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请问关于体系文件发放的形式问题

公司9000质量手册中规定了质量手册发放范围为总经理、管理者代表,而实际情况是质量手册和程序文件是只有质量部有纸质文档,给各个部门都发了带密码保护的Word文档,纸质文档也可以从质量部借阅。
想问一下这样的文件控制方式是否合适。
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体系文件应该每个部门都要有吧

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