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如何预防过期电子文档的非预期使用?

QMS标准要求

4.2.3 文件控制
质量管理体系所要求的文件应予以控制。记录是一种特殊类型的文件,应依据4.2.4的要求进行控制。
应编制形成文件的程序,以规定以下方面所需的控制:
a) 文件发布前得到批准,以确保文件是充分与适宜的;为文件的充分性与适宜性,在文件发布前进行批准。
b) 必要时对文件进行评审与更新,并再次批准;
c) 确保文件的更改和现行修订状态得到识别;
d) 确保在使用处可获得有关版本的适用文件;
e) 确保文件保持清晰、易于识别;
f) 确保组织所确定的策划和运行质量管理体系所需的外来文件得到识别,并控制其分发;
g) 防止作废文件的非预期使用,若因任何原因而保留作废文件时,对这些文件进行适当的标识。 **


A,b,c,d,e,f问题都没问题,很容易实施。
但是关于 g)。。。这条,我们通常的做法是文件评审,批准在文控登记注册后。通过邮件形式通知相关单位。
那么问题来了,注意不是“挖掘机及所需哪家强?”,而是 ***这种情况下如何预防作废文件的非预期使用?
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samno (威望:169) (江苏 ) 其它 体系 - 只是略懂而已

赞同来自: Sol_Sun MUCHUAN gooneyshen amberflashlove

文件电子档上传OA办公平台,由文控中心统一上传,文档其他人员不可下载,只能查看。
在纸质文件版本或者其他需要修改的时候,电子档一并变更~

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