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[求助]电子版文件的受控管理

4.2.3条款审核时,认证人员要求公司的电子版文件一定要编制电子版文件的管理规定,包括权限设置、下载后的受控管理,下载后打印出来的纸面文件的管理等。
请教,一定要这样规定吗?电子版文件下载后很难受控或回收,一定要有电子受控章吗?不知哪位大师有同类经验?另外申请使用电子受控章是否需要国家专门机构审批才能使用?
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cixugaijin (威望:35) (江苏 南京) 电气或能源 经理 - 集团公司、多合一体系。。。

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4.7 电子版文件的发放
质量管理体系文件的发放以电子版发放为主要方式,纸张版发放作为电子版的一种补充。
电子版文件及各种文件清单一般在内部网(Intranet)上发布,也可为光盘形式,所有质量管理体系文件及清单应以内部网(Intranet)上发布的为准。为了保持质量管理体系文件的一致性,使其处于受控状态,发布的电子版质量管理体系文件应采用不可修改的文件格式(如:PDF格式)。
内部网(Intranet)上发布的质量文件应设访问和修改权限。质管部负责对内部网(Intranet)上发布的质量管理体系文件进行维护和更新,确保其为最终版本。当质量文件发生更改,在内联网上重新发布后,质管部应通知所有部门文档员及时进行更新,以免文件被误用。各部门文档员负责将更改信息通知本部门的所有相关人员。
在内部网上发布质量管理体系文件可以使所有相关的人员可以随时访问最新的、相同的信息,并且发放快捷。
以光盘形式发放时,光盘应设为只读方式。发放控制参照纸张版进行。
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另外,电子版文件有两类,一类是可以直接在网上使用和浏览的质量管理体系文件或技术文件,对该类文件,电子版下载或打印后就成为非受控版本,只能作为参考。

另一类,是必须要下载使用的技术文件或软件,对此类文件,是不是要每次下载都要作记录,还没考虑好。
目前的想法是:由质量控制部门在网上发布后,由各部门的专职人员(文档员)进行下载后交相关人员使用,也许应该规定,在每次使用时,到网上下载,以保证受控及正确性。

以上部分,请大家多提宝贵意见。

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