文控如何控制好图纸的发放与回收？

我在一家公司做文控，刚刚接手不久，我们公司主要发放施工图纸，因有些图纸是需要发放到施工现场（在异地），只能通过快递邮寄的方式，邮寄图纸的同时也会将发放记录单同时寄过去，现场会按月将签好字的发放记录单邮寄回来，唯一的问题是，更换图纸版本时，经常出现施工现场未及时更换新版本图纸，反馈到我们这边，说没有新版本图纸之类的问题，请问谁有好的办法，请指教一下，谢谢！