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如何发这个邮件!

我想问一下,近期有几个客户将对我们进行稽核,但我们公司是刚从其它公司收购过来的,因为公司不同所用文件系统也不同,所以在转移文件系系统过程中,丢失了很多WI文件,并且这个好象要牵扯到美国那边总部两个公司之间交涉,不是一二天就能搞定的,但客户马上就要来稽核,这肯定是个大问题,请我如何发这个邮件来通知部门及公司高层呢?思路是怎样的?
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Flyjiang (威望:42) (广东 江门) 机械制造 经理 - 只有想不到、没有做不到!

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一方面知会高层,另一方面出一份文件特别申明现在为过渡时期,文件可按原公司文件执行且有效。(收购一般都是同行业的),按道理讲是可以解释过去。

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