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【那些年】那份用WPS打出来的体系文件的背后故事


【那些年】那份用WPS打出来的体系文件的背后故事

前些日子,为了工作需要,我找出了十五年前我第一个单位的《质量手册》和《程序文件汇编》(注:作为当时离职的纪念,同事送我的,并特定盖了“非受控”章)。这两本资料,勾起了对那段往事的回忆。想不到,6sigma网恰在此时有相关的征文,正好,这刺激我把它记录下来。
尽管是十五年前的事了,但是,回想起来,还是历历在目。我是一九九六年大学毕业的,被分配到了这个代号为394的工厂。在经过大约半年的工厂见习后,我被推荐到工厂的质量管理处,和另外3位同事(其中一位是处长关处)一起编制工厂的第一版ISO9001标准体系文件。尽管这项工作只有大约短短的半年,但这,使我今生,与质量结了不解之缘。
我到质量管理处的时候,其实体系文件的草稿都已经大体完成了。但是,那个时候,尽管是在北京,我想,也是十有八九的人没怎么用过电脑,所以,所有的文件都是大家用笔写出来的。另外,由于初次建立ISO9001质量体系,在那个时候,大家都没什么经验,因此,反复修订文件也就是必然的。我当时的工作,主要就是辅助另一位同事把手写的程序文件输入到电脑里,并将纸面草稿的修订意见同步在电脑里进行修改、排版。
在今天,用惯了Microsoft、用惯了各种智能输入法的人,可能很难知道当时的情况。那个时候,我们没有Word,只有Dos系统下的WPS;没有智能输入法,只有全拼或者王码五笔。Dos系统下的WPS的排版功能,远无法与今天微软的软件相比,所以,排版上花费了很多的时间。这相对来说,还不算是困难,对我来说,最大的困难就是输入法的事了。那年月的大学生,能摸到几回电脑就算不错了,我哪里会什么王码五笔啊?所以,我只能用全拼来打字。另外加上我是一个南方人,对于拼音,本身掌握就不好,所以,还有很多文字,就根本不知道正确的拼音。这种情况下,可以想像,我的打字速度会有多慢。
有一天晚上,我一个人在办公室加班往电脑里输入文件。工厂的总工兼管理者代表罗总来视察工作,看到我一分钟最快也不过才打出十来个字时,一个劲地摇头。第二天,我们处长就找到我:“罗总说了,如果你的打字速度那么慢,就不让你做这事了。”说真的,做不做这事,对当时的我来说,真的不重要,但是,工作不能被领导认可,反被批评,这是我感到惭愧和无法接受的。于是,我开始向另一个同事学五笔输入法。
在压力的作用下,学习的动力就是足,大约学了一两周,我就基本上可以用五笔打出绝大部份汉字了。说真的,我没有背过五笔口诀,全是靠这种压力和打字工作练出来的。尽管与现在比,当时打字速度还是相当的低,但是与全拼相比,五笔的打字速度还是快多了。于是,我得以在质量管理处继续呆下去,并且,打字速度还得到了罗总的表扬。
那个时候,ISO9001标准刚刚形成不久,引入国内的时间就更短,所以,不仅是建立质量体系的单位没经验,就是咨询和审核老师的经验也是很有限的。在这种情况下,我们编制文件不得不小心翼翼,别说一些程序文件的缺陷,就是打错了一个错别字,或者行距有些小偏差,我们都得订正。正因为此,从第一版完整的文件样本到最后正式发布的体系文件,我们对其所进行的全面审查和返工不计其数。
可能我原本就是一个比较追求完美的人,在经历了那次质量体系文件编制工作之后,我形成了所谓的完美型的性格。以致于在后来的单位里,我往往对质量体系文件的粗糙情况感到很难接受。这是后话。
就像前面说的,那个时候,我们的处长,以及另外两位同事,对待工作,不仅是文件的正确性,而且在其他方面,也都非常严谨、非常认真。从他们的身上,我深深体会了质量人的严谨风格。这也是我为何今天会辗转着从事质量工作的最主要原因。
如今,由于忙于各自的奔波,我早已与这几位同事不再有联系。但是,在我的记忆里,仍然忘不了这段难得的经历和我的3位同事----关YJ处长、王ZW、张YJ(为了隐私,我不能把他们的名字写上)。
这就是那份用WPS打出来的质量体系文件所牵引出来的背后故事。

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