审核报告

★ 审核报告

1. 审核结束会议

完成调查后，审核员应核实发现的问题并写出不符事项报告。

在审核结束会议上，审核员应通知被审核部门所发现的问题并做口头总结报告。

1. 不符合事项

不符合事项在ISO9000中的定义是“不符合规定的要求”。在质量体系审核中可以发现的不符合主要原因有：

A. 质量体系文件与选定的质量体系标准或有关法规，合同的要求不符；
B. 未执行质量体系文件的规定或实际执行不符合质量体系文件的规定；
C. 虽按文件规定运作，但缺乏有效性。

ISO9000/QS 9000的不符合事项分类及定义

不符合一般按其严重情况分类，性质严重的称为严重不符合事项，也称为I类不符合事项；性质轻微的称为轻微不符合事项，也称为II类不符合事项。

(1) 严重不符合事项主要指以下情况 :

• 缺少所要求的质量体系要素或多个II类(次要)不符合项发生在一个要素上；
• 不合格品可能装运，导致产品或服务的规定性能降低或破坏的情况；
• 由经验和判断很可能导致体系失效或严重降低产品和过程能力。

(2) 轻微不符合事项主要指以下情况 :

• 在执行或控制中的一个孤立的或小的缺失；
• 文件化体系有部分缺失 ；
• 根据经验和判断不会导致出现如下问题的不符合情况 ：
• 导致体系失误；
• 降低过程控制能力；
• 导致不合格产品发运。

严重不符合和一般不符合的区分在有些情况下会成为一件困难的事情，因为其界线很难准确划定。这种区分往往取决于审核组长和审核员的经验和技巧。

有些时候也可以给出另外一种类似不符合的报告，称为“观察事项”。主要指以下情况：

• 证据稍不足，但估计存在问题，需要提醒注意的事项；
• 已经发现问题，但尚不能构成不符合事项，如发展下去就有可能成为不符合事项；
• 其他需要提醒被审核方注意的事项。

“观察事项”报告不属于不符合报告，通常也不列入最后的审核报告中。“观察事项”的设置对于缓解审核气氛会带来好处。使用得当，也会促进被审核方对可能出现的问题进行改进。

1. 不符合事项报告

不符合陈述是对被审核部门质量体系的批评，并将用于审核结论中，因此它的正确陈述是至关重要的。

在书面不符合事项报告提交给被审核部门之前，审核员应与被审核部门讨论将要开具的不符合项以确保其同意所发现的问题的性质和相应的客观证据。

在开具不符合事项报告时应注意以下问题：

• 为确保被审核部门和审核员跟踪检验起见，对不符合事实应具体明确描述；
• 列出所规定的要求；
• 列出不符合发生的地点，相应的合同，文件和产品。

在不符合事项报告交给被审核部门让其确认之前，应仔细检查其陈述是否正确，完整，明确和清楚。

不符合的确定，应严格遵守依据客观证据的原则。凡是证据不足的，不能判定为不符合。对那些被审核方有意见分歧的不符合项目，可以通过讨论或重新审核来确定。

不符合事项的描述就该严格依据客观证据，所引用的证据应可以追溯。例如，观察到的事实，地点，当事人，涉及到的文件号，产品批号，有关文件内容，有关人员的陈述，等。不符合事项描述的要点是要有根有据，事实确凿，简单明了。不符合事项的结论主要是指所描述的事项违反了约定文件(质量体系标准，质量体系文件，合同)的哪条规定。在审核结束前，所有的不符合事项都应得到被审核方的确认。

★ 不符合事项报告举例：

案例：
在检查2000年度的管理评审记录时，审核员发现管理评审内容未包括纠正及预防行动及客户投诉。

★ 报告方法：

方法 1 – 分点式
问题 ： 管理评审中，没有对纠正及预防行动及客户投诉进行评审。
证据： 2000年度的管理评审记录
结论： 违反ISO9001 条文5.6的要求 。

方法 2 – 述句式
在2000年度的管理评审中，没有对纠正及预防行动及客户投诉进行评审。
违反ISO9001 条文5.6的要求。


一份完整的不符合事项报告应该包括以下内容：

• 被审核部门的名称；
• 被审核的人员；
• 审核员；
• 日期；
• 不符合事项的描述；
• 不符合事项的结论(违反标准或文件的条款或章节)；
• , 不符合的类型(按违反的严重程度判定为I类，II类，或是观察项目)；
• 被审核方的确认；
• 限定的完成期限；
• 采取的纠正措施及验证记录。

1. 审核报告和记录

必须保存必要的记录以证明对质量体系进行了有效的审核。

★ 审核报告

审核员应准备简要的审核报告。这通常是用一页摘要并附上所发现的不符合事项报告。报告应该经过质量经理的审查和批准;

报告的发放
应该将审核报告的副本发给被审核部门的负责人和他的直接领导;

★ 审核记录

审核报告的正本应该保存在质量经理的审核文件档案中，并与所用的检查表以及审核员笔记存放在一起。

审核报告的格式随组织的不同而异，由审核组长负责起草，一般应包括下列内容:

• 前言
• 审核范围
• 参考文件
• 审核组成员
• 审核中所接触的人员
• 审核结论
• 审核统计
• 发现/观察结果

1. 审核跟踪

预防/纠正措施的实施和验证也应是审核工作的一部分内容。对内部审核来说，审核员积极介入预防/纠正措施的过程是可以接受的。

对于审核中发现的不符合事项必须制定预防/纠正措施并认真执行。

• 预防/纠正措施

应该使用某种形式的表格来控制预防/纠正措施的实施。这可以是用来记录不符合事项的内部审核表格，也可以是单独的预防/纠正措施表格;

• 纠正措施 - 让问题不再发生

为了防止已出现的不合格，缺陷或其他不希望情况的再次发生，消除其原因所采取的措施。

• 预防措施 - 让问题不发生

为了防止潜在的不合格，缺陷或其他不希望情况的发生，消除其原因所采取的措施。

• 职责

被审核部门的负责人可能会要求审核员或质量经理就发现的不符合事项提出适当的预防/纠正措施。如果未经要求，还是不提为好，否则该负责人可能会认为质量管理部门正试图解决这些问题;

• 记录预防/纠正措施

在同意预防/纠正措施的要求和完成期限后，应该向被审核单位发出预防/纠正措施通知并予以实施;

• 跟踪确认

在规定的时间内，应该由审核人员对预防/纠正措施的执行情况进行确认，以验证不符合事项得以改正;

大多数的外部审核人员或第三方审核机构的审核人员会检查内部审核记录中的许多要点，以得到标准的各项要求都已经有效实施的保证。

对于内部审核所发现的不符合事项必须实施预防/纠正措施，不得无故延期。所用的预防/纠正措施记录应表明预防/纠正措施已经完成并得到验证。