合同评审问题

大家好，我们公司的合同分类为特殊合同、常规合同，文件中规定必须进行合同评审，填写合同评审记录。但实际我们日常都是订单形式下发，因为很多客户是点单形式，不和我们签订合同，轻微我们的评审都是由产、供、销部门代表在订单上直接签字评审，这样可以吗？？？？外审时，老师提出我们程序文件中规定要有评审记录，这样在订单上直接签字评审不符合要求，给我们开了不符合项，请教大家给予指导，如果修改文件应该怎样规定呢？