司的经营和内外部环境相适应。至于是用直接目标引导公司的方向,还是用形成文字的方针再加上目标,或者对目标的意图进行说明和解释,这就需要视公司的实际情况去决定了,能起到方针目标的作用即可。
各职能或各过程,或者各部门怎么承接公司总方针?比如从销售职能来讲可能需要开发新顾客,提升原有顾客的销量,增加营销或广告,调整销售策略(如目标顾客的定位)等,这些方针是承接公司总方针的,而且这些方针也是相互作用的;从研发来讲可能需要研发有竞争力的产品,同时从研发角度降低产品成本。
从过程之间的关系来说,比如销售职能是制造职能和品质保证职能的内部顾客,如果想提升销量,需要什么条件和支持?顾客对产品有什么意见和建议?比如顾客需要有成本竞争力的产品,那么就需要制造职能控制和降低制造成本,不但要满足顾客需求还要满足公司预期的经营利润。从质量角度讲,也要满足顾客需求,尤其是不能因为质量原因影响销量。通过内部各个过程之间的关系和承接,公司内各个过程都要为公司的顾客的经营服务,使各部门/过程/职能都朝着相同的方向和目标努力。
有些基础的过程或指标是不会轻易变更的,都是日常的(注意:日常不代表不重要),而且是对经营影响较大的,比如销量、成本管控和利润等指标,如果内外部环境没有明显的变化,这些指标都是基础的,在实际管理中不需要特别调整,按照既定的要求持续提升即可。如果外部环境发生明显变化,比如行业内竞争加大,价格降低,法律法规的变化,消费升级,顾客需求层次提升等,这都需要调整内部的相关方针指标。比如内部的环境变化,导致之前的成本优势或技术优势降低,顾客投诉增多等为维持这些优势,也会对原来的日常指标进行调整和关注,因为这些日常的指标会影响公司经营指标达成,甚至有些公司级日常指标就是经营指标,实际应用方针目标管理时需注意区分是公司方针还是部门的方针,部门的方针是承接公司方针,有的是直接沿用公司级目标,有的是以过程绩效指标承接公司目标。
方针也可以区分或识别基础工作和策略工作,如果基础工作不能满足战略时,也可能会成为重点工作,也是需要引导的方向或重点。
就像不同等级的质量和成本需要不同的基础和条件,影响因素如规则、流程、资源、人员能力、组织架构、团队协作、能力等级、培训、职责的变化等。同样,方针和目标的变化也会导致资源和方式方法的变化,或者是流程和标准的变化。一般情况下是对流程(公司运行规则)进行调整或优化,对于简单的可以用方案进行明确。

十二、如何检查方针和目标的适宜性
公司内外部环境有什么变化?影响公司经营的内外部因素或风险是否已经识别?基于这些变化是否调整了方针和目标?方针和目标有什么变化?这些调整或变化是否符合经营需求?
原来做什么?现在做什么?有什么区别和变化?如果还是原来一样的工作,那么工作的要求和程度发生是否发生变化?方向是否变化?侧重点是否有变化?目标和工作是否有增加和减少?方针和目标变化是否涉及到资源的变化?资源是否满足?
方针==》目标==》工作内容==》方式==》衡量/测量
方针和方针是如何分解的?做哪些工作才能达成方针策划的效果?各部门/过程/职能的方针和目标是否和公司级目标一致?是否能支持或承接公司级的方针和目标?
意图/战略/方针(三个概念是有区别的,也是有层次的,并且都属于目标的输入,为方便表达,所以并列放在一起)需要不同层次的目标承接,并且不同层次的目标具有关联性和承接性。比如公司级目标的分解,有的公司级目标可以直接当做下一级部门目标,有的需要将公司级目标(如结果指标)分解转化为下一级过程指标,即各部门的部门绩效指标达成了,那么公司总经理的经营指标也就达成了,因为公司级的经营指标是靠各个部门的任务承接的。比如一个公司的总经理的某些经营指标是利润率和利润额(财务指标),可以分解成制造成本、报废率、能源成本与产值的比例、人均产值等承接指标,因为报废少了效率高了利润才能高。如果是一个由很多分公司组成的集团总经理的利润率,需要将集团总经理的指标直接分解给各分公司总经理,但是因为各分公司的产品和顾客有差异,所以各分公司总经理的利润率指标会有区别。
方针如何发挥作用呢?
