图纸管理方法请教

1。9100由96541和95211二个部品组成，工程部发图时直接一个文件夹，文件夹内有9100、96541、95211三个文件包，文件包内有各自的BOM，图纸。所有收到的文件，文控直接把文件包放置在共享盘。

96541和95211又分别被另外二个总机部品共用，工程发新图时还是有这二个文件包。

那现在出现的问题如下：
1。一楼机加生产外箱，他们只找96541和95211的箱体图，但是工程如果以9100发邮件或文控以9100文件包放置共享盘，他们就不知道，找不到。（因为子部品在总机9100文件包内）

2。二楼装配和采购呢，就按总机名称找图，只找9100，工程单独修改其中一个96541单独发邮件或文控以96541共享在网盘的时候，这二个部门就不知道是哪个总机内的了。

3。文控收到电子文控后，单独变更96541，她就以为是新品单独放，也没有去9100和另外二个总机里面去更换这个旧版。或者更换了9100，就没有更换另二个共用这个部品的总机内的这个。