中小型民营企业如何切实有效的实施质量管理体系

中小型民营企业如何切实有效的实施质量管理体系

质量管理体系目前已经不是什么新鲜名词了，对于很多企业或者业内评价来说，质量管理体系服务行业目前已经成为夕阳产业。目前业内的大部分服务机构和被服务的企业，尤其是中小型民营企业，选择推行质量管理体系的目的也仅仅只是为了一张质量管理体系证书。在这样的行业规则下，顾问机构对辅导要求越来越低，审核机构的审核基准也越来越低，导致企业对质量管理体系的认可度越来越低，已经逐步形成了一个恶性循环。

然而，很多企业还是会问：建立质量管理体系对企业是否有帮助呢？对于企业整体管理状况并不是很良好的状况下，该如何切实有效的建立质量管理体系呢？

其实个人认为，质量管理体系对企业还是有很大帮助的，尤其是在发展过程当中的中小型民营企业。如：规范内部管理，完善运作机制，优化内部流程等等……

那如何保证质量管理体系的有效实施和运行呢？对此，我们给出如下的建议：

策划阶段
体系并不是什么深奥的学术理论研究，其实就是一套全面的管理行为准则，我们在做体系推行策划的时候首先就要考虑到这点。体系推行的目的不是搞学术性研究，而是建立适合企业发展、运作的管理行为准则。
策划时还需要注意一些细节
1、 明确企业推行体系的目的
很多企业推行质量管理体系的目的是不一样的，有客户要求、有做内部管理能力提升，有做内部管理流程优化等等，首先要明确企业推行的目的，针对不同的目的制定推行质量管理体系的要求。
2、 明确企业内部体系推行的要求
通过和企业相关负责人的沟通，明确负责人对体系推行的要求，结合企业负责人及质量管理体系标准的要求，整合成为企业内部推行体系的综合要求。
3、体系推行的相关策划
企业在建立体系之前，首先要对自己公司的状况做系统的评估和确定，明确企业的管理状况和内部管理要求，同时针对企业的实际状况结合体系标准的内部需求，建立适合公司状况的推行计划和推行方案，同时明确出体系推行企业内部所要做的工作

备注：策划时需明确，不需要企业的状况完全符合体系标准的所有要求，而是根据企业的实际状况结合体系标准的综合要求进行策划，以保证策划的内容是满足公司的实际状况，并且能够有效执行的。

实施阶段
实施阶段一般分为两大阶段，文件实施阶段及执行实施阶段，这一阶段一定要避免企业出现文件和执行“两张皮”的状况，如果这样的话，体系的实施就毫无价值了，
也就是说，企业一定要保证文件是和企业的实际运作相吻合的，能够符合、满足企业内部运作的要求，而不是单纯的“为了写文件而写”
1、 文件实施阶段
结合体系策划的要求编写符合公司实际要求的管理文件，文件的编写一般有两种方法：
自上而下型：
从纲领性的管理手册开始编写延伸，按照手册要求编写程序、管理制度、及记录表格。这种方式一般适合于已经有一定的管理系统的企业，这样的企业已经有了一套管理制度和流程，这个时候往往只要对原有的文件进行基本的修改和完善即可。
然而这样的文件编写过程往往会带来一些后遗症如：管理制度的不完善；因已经手册这样的固定要求、可能会导致编写的文件符合手册要求而不符合实际过程；写出来的管理文件不适用等等。
自下而上型：
从企业的最基础开始，从现场和企业内部的记录表格开始编制，往上延伸到管理制度、管理程序及管理手册.
这样的文件编写方式比较适合新型企业，或者想切实有效运行质量管理体系的企业。
这样的编写方式往往是从基础出来，通过基础向管理延伸，这样编写出来的文件往往是比较符合企业实际运作的文件。也是企业用起来比较得心应手的文件。
所以一般情况下，我们会建议企业运用“自下而上型“的文件编写方式。

备注：文件编写时需注意一些细节：
尽量企业自身编写文件，而不是让咨询机构编写，这样编写出来的文件比较符合实际状况，毕竟咨询机构的顾问师只是站在第三方的角度给企业的体系推行一些建议和观点，可能对企业的实际状况并不是很熟悉。
文件的编写一定要建立在多方面沟通的前提下，透气是针对跨部门的文件，编写之前一定要整合所有涉及部门的意见，参考整合以后再行编写，这样编写出来的文件就是比较具备执行性的，也是覆盖面比较全面的。
编写出来的文件一定要多方面的评估和完善。
2、 执行实施阶段
对于企业来说，文件编的再好，没有执行也是白费。所以能够切实有效执行的文件，才是符合企业要求的文件。
文件编写好以后，企业需要将文件投入实际的过程中试运作，确认文件是否能够满足企业运作的实际要求，同时需要随时结合企业的实际运作状况的对文件进行完善和修改，使得文件所写的内容完全符合与企业运作的实际状况。
这时也就是说需要满足我们常说的ISO精神“说、写、做一致”

检查阶段
体系执行的效果如何，我们可以通过很多种方式来确定，检查也是其中的一种，然而对体系运作效果进行检查的方式有很多种，时间也是可以固定和不固定的。
目前企业常用的检查方式一般有“日常稽核、文件审查、内部审核”这里就主要说说内部审核
一般情况下内部审核有几种方式“要素审核、过程审核、产品审核”
要素审核：
按照体系标准要素的要求，对企业的各部门进行要素分类，对每个部门展开完全符合要素状况的审核过程，这样的过程也是目前企业运作的最多的过程，然而往往也是审核效果最差的过程，这样的审核过程往往繁杂，而且没有连贯性，完全参考标准要素来审核。审核覆盖的范围也不够全面，无法全面的审核到企业的管理过程。
过程审核：
通过对产品产生的过程进行系统的审核，一般会从订单接收、产品设计研发、物料接受、制造加工、质量控制、产品防护、运输等这样的一个过程进行完整的审核，一般会随机抽取一些样品作为审核参照，这样的审核连贯性比较强，而且在每一个过程都可以延伸到产品、产品涉及到的所有资料和信息，一个完整的过程审核下来基本上会覆盖所有的体系标准要素，覆盖面也比较完善。
产品审核：
产品审核是通过对少量产品和/或零件进行检验来对质量保证的有效性进行评定，用产品质量来确认质量能力。是对新的产品的特性进行检验，而不是对经过长时间使用后产品进行检验。产品审核的针对性比较强。一般都是针对一两款特定产品进行验证审核。
在实际审核过程中，我们一般会建议企业用过程审核结合产品审核，对企业的体系运行状况进行有效评估。

总结阶段
顾名思义，总结阶段就是定期或者不定期的对企业质量管理体系运作的情况进行有效地总结，管理例会和我们常说的“管理评审”都是总结的方式，一般总结的内容有：
体系运行的状况(目标状况、运作成果等)
体系运行的绩效（企业运行体系以来所带来的成绩）
体系运作的经验总结和教训总结
体系持续改进的机制维护
等等

其实：质量管理体系不是一个很高深的学术研究，也是一个很容易做好的管理要求，关键还是企业在推行管理体系时的态度和要求。
切记一点：体系是为企业服务的，而不是企业为体系服务；换句话说也就是“体系是企业改进的工作，而不是企业是体系的工具”

作者：remus_he 文章来源：http://www.stc-manage.com/