三级文件管理问题

背景：如果质量手册中规定“支持性文件由该文件的使用部门编写，部门主管审核，董事长批准”，且公司的支持性文件是按部门编号的，如财务部的文件编号是：WI－CW－01、WI－CW－02、WI－CW－03.。。。。；人事部的文件编号是：WI－RS－01、WI－RS－02、WI－RS－03。。。。。，其他部门依此类推。

我的问题是：
1、是否是每个部门只保存自己的三级文件？如果财务部门编制的三级文件，有些是只适用于财务部，有些是适用于公司所有的员工，这些文件分别要怎么保存？
2、所有的文件只印发一套原件，相关部门都只保存复印件，这样是否可以？

以上问题均未在相关的质量手册和程序文件中规定，所以恳请专业人士帮我解答，非常感谢！