办公室文件处置系统（纸面文件夹和电脑文件夹）

本帖最后由 liushuming 于 2013-4-23 13:56 编辑

本人之前工作效率低下，电脑桌面杂乱无章，WORD\EXCEL乱放，纸质档文件更是又多又满，经统计是有一半以上的纸质档可以丢掉的，真是惨不忍睹。某天偶然在百度文库上看见了一份《华为时间管理法则》，偶平时还是喜欢“偷偷”学习的，经过学习，偶立下决心，要设计一套完整的文件处置系统，其中包括纸面文件和电脑文件，如题，见以下：

电脑文件夹，原则：整理、整顿、归类、清理。
整理：按工作内容重要程度整理出“日常工作五项"文件夹，日常工作WORD\EXCEL相对应放于各个文件夹里面
整顿：把以上“工作五项”文件夹放在桌面上最显眼的位置，（例如我把它们排列成一个心形），方便日常办公和随取随用，一定要定位好，一眼就能看出来
归类：戒紊乱。对杂乱无序的文件进行归类，实在找不到地方放的按“杂物”放，在电脑上创建一个“杂物间”放
清理：定时清理一些过时的，没有多大价值的文件，确保电脑上的资料是最新的和有用的
补充一点，经过清理后电脑上的“资源”对我们来说是最有价值的和易找易用的了，但是还要有一股危机意识，在头脑中想出最重要的一份或以上的文件，进行备份！！通常我放在百度云或QQ微云一些云存储里面（商业价值越高的文件找越高级的地方存储），手机有客户端也可以随时使用。本人之前电脑崩溃过一次，一份重要文件丢失了，后来经过加班才补起来的。

纸面文件夹。准备一个文件架，以我的为例，我的文件架是有4个格子的，四个格子分别写上要放置的文件，首先要归类好，我的分别是“原始记录表”、“原料纸质耗材”、“国标方法”、“杂物”。关于以上四个格子有几点说明，杂物格放废纸、过期文件或方法文件等，放满了要清理，我们办公室有一个空箱是专门收集废纸的，废纸一些可以卖掉或做其它用途，既环保又经济；其它放纸质文件的，最好另有一个文件袋或文件夹装，防止纸质资料弯曲变形。
以上均辛苦码字出来，坛友若有高见的，欢迎交流指正。。{V