内部审核的基本要求和特点

内部审核的基本要求和特点
作者：ISOHOME 发表时间：2006-4-13 1:08:30
1．内部审核的基本要求
1．1．1 审核程序
应建立并保持组织内部审核书面程序，可能不是一个，而是一组。内部审核（以下简称内审）程序的内容通常包括：目的，范围，引用标准，定义，审核类别，审核的组织，审核的基本要求，审核人员的确定与责任，审核计划，审核的基本步骤、方法及要求，审核的分析与记录，审核报告的处理，跟踪审核等。内审程序是组织内部审核各项活动总的指导和规定，可包含体系、过程、产品和服务的质量审核，具体操作宜另订细则执行。组织内部审核程序参见附录2。
1．1．2 内审重点
内审的实施重点是验证质量活动和有关结果的符合性，确定质量管理体系的有效性、过程的可靠性、产品有适用性，评价达到预期目标的程度，确认质量改进（包括纠正和预防）的机会和措施。
1．1．3 审核计划
根据标准、程序规定和所审核活动的重要性，制定并实施内审年度计划和专项活动计划。质量管理体系审核应对所有过程和部门进行，在规定时间内（通常为一年）覆盖为100%；过程审核应对所有关键过程（工序）和因素进行审核，确保关键过程（工序）和因素进入受控状态；产品质量审核应从适用性角度对最终产品按抽样标准进行定期审核，以期客观反映出产品质量水平及波动规律；服务质量审核应以顾客要求、投诉为线索，主要进行外部（售前、售中、售后）服务的审核，不断适应、满足顾客要求，减少顾客投诉率。
1．1．4 审核人员
审核人员应能保持相对独立性/公正性，并经组织管理者专门授权权，具备足够资格。审核人员的数量、素质应能满足内审需要。
1．1．5 审核资源
组织管理得应提供内审时所需的各种资源（包括人员、技能、设备、图表、经费、时间等），以实现审核工作目标。
1．1．6 审核结果
质量审核的结果按要求整理、综合，形成报告，并按程序规定被及时有效地传递和充分利用。
1．1．7 审核文件
审核工作用的所有文件（包括程序、标准、记录、报告、表格）齐全、适用，格式规范化，保管档案化。
1．1．8 纠正措施
对审核中发现的总是采取纠正措施，并实施跟踪与监督，保证纠正系统灵敏有效。
组织内审活动只要达到上述八条要求，基本可满足ISO9001标准提出的要求。值得提出的是，这此要求公是组织开展内审活动的基本要求。
1．2 内部审核的基本特点
根据上述要求，并与外部审核比较，内审的基本特点有：
1．2．1 内审的主要动力来自管理者
有时开展内审活动可能是为了达到标准要求在外部审核前纠正不足，但是最为重要的是管理者的认识和支持。没有管理者的支持就难以开展，也不会取得应有的效果。内审应是一种自觉的、持续的内部管理行为，而不是一项被动的应付性的活动。外部审核，对第三方来说，主要是由组织申请而进行的认证注册活动；对第二方来说，主要是为了选择控制供方而进行的活动。
1．2．2 内审的重点是推动内部改进
每次内审应致力于发现问题和改进，这是衡量内审有效性的标志之一；而外部审核重点是进行评价，并据此作为认证注册或选择、控制供方的依据。
1．2．3 内审的人员来自于组织内部
内审是以自己的组织名义由内部审核员进行的，第三方或第二方审核是以审核机构或顾客名义进行的。第三方审核人员必须是国家认可的具有资格的人员，第二方审核通常是顾客内部人员。
1．2．4 内审程序通常比第三方审核简单
由于内审员都比较熟悉自己组织的情况，因此在审核时可简化某些程序，如文件审查、首次会议等；但在某些方面又有所加强，如纠正措施、跟踪审核等。
1．2．5 内审的规范要求比第三方审核低
内审也是一项规范化活动，如要求有计划，审核员应具备资格，审核结果应形成报告等。但其规范化程度与第三方审核比则要低些。内审常常因为提高有效性和效率问题，百对原有的规范化的做法和要求进行纠正，灵活性较高。
1．2．6 内审对纠正措施的跟踪控制比较及时有效
对纠正措施的实施过程及结果的跟踪控制，内审不但能做到及是，而且能将有效部分纳入文件，因而也较有效；外部审核的跟踪控制只能定期进行，且只对纠正结果进行评价。
1．2．7 内审更有利提高质量管理体系动作效果
内审不仅仅对质量管理体系，它还可涉及组织其他系统的改进；而外部审核关心的主要是质量管理体系的符合性。内审在时间上比外审更充实，在内容上比外审更广泛。内审员可与被审核方共同研究制定纠正措施，第三方审核员通常只提纠正要求，不提纠正措施建议。
1．2．8 内审是管理者介入质量管理的重要工具
内审可作为管理者介入质量管理的一项重要工具来使用，其目的是保持质量管理体系正常、有效地运行；外审则是第三方或第二方对组织质量管理体系进行评价的工具。
1．3 提高内审效果的途径
内审作为组织一种较新的管理手段，特别是被ISO9000标准提出并列为体系过程要求之后，正日益被人们所重视和采用，其作用将在实践中为更多的人所理解和体会。但是作为一种新的管理手段，必然会存在不成熟、不完善之处。尤其是企业界热切期望其操作性更强、有效性更高。提高内审效果的途径有：
1．3．1 重要提高以内审目的认识
组织为通过第三方认证，内审是必需的；在外部审核前纠正不中，内审是必要的；为保持质量管理体系、产品、过程或服务的符合性、有效性，内审是重要的；为组织各部门提供改进机会和建议，内审是积极、有效的。通常内审是为了上述一种或多种原因而进行的，其重点是推动组织内部改进。
1．3．2 重在把握审核实质，创造性在去实践
目前ISO/TC176制定了ISO19011管理体系审核指南。这是组织开展内审所能找到的最具权威的参考。但从组织内审来看，该标准尚不能照搬过来，主要理由是：
a) ISO19011标准是对审核工作的一般指南，更适用于第三主审核。至于第一方审核工作内容和方法在需作较大调整；
b) ISO19011标准是有关质量管理和环境管理体系审核指南，对组织内部开展的过程质量审核、产品质量审核的指南价值很有限。所以组织开展内审活动，既要参照标准，更要创造性地去实践，关键是要提高内审活动的有效性。
1．3．3 重在区别，发挥内审独特作用
组织开展内审活动，当前主要问题是如何与现有质量检验、监督、诊断等类似质量活动区别开来并加以突出、独立。内审必须包括符合性、有效性、达标性三个依次递进的方面，才能构成一次完整的审核，其主要功能是则是为评价其防止不合格发生，满足顾客要求和符合法律法规要求的能力，提供客观公正的证据；而质量监督是对组织质量管理体系过程进行连续评价和控制，质量检验是对产品质量进行符合性判定，质量诊断是从管理的有效性出发，发现、论证问题，提出改进建议。应该说，质量审核的概念是清楚、统一、权威的，国际标准已作了较为详尽的规定。所以我们怎样加以区别、突出，须奉行一个重要的原则是：在开展内审活动时，质量审核的基本概念、原则和要求必须坚持，严格遵守，否则就会失去其独特的效用。任何操作性的方法和规定都应在此前提下提出和完善。
1．3．4 重在推动组织内部改进
组织内审基本目的在于评价是否需要采取改进措施。所以它应成为组织质量改进活动的一个重要的正常的信息来源、依据和推动力。每次内审后，都应导致质量改进行为和取得成果，这是衡量内审实际效果的基本标志之一。因为问题总是存在的，任何一个部门或一项管理概不例外。所以质量改进是无止境的。只要你不满足现状，你想改进，就有改进的机会、地方，就能改进。内审是从寻找客观证据、发现不合格项入手的，更应导致改进行动。
1．3．5 重在抓住内审核心问题
组织内审可能有多种，但主要为三种，即质量管理体系审核、过程质量审核、产品质量审核。每种审核我们都须抓住其核心问题，一为保持审核“原貌”，二为保证审核效果。关于质量管理体系审核，我们应强调对所有过程和部门进行，在规定时间内（通常为一年）覆盖率100%。因为质量管理体系是各过程之间相互联系、依存、作用的一个有机整体，系统功能在于各过程功能及相互作用和协调。关于过程质量审核，我们应强调对所有关键性的支配性的过程或因素进行审核，确保关键过程和因素进入受控状态，抓住关键，保证重点，这是提高质量管理有效性的基本思想和方法。关于产品质量审核，我们应强调从适用性角度对产品质量进行定期审核，以期客观反映出产品质量水平及波动规律。