文件管制与质量记录管制

19001:2000中4.2.3文件控制;4.2.4记录控制,96版的才是文件的控制和质量记录的控制哦.我也不知在哪弄了一个例文,你看看吧:文件控制程序
1.目的
有效控制与公司质量管理体系有关的文件，确保文件各使用处所使用的文件为最新或
有效版本。
2.适用范围
适用于与公司质量管理体系相关的文件。
3.职责
3.1总经理负责质量手册及岗位职责和任职条件的批准颁布；
3.2管理者代表负责组织质量管理体系文件的编制工作及工作性文件的批准；
3.3人事部负责质量管理体系文件的发放、回收及外来文件的获取更新等管理；
3.4各相关职能部门负责本部门与质量管理体系相关文件的整理、归档、保护等。
4.工作流程
4.1文件编号
a. 质量手册
公司代码/文件类别—年号
如PYHF（番禺鸿发）/QM（质量手册）—2002（年号）
b.工作文件
公司代码/文件类别—顺序号
如PYHF（番禺鸿发）/WI（工作文件）—001
外来文件
c.公司代码/文件类别-顺序号
如PYHF（番禺鸿发）/WL（外来文件）—001
d.记录表格
公司代码/文件类别—顺序号
如PYHF（番禺鸿发）/QR（质量记录）—001
e.对于文件的版本，用英文大写字母由A—Z代表，修订状态由阿拉伯数字0—9表示，如A/0表A版本，修订状态为“0”即零次修改。
f.对于记录，只有版本，无状态。
4.2文件分类
本手册第6页。
4.3文件受控状况
a. 公司质量管理体系文件均为受控文件，由人事部文件管理员负责在其封面加盖“受控文件“标识，并注明其分发号；对于质量管理体系之外的文件，则属于非受控文件，对于受控文件原件不作任何标识，由人事部备案保存。
b. 对于记录，依据《记录控制程序》有关规定执行。
4.4文件编制、审核、批准
a. 质量手册，由管理者代表负责编制，总经理批准颁布实施。
b. 岗位职责及任职条件说明书由人事部负责组织编制，总经理负责批准。
c. 各部门工作文件由各部门负责人组织编制，部门负责人审核，管理者代表批准。
d. 记录依据《记录控制程序》有关规定执行。
4.5文件的发放、保存
4.5.1质量管理体系文件发放，统一由人事部执行，填写“文件发放/回收登记表”，各相关
领用部门签收领用。
4.5.2 各部门负责编制本部门“受控文件清单”，进行分门别类标识，保存于通风防潮、防
蛀的适宜地方，以防文件损坏，确保内容清晰。
4.5.3 人事部文件管理员负责编制公司“受控文件总清单”
4.6文件的更改
4.6.1文件更改由文件更改申请部门填写“文件更改申请表”，部门负责人核准，经管理者
代表或其授权人批准后执行更改，更改后文件的审批程序执行4.4的规定。
4.6.2更改后的文件由人事部执行4.5.1规定，进行再发放，同时收回更改原文件，在原“文件中发放/回收登记表”栏注明，执行4.7的规定。
注：对于文件更改范围比较小，如仅更改几行字且涉及面比较窄时，只更改状态不变动版本如由A/0变 为A/1；对于更改范围比较大，则只更改版本，不变动状态如由A/0变为B/0。
4.7文件作废与销毁
4.7.1所有作废文件由人事部文件管理员负责从现场收回，集中销毁，填写“文件销毁登
记表”，经人事部负责人确认后集中销毁或采取在正面适当标识再利用另一面；若需
要保留时，仅保存原件，同时加盖“作废留用”，以防止其非预期的使用。
4.7.2对于图纸类的技术文件作废时由厂部品管部负责收回，集中销毁，填写“文件销毁
登记表”填写“文件销毁登记表”，经厂长确认后集中销毁或采取在正面适当标识再
利用另一面；若需要保留时，仅保存原件，同时加盖“作废留用”，以防止其非预期
的使用。
4．8文件借阅
文件一般情况下，不允许外借，若因工作需要，如需提供给咨询公司，认证公司或客户等由人事部填写“文件借阅登记表”，经总经理或管理者代表批准后方可，同时加盖“受控文件”字样，不再收回。
4．9外来文件
4.9.1人事部负责收集获取外来文件，并定期更新和编制“外来文件清单”，对于获取的
新版外来文件由人事部根据工作需要，文件管理员进行编号，加盖受控标识，注明
分发号，填写“文件发放/回收登记表”分发至相关使用部门。
4.9.2 对于其他部门因工作方便收集到的外来文件及时转交人事部，由人事部识别其适用性，依据4.9.1规定进行分发。
4.9.3 对于由顾客提供的图纸或技术资料由厂部品管部负责登记于“顾客财产登记表”保
存保护，以防丢失或损坏。
4.10 每年管理评审会议由人事部提出对现有质量管理体系文件进行评审，必要时则予以修
改，执行4.6的规定，对于初建质量管理体系则不必。4.11作为记录的文件依据《记录控制程序》规定执行
5．相关文件
《记录控制程序》
6．相关记录表格
PYHF/QR-001 受控文件总清单
PYHF/QR-002 部门受控文件清单
PYHF/QR-003 文件发放/回收登记表
PYHF/QR-004 文件更改申请表
PYHF/QR-005 文件销毁登记表
PYHF/QR-006 文件借阅登记表
PYHF/QR-007 外来文件清单
PYHF/QR-011 顾客财产登记表
记录控制程序
1.目的
有效控制公司质量管理体系所要求的记录，为公司所提供产品的符合性和质量管理体系有效运行提供证据。
2.适用范围
适用于公司质量管理体系所要求的所有记录。
3.职责
3.1各部门负责人负责批准本部门所设计的记录格式，
3.2人事部负责督导，检查各部门的记录使用情况
3.3各部门负责本部门记录的整理、保存、保护等。
4.工作流程
4.1记录格式的设计、审核批准
各部门的记录格式根据工作需要由各部门负责自行编制，部门负责人批准，交人事部备
案。
4.2记录的编号
依据《文件控制程序》4.1的规定
4.3记录的分发、保存、保护
4.3.1记录的分发执行《文件控制程序》4.5.1的规定
4.3.2各部门负责编制本部门“记录清单”，执行《文件控制程序》4.5.2的规定。
4.3.3对于记录各部门要分类标识存放，以便检索和查找，防止丢失。
4.4记录的填写
4.4.1记录填写要及时、真实、内容完整、字迹清晰，不可随意涂改，若因某种原因不
需要或没必要填写的项目，用斜杠“/”划去，各相关栏目负责人签名必须完整不
允许空白。
4.4.2若因笔误或计算错误要修改原始内容，应采用斜杠“/”划去原始内容，在其旁边写上更改后的内容，同时加盖或签署更改人的印章或姓名及日期。
4.5记录的格式更改、回收、销毁
4.5.1对于记录的格式更改、回收执行《文件控制程序》4.6.之规定。
4.5.2对于超过保存期限或其它原因需要销毁时，由相关部门填写“文件销毁登记表”
交人事部审核，管理者代表批准后，部门自行销毁。
4.6记录的保存期限
4.6.1记录的保存期限由人事部统一制定，见“记录清单”。
4.6.2对于国家或客户要求有规定保存期限的记录，执行其规定。
4.7对于需提交客户的记录，管理者代表批准后，交复印联给客户。
5．相关文件
《文件控制程序》
6．相关记录表格
PYHF/QR-003文件发放/回收
PYHF/QR-004文件更改申请表登记表
PYHF/QR-005文件销毁登记表
PYHF/QR-008记录清单