1、能涵盖总体意图,并且简单明了,容易被理解;能被描述的意图或战略,且能说明理由和背景,才容易被理解,进而被实施;
2、提供方向性、框架性、指引性、目标的作用;能被定性量化或定量量化,才能评价后续的有效性和效率;
3、能被感知到,且和实际运营联系并发挥作用;
4、能被接受和认可,并且能鼓舞和振奋人心。对方针进行解释和说明,说出方针的目的和背景,能够表达方针制定的合理性,并且是和实际运营相结合的,才容易被员工认可,激发员工的工作动力。如果是没有内涵的,让员工觉得很虚,是无法起到指引和提升工作动力的作用的。

十三、如何应用目标管理
过程绩效也好,方针目标也好,这些指标数据统计后有什么用?如果光统计数据指标但是没有什么用处,只是为了统计指标而统计指标,那就很浪费了。在实际工作中,一个公司应有一套目标管理,各个目标之间是相互联系、相互支撑的。这些指标可以用来进行各部门各岗位的绩效评价、管理评审,体系或过程的监控,通过这些应用,指标就能起到引导的作用,因为领导关注的,员工应该也会关注。但是不同的会议或管理评审应用的指标也是不同的,不同层次的会议应用不同层次的指标。

十四、管理评审的介绍
管理评审是什么?
管理评审对公司经营起什么作用?
管理评审在管理系统/体系中的定位是什么?
管理评审以什么形式开展?
管理评审时需要评审什么内容?为什么要评审这些内容?
本章节的内容能覆盖和承接公司的整个指标/目标体系,方针管理,部门职能价值定位和发挥,各部门的目标设置,业绩评价,以及基础管理的内容,并且能和财务系统对接起来,对公司的经营和监控起到系统管理的作用。
为了好理解,按照一般公司的定义和名称,企业的所有者定义为老板,企业的最高决策为董事会,公司的日常经营是总经理。
为了方便介绍管理评审的本质,所以这部分内容尽量使用通俗用语,以方便理解,期望让管理评审和公司的实际经营结合到一起,为公司经营者起到增值作用,不再为了认证的管理评审而特意编制没有价值的“资料”。
14-1、指标和管理评审的现状:
有的公司里有多套指标,比如绩效词典,各个程序文件里有过程绩效指标,每个部门有年度的方针和指标,业务文书中也有长期和短期目标,其他的还有项目节点通过指标,员工的绩效考核指标,经营指标,工艺规划方案里也有投资方面的指标,还有成本指标……这些指标的关系是什么?有多少指标是重复的?是否可以整合成一套指标体系?以上这些指标都被监控和测量了吗?总经理如果想评审这些指标,那么以上这么多不同的指标体系,是分开评审呢?还是统一评审?
这么多的指标,哪些对总经理的经营和管理有用?哪些能为总经理的决策提供输入,哪些能承接总经理的需求?哪些对公司的经营和过程管控有价值?
一个公司各个过程/部门的设置和指标设定都是为总经理达成公司经营目标服务的,需要整体策划,不能各自为战,更不能互相冲突,系统策划公司指标体系,才能让这些指标发挥指引各个过程/部门工作和努力方向的作用,也能衡量各个过程/部门的业绩是否达成,评价各个部门工作的好坏。
每一个过程/部门能为总经理提供什么价值?如何衡量这些过程/部门是否已经发挥了作用?通过哪些指标才能衡量一个过程/部门的价值和作用?比如模具管理过程的指标是保养计划完成率100%,保养计划100%完成就能让内部顾客满意吗?模具故障次数少,停机和延误少,维护保养维修的成本费用低,这些才是内部顾客和总经理需要的成绩,仅仅是保养计划完成率是不能有效衡量模具管理过程的有效性和业绩,保养计划完成率是过程指标,能对结果指标起到前瞻和制衡作用,比如保养完成率100%,但是模具故障次数很多,表示保养的方式方法有问题,或者维护保养未实际执行。所以过程/部门指标的制定需要深思熟虑,只有指标设置合理了,才能为总经理提供有价值的输入,才能评价哪个过程和部门的价值和作用是否有效发挥。
总之,各个指标是有层次的,是成系统的,是互相承接的,所有的指标都能追溯到总经理的经营指标,能为公司的经营起到增值作用。
14-2、管理评审是什么?
对管理评审进行广义通俗的解释:就是管理者或经营者根据实际情况定期/不定期,查看或检查自己期望的目标和目的是否达成了,如果达成了,就持续改进,如果未达成,就采取措施和调配/调整资源。从另一维度说就是,公司运营的怎么样?把公司的运营当做一个过程或体系,那么评价公司运营实际上就是评价公司级管理体系的有效性、适宜性、充分性。
14-3、管理评审对公司经营起什么作用?
