文件、记录归档咨询

刚接手体系方面的东西，前面那人没做任何移交就走了，有些问题想咨询一下
我有几年的文件，我是按年来归档好还是按照类别来归档比较？我是1年的所有文档归档还是按照如内审记录、外审记录、管理评审记录等来归档比较好？
因为文件不多，分得太细就太繁琐。
还有一些记录，比如内审不合格报告是单独放出来还是作为内审材料的一部分放在一起？
文件的发放记录、更改申请、销毁申请等一些记录该怎样分类和归档？现在这些记录都是分散在对应的文件里，是否应该抽出来统一放一个地方呢？

好像还有很多问题想咨询，但现在太乱了，等想好后再问大家，先谢过各位了。