关于分发号

大家好!向各位请教一个问题，就是关于文件的分发号。
iso9000要求受控文件的发放，要编制发放号。我们公司是这样规定的：总经理：01，副总经理：02，品质科：03，生产科：04。。。。。。。
如品质科发放一份文件，一共5份。现向生产科发放了一份（还有四分发到了别的部门），则发放号为03-04-5，分发号的意思就是品质科向生产科发放文件，文件总分数是5份。
那我觉得这样