关于文件发行

各位大虾：
一般公司都会有文件管理系统，EDOS,EIP,OA系统之类
不过也有很多公司是通过Outlook来进行文件审批的
通过设置邮件投票和追踪选项，可以收到上面领导对该文件是approval,还是reject
但是用这种方式，还是有几点困惑：
1.没有主管的签名，那么他们的邮件回复就很重要，这些回复该怎样保存呢？如果文管人员离职，原先的那些文件审核记录该咋办？
2.没有主管签名，生产现场的文件上自然也不会有，那看该文件是否通过审批，只有依靠文件发行章了么？
3.审批过程中的文件该怎么管理呢？毕竟发给每个主管的是以邮件附件的形式，各主管就有可能在文件还没有完成审核的时候就给大家用