关于受控文件的管理

其实你这一系列问题都可以从ISO 9001标准中找到答案。如果你能真正理解它的目的和要求。
一，既然你们公司建立了质量体系，如果过了认证，那么必定有一个关于文件管理的程序文件。如果此文件写的内容完全满足4.2.3的要求，那你就按着做就好了。
二，如果此程序文件写的不清楚，那么根据你认为最为合理的方式梳理一下，完善此文件，然后全公司推行，定期检查。
三，关于盖章，这都是手段，没有实质意义，核心是版本控制。比如有些公司就规定某个网络地址上存储的文件就是有效版本。（当然是审批通过，正是发放的）；
四，关于原始文件，可以留存纸面文件也可以留存扫描文件，关键是保留审批和版本信息和不可更改性。

其实，现在早就电子化了，按照你公司的电子化水平建立简单的文档共享和管理系统应该很容易管好文件。纸面文件留存一份也很有用，主要是担心系统故障后的恢复和留存审批证据（比如手签或网签的结果）。

所以，重点是完善你所遵从的文件控制程序，只有过程法制化，才能保证结果一致，至于是统一管理还是部门分开管理都不重要。
提醒一句，建立一个即时或者定期更新的文件清单会很有帮助。
下面是9001文件控制要求，请参考。



4.2.3 文件控制
质量管理体系所要求的文件应予以控制。记录是一种特殊类型的文件，应依据4.2.4的要求进行控制。
应编制形成文件的程序，以规定以下方面所需的控制：
a) 文件发布前得到批准，以确保文件是充分与适宜的；为文件的充分性与适宜性，在文件发布前进行批准。
b) 必要时对文件进行评审与更新，并再次批准；
c) 确保文件的更改和现行修订状态得到识别；
d) 确保在使用处可获得有关版本的适用文件；
e) 确保文件保持清晰、易于识别；
f) 确保组织所确定的策划和运行质量管理体系所需的外来文件得到识别，并控制其分发；
g) 防止作废文件的非预期使用，若因任何原因而保留作废文件时，对这些文件进行适当的标识。