如何建全售后服务制度和完善产品档案

我们单位是生产电控柜的，属于给下属分公司配套电控设备，内装的各部件均购买的是伦茨，西门子，乌斯特等这些厂家的器件，我们的供应商给我们的售后服务期限是一年到一年半，我们的产品记录中从来没有对这些器件的序列号或者编号做过记录，待整机发到我们的配套厂有可能是几个月以后才与主机一同发到最终用户，现在陆陆续续出现售后问题，说是一年期限保修但返到供应商处才知道早已不在保修期了，我想问各位，像我们这种状况你们是如何控制的，是建全售后制度还是完善产品的档案，增加个人员对每台的器件做登记，或者是和供应商洽谈最终产品的保修期以我方的发货日期算起，请各位帮帮我