与外部沟通的关于产品生产或者质量方面的说明、处置函件作为记录还是文件？
公司生产部门经常与政府和客户打交道 ，经常就产品的质量与他们协商解决，但有时出现问题时，就空口无凭，我们就处于弱势的服务方，是不是自己的责任，都要替他们的或者某些人的错误指令来买单，公司准备用函件或者请示方式建立与外部沟通的关于产品生产或者质量方面的说明、处置，这些函件、请示是作为质量记录还是管理文件？
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youyouuuuu (威望:281) (内蒙古 ) 汽车制造相关 员工 - 打球
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备注：缘自GBT19000-2016里的3.8.5的解释；
2.记录的定义：阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件；
备注：缘自GBT19000-2016里的3.8.10的解释，记录是没有版本的，这是记录一个特点；
3.由以上各自的定义可知，记录是文件的一种，且文件的定义范围要大于记录；从你的描述中可知，你们想要跟政府双方形成一种协议，这协议要求有凭证有法律效应，可追溯，可以作为你们一种双方完成某些协议的结果；这很吻合记录的定义，所以从这可知，你们这是一种记录管理；
4.再举些实际例子说明下两者的区别，我们的图纸有版本，我们的质量手册、程序文件、支撑性文件、规章制度有版本，操作指导书、检验规范有版本，一张未填写内容的进货检验记录表，一张未填写内容的会议纪要表，SPC手册有版本，PFMEA有版本，MSA有版本，APQP有版本，PPAP有版本等，这些都是文件，若要管理这些，都可以称之为文件管理，因为它有版本；
反观，在空白的采购合同上签字及盖了章，在的空白的质量协议上签字及盖了章，在空白的进货检验表上写了数据，在空白的会议纪要表上填写上了会议内容，这些空白表格它就由文件变成了一种记录；且这种记录不随着时间的变化而改变，它是唯一，这些记录不能修改；所以它具有作为有证据的作用，它可以“呈堂证供”，这些就是记录；
5.哪些记录必须控制？通常根据如下三方面来考虑：
1）法规条例规定必须要保留做为客观证据的；如食品安全需要的。
2）ISO9001规定必须要有的记录；譬如，不合格品处理的。
3）顾客规定必须要有的记录；譬如，和顾客签订合同中规定的。
4）组织自己认为必须要有的记录。譬如，自己新工艺开发需要的。