总经理的意图或需求怎么才能被各部门落实和承接?首先要明确经营者的需求,比如对于一个公司的总经理而言,老板或董事会对总经理的期望是利润率,销售额,以及顾客满意度(实际体现的顾客流失率和新订单的获取率),那总经理如何将老板或董事会的期望转化成目标被各部门承接呢?经营指标(财务性和经营性指标)是输入,是老板或董事会对总经理的期望和要求,那么总经理需要把经营指标进行分解,分解到各个过程(或部门)。也就是说通过管理评审能监控经营业绩是否达成。如果总经理定期地检查各过程/部门的绩效达成情况,各部门的工作就会有动力,所以管理评审起到管理推动作用,甚至是管理职能发挥的主要形式,因为一般公司的管理职能发挥主要是各种管理会议。管理评审的内容,也是总经理重视和关注的,那么就相当于把各部门的力量都聚焦和引导到总经理关注和重视的内容和方向上来,目标一致地达成公司经营指标。
  
比如拿利润率指标(经营指标)举例,要想达成利润率需要哪些过程支撑呢?利润率体现的是效率维度,效率是投入和产出的比例,所以影响利润率的主要因素是投入和产出,也就是成本。接下来要分析想得到预计的产出需要投入哪些成本呢?以制造业为例,成本的主要方面是材料成本,人工成本,能源成本,设备折旧,厂房和基础设施等,以上又分为相对固定成本和变动成本,比如厂房以及基础设施折旧和管理费用等,这些费用即便在工厂没有订单,不生产时也会发生,也产生费用(如保养维护和资金投入的不增值)。设备折旧相对不受生产的影响,折旧费用是有一定基准的,并且在一定的年限和生产时间之内是不会损坏的,就是说设备在一定年限内即便不用,能保养得当也不会损坏,但是设备闲置也不增值,相当于投资了但没挣钱。设备使用时的费用和闲置时单纯的折旧费用稍微有差异,因为使用时的需要增加保养维修费用。要想提升固定成本的增值效率就需要充分利用产能,多接顾客订单,多开发新顾客。另一维度是基础设施建设和产能规划的合理性,别造成产能浪费,因为产能对应的是基础设施和设备的资金投入,如果没有订单,相当于投入资金了但没有挣钱,而且还会折旧,并且还需要维护保养费用,如果这部分的成本控制用过程绩效指标衡量就是资产回报率(结果指标)和产能利用率(过程指标)。想提升资产回报率和产能利用率就需要增加销量或顾客订单。如果想提升市场占有率(份额)就需要多接订单,开发新顾客以提升新顾客营收比例等(评价新顾客开发的业绩)等。顺延一下,怎么才能拿到更多的顾客订单,开发更多的新顾客呢,那就需要公司的产品有竞争力,成本低、质量好、交付及时、服务周到等。所以有时顾客投诉指标和利润指标也是制衡指标,如果不考虑长远发展,短期内盈利提高,但顾客投诉很多,后续可能市场份额下降,进而影响公司发展。
当然,在实际的公司经营活动中,老板或董事会可能会将结果指标(如盈利金额,利润率,资产回报率等)和过程指标(如市场份额,人均产值,产能利用率等)结合在一起评价总经理的经营绩效。资产回报率从资产角度是经营策划的结果衡量,从利润的角度是过程指标(相当于资产投入少但盈利多,当然利润高)。
变动成本的说明,比如要交付100个合格品,生产110个产品才能产出100个合格品,和生产120个产品才能产出100个合格品,原材料、人工费用,设备费用、能耗是不一样的,控制和降低这部分变化成本就能提升利润率。这部分的过程绩效指标就是报废金额和产值的比例,当然也需考虑外部损失金额;或者是原材料成本占产值的比例,(直接和间接)人工成本占产值的比例,人均产值等,这些是工厂级别的绩效指标,源于财务数据。在日常经营和管理中,不可能和普通管理者(如班组或主管科长等)以及普通员工说这些财务数据和指标,这就需要对公司/工厂级的绩效指标再进一步分解,落实到下一层级的指标作为日常关注和监控的指标,比如报废率,不良率,维修率,停机/延误工时,加班时数等,这些都是普通管理层和员工层级关注的指标,这些指标能链接到公司级经营指标,支撑总经理的经营指标的达成。本文为“质量管理之行”原创,首发于微信公众号“质量管理之行”,更多内容请搜索和关注微信公众号“质量管理之行”。
以上说的是整个公司或工厂的指标体系和架构,由老板或董事会要求公司总经理的经营指标落实到各个过程和部门,以及层层分解到各个层级。这些指标包括成本、质量、交付、研发、顾客和市场份额、顾客满意等各个维度。特别注意的是,指标制定要合理,指标的定义和统计方式,以及数据收集和测量分析等如果未策划好,指标是不起作用的,甚至可能数据失真或者数据作假。解决方式是利用制衡指标,过程和结果指标对比,以及不同“体系”或职能之间的指标核对(财务能识别成本和利润等,如果过程指标都合格,但公司利润未达标,表示过程指标失真)。
14-4、管理评审在管理系统/体系中的定位是什么?
