更换新供应商后，品管部门要收到什么文件？

由于是小公司，很多东西都没有规范，有些新采购的外购件，没有任何东西就叫你检验确认，问技术拿资料也没有任何的东西，问采购，采购也说供应商那边没有任何的资料，有的时候有新的东西来也没有通知我，检验了才知道是新产品，现在我想流程规范下，请问大家新采购的产品要怎么通知我，由谁通知我，还有品管部门需要哪些资料呀？