受控文件请教

请问记录是否有受控记录一说啊？现在的单位弄了一堆受控记录在那，弄得我有点晕了。
我个人理解的是空白的未填的记录，其实应该算做是文件，这个记录格式等的修改应当按照文件的修改来处理，而填了内容的才算是记录，而这些记录的修改不需要按照文件的修改那样来处理吧？
记录的修改在旁边签上有权限修改的人的名就可以了，所以应当不存在受控记录一说吧。

另外，受控文件，那些文件算做受控文件？我个人理解的是体系内的程序文件才算是受控文件，与体系无关的公司内部文件（如行政文件，规章制度等）这些属于受控文件么？还有，外来文件（如公司主管部门，其他协会等发来的文件）属于受控文件么？请指教。

谢谢！