总经理关注的指标或任务,如何被各个部门关注和重视?除了把公司经营指标分解到各个过程/部门之外,还需要定期的监视和测量这些指标是否达成,或者说按策划的间隔进行管理评审,通俗地说就是总经理要求的目标和任务被下属各部门执行了吗?执行效果怎么样?如有不足就需要在管理评审中作出管理决策(改进和资源调整)。
管理评审是整个质量体系PDCA中的C,也包括A。是检查质量体系运行的怎么样。
所以管理评审是管理者的一个常用工具和方法,是总经理对公司经营情况的检查和监督,质量是公司经营的维度之一,其实质量体系关注的不仅仅是质量,也关注过程的效率,效率也影响成本,所以一个管理体系的内涵应该包括质量成本效率等各个维度,所以质量体系是和公司实际经营联系在一起的,能有效地把各个过程和各种内外部需求和要求整合到一起,通过系统地管理,达到公司经营效益最大化。另外,一个公司里的管理体系应包括质量成本效率等各个维度,因为不管是质量成本还是其他需求(如环境、法律等)都是被销售、设计、制造等核心流程或任务承载的,一系列核心流程对应的是一个体系,这是最合适,要不然肯定会效率低。物料和财务体系都是公司管理体系的一部分,和质量体系一起共同构成公司的管理体系,而且它们之间的关系非常密切。在目前中国的企业现状中,质量体系里已经隐含了制造管理,成本管理等,公司的运行大部分是在体系的范围内。外国公司也是一样的,物料体系和财务体系除了基础的支持和服务功能外,主要能起到的是PDCA的C作用。如果进行狭义地认知,质量体系在公司级的体系架构中主要起到的是P和D作用,支撑着公司的运行,当然,在质量体系里也是有完整的PDCA循环的。
14-5、管理评审如何发挥作用?
总经理通过在各种管理会议或公司经营会议中,对自己期望的经营目标和过程指标进行评审,检查或审视经营指标是否达成了?现状和期望的目标值差距有多大?哪些过程/部门(最好按过程)的绩效未有效支撑公司的经营指标?什么原因导致绩效指标未达成?需要采取什么措施?采取这些措施需要什么资源?总经理关注的重视的,以及总经理定期检查的(评审的),才会被各部门和下属关注。
14-6、管理评审以什么形式开展?
管理评审一般是以会议的形式召开,管理评审的时候会对这些指标或者过程绩效指标进行评审,审视各个过程/部门的业绩达成情况,是否有效支撑了公司经营指标,所以管理评审是总经理进行管理的方法和工具,管理评审和公司实际经营是不能脱离的,否则管理评审就不会对总经理增值,对总经理的经营也起不到帮助作用。
各个过程之间是相互关联相互作用的,比如产品质量不好,和各个部门都有关系,成本也一样,报废和不良过多都会导致制造成本增高,这些事情或指标是相互联系的,也是和各个过程或部门都是相关联的,这是一个体系,这个体系承载着QCT等各个维度的指标,所以管理评审时各个部门一起参与评审比较合适,有问题直接将责任或任务分配给责任部门。如果只是一个部门汇报,也没有其他部门,比如报废过多,导致制造成本超出目标值,原因和责任不一定是制造部或车间,也有可能是设备和模具导致的报废,但是设备和模具的负责部门又没参加会议,怎么制定纠正措施,如果责任部门不参与会议,也不知道需要什么资源。本文为“质量管理之行”原创,首发于微信公众号“质量管理之行”,更多内容请搜索和关注微信公众号“质量管理之行”。
如果把各个部门的管理评审分别召开,不易达成满意的会议效率和效果。如果各个过程或部门分开汇报各自的指标,但相关各个部门一起参与,那就能一起确定对策和资源调整。
14-7、管理评审时需要评审什么内容?
管理评审会议的召开需要根据公司实际情况去策划,评审什么内容?评审什么指标

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