如何管理空白记录表单编号？

俺公司品质系统二阶文件的编号是按照ISO条款的编号定的。三阶文件是按照部门制定的。记录表单划归为四阶文件， 它们的编号也是按照部门制定的。
为避免每此更新表单时修改文件， 我在产生记录表单的文件上不写记录表单的编号。为使各员工随时了解最新表单， 我保持一个受控表单总表。但这样做经常会造成表单更新， 而表单总表未及时更新的情况。
为改变这种情况，我打算改变记录表单的编码规则， 使记录表单的编码直接和产生它的文件编号联系起来。同时去掉受控表单总表。每次表单变更都在产生它的文件变更记录表上反应出来。
你认为这样做可行吗？ 有何利弊？ 你们又是怎么做的？谢谢