外来文件有效控制

请大家谈谈你们是怎么做外来文件有效控制

公司文件有明确规定外来文件在审核完要统一交由DCC保存，但现在存的问题是公司大了，大多数工程师收到客户文件，规格都是放在手上（邮件），不会主动交由DCC保存，他们收到只有他们知道，且在每次审核发现这种问题时，改善措施都写后续会主动交，但下次还是再犯，所以我的问题是想知道有什么好的办法或体系要求可以让他们主动交由DCC保存。