这起客诉该怎么处理

今天发生了一起客诉，不是多大的事情，只是有些延伸的事情我不知道该肿么办。客诉是这样的，发了300G的货给客户，客户称了一下说少12g，要我们退款（预付款的），问了一下发货那边，说当时连包装看了一下差不多300G就发走了，然后追到进货称重那边，进货那边一般也是看着差不多就写订单数量然后入库，如果差异大了，才会写实际数量，今天客诉发生后，经理责问我为什么进货写的不是实际重量，而是订单数量，我回答了进货的原因，他说那么这样对吗，我也知道不对，可是实际上公司的贸易品量少品种多，每次来货会有几十种货物，如果每个拆包装实际写重量，有点不现实，但是也知道仓库收货就应该这样的，不知道大家的公司内仓库收货的重量怎么来写的