试论小企业在建立质量管理体系时应关注的几个问题

随着市场经济改革的进一步深入，越来越多的小企业如雨后春笋般涌现出来，这极大地活跃了整个社会经济，但是也由于小企业本身的局限性以及现阶段发展的不完善，而使得小企业的管理存在一定的问题，尤其是其生产的部分产品直接影响到了人民群众的生命财产安全。因此对于这些企业来讲，如何结合自身实际情况，建立一个质量管理体系，是一个迫在眉睫的问题。
本文结合小企业的特点，依据ISO9001:2000标准进行一下简述：
一、小企业一般来讲，具有以下特点：
a、组织机构简单，产品的技术含量低，生产规模也比较小，合资企业中也以劳动密集型的居多；
b、生产工艺简单，生产过程流程少，工艺设备、检验设备、仪器、量具相对简陋，不完善；
c、员工变动快，流动大，素质普遍较低，除了几个有经验的技术人员外，大部分的员工学历较低，没有经过专业上的培训，上岗培训则过分简单。
二、基于以上实际情况，小型企业理解和实施lS09001: 2000标准时要考虑以下几个主要问题：
.4.2文件要求
对于小型企业来说,本条款的应用主要是看结果。例如,对同一活动(或过程),如果询问不同的人,能得到一致的回答,说明这一过程已被识别;如果他们的操作也一致,说明过程也能受控。这时,可能就不需要给出成文的准则和方法。
.5.4.1质量目标
一般小型企业的组织结构相对简单,产品较为单一,质量活动较少,制定一个或几个能实现和可测量的总目标也是可以的,但内容应符合标准要求,关键是看能否确保目标的实现。
.5.4.2质量管理体系策划和7.1产品 实现的策划
5.4.2条款对小型企业来说,主要从结果上判定。标准虽然要求必须进行策划,但并未要求形成记录,故企业可采用会议记录等方 式作为证据。如果企业能有效地实现目标,则 说明实施了预先的策划。
7.1是产品实现的策划,是操作性的策划,也可以说是5.4.2质量管理体系策划的一部 分。大型企业通常可以用质量计划、工艺流图来表示,而小型企业则表述方式各异。如果是生产定型产品的小型企业,对同一过程的运作和控制,不同的人不仅回答相同而且做法也一样,则说明该小型企业对这一过程进行了策划,而且在运作中也实现了这一策划。
.5.5职责、权限和沟通
由于小型企业人员少,组织结构相对简单,一人可能承担多个岗位的职责,还会出现采购、检验、生产和产品交付由同一个人完成的情况。这时的判定标准是:该人员确实具备承担不同角色的能力,并能履行其职责。
另外,小型企业管理人员少,管理者代表 可以由该企业的经理亲自担任。或者说不设管理者代表职位,由最高管理者直接履行管理者代表应承担的职责。这样便于最高管理者掌握体系的运行情况,对体系持续改进也有好处。
小型企业人员少,内部沟通的方式可以非常简单,如碰头会、布告栏甚至电话沟通等。只要效果好就行。
.5.6管理评审
管理评审并不要求一定要有程序。小型企业的领导层可能只有经理一人,故可用碰头会或其他方式进行。这里最主要的是看管理评审活动己实施的证据,所以必须有记录。
.6.1资源提供
小型企业在实施这一条款时与大型企业不同,小型企业可通过分包或聘用兼职人员、招临时工、租用或租赁设备等方式获得资源和技能的补充。小型企业不同的岗位或质量活动可能由同一个人来完成.所以对人员的要求较高。由于小型企业资源有限,通常通过使用外部资源弥补这一不足。这样对小型企业来说,对外包的控制就至关重要。
6.2人力资源
在小企业中，大部分员工所受教育水平不高，对本企业的产品更是一知半解，因此，培训显得尤为重要。企业最高管理者，主要是安全质量负责人，应首先明确员工的培训需求。明确不同岗位的知识和技能要求，尤其是检验、试验岗位的要求，并对员工的素质作一个全面的调查，以此来确定不同员工，不同岗位的培训内容和程度，并且企业管理者要有一个全面的培训计划，对员工进厂的不同阶段制定不同的培训要求。对于小企业，培训的一个尤其需要强调的地方就是管理者要确保员工对其接受的培训内容有切实的了解,并在实际操作中能切实地按操作要求作业。对于安全认证产品的许多工位，尤其是检验、试验工位，存在着高压等直接威胁人体生命安全的情况，因此，培训时，既要说明应该如何达到操作要求，同时，也应该说明如果不按照作业指导书操作将会导致的严重后果，包括对工厂和其自身的生命安全的影响。
.7.2与顾客有关的过程
小型企业的销售合同形式可能多种多样,如书面订单、口头协议或电话定货等。评 审的方式也灵活多样,如可记录订货的细节 并向顾客复述,获得顾客的确认,也可将记录 传真给顾客确认。由于生产量小、人员少,对 定单的评审可采用经理在定单上签字作注释 的方式完成。
.7.3设计和开发
由于设计人员相对较少.小型企业产品 的质量特性也相对简单,设计和开发的策划 通常不必太复杂。通过绘制一个设计的流程 图并规定设计的步骤、职责就可以了。小型企业可将一些简单产品的多次设计评审合并为 一次,也可将产品设计和开发的验证和评审 (如在图纸阶段)、设计和开发的验证和确认 (如经过试用后的样品或产品)合并或简化一并进行。
7.5.1生产和服务提供过程的控制
小企业应加强生产过程中对工艺的控制，应识别产品生产的主要工艺，识别生产过程中的关键控制点，同时，要明确这些关键点的具体操作要求，并根据有关国家或行业标准要求编写作业指导书，并且作业指导书应力求详细、明确，具有可操作性，必要时，可在相关工位上添置技艺评定准则，如印制板插件工位，可在工位上放置一块印制板，标识出待插孔位，这样就便于员工操作，而不致轻易犯错，同时，也应该教育员工严格地按作业指导书规范操作。
四、其他可以简化处理的条款 .
8.2.1顾客满意
小型企业顾客通常较少,调查顾客对产 品的满意情况可采用更直接和全面的方式.如在采购时当面征求意见。
.8.2.2内部审核
小型企业的员工对日常工作非常熟悉.
审核的记录不宜太复杂,记入日记本的方式 也是可取的。由于小型企业的管理层可能只有一两名人员.建议采取请合作方人员相互 提供内部质量审核的方式完成内审。
.8.2.4产品的监视和测量
要求小型企业设置专职的检验人员不现实,生产人员可以检查自己的工作.每道工序的生产人员在确认自己的工作无误后再转到下道工序。
除此之外,小型企业可能会选择较为简 单适用的统计技术,持续改进应以日常小项目的改进为主。
总之.小型企业要根据自身的特点建立适宜的质量管理体系.选择适宜的条款.规定适宜的质量活动。在实施方面.要从关注产品的符合性、过程结果和体系的有效性出发。在审核方面,要关注过程本身而不是有无程序, 关注体系的运作而不是有无文件的规定.关 注结果的有效性而不是有无记录。这样就可 做到正确理解小型企业如何准确实施ISO9001:2000标准的问题。
必须说明,小型企业的文件可以简化,满足标准要求的方法可以多样,程序可以简单,但是,与本企业有关的标准要求都必须得到满足,否则不能证实符合标准的要求。因此,本文的一些例子仅供参考,各小型企业应在满足标准有关要求的前提下,根据自身的实际需要决定取舍。