各位有没有在管理文控的？是如何管理的？

目前我在兼管文控的工作，由于是三个公司兼管，但又要做统一化管理，很麻烦。想请教下各位是如何管理的？如果是文控系统管理，大概需要多少钱搞这个？不贵的话找领导审批搞一个。
目前有以下问题：
1、由于是不同公司，我所在公司体系认证是包含研发的，但是我们研发是另外的公司。所以研发给我受控BOM、图纸、软件比较麻烦，又不在同一栋楼办公，让他们写受控申请给我比较麻烦。但是又没有系统；
2、公司都不是大公司，人员受控资料意识薄弱，很多都是直接使用，让受控个资料要很久才能推得动，说离得远的给我受控麻烦，办公离得近的要受控文件直接就丢给我了；
3、我个人也不是主职搞文控的，要是都来找我受控资料，打印受控盖章做受控下发回收记录又是一堆事，一直想着有个文控管理系统会好很多，受控文档存档之类的都在系统上搞，我实际的工作效率就会提高不少，奈何领导目前对这个不太感冒，这些花钱的事情有人能管理就基本不考虑。我想如果费用不高给领导建议搞个简单的文件管理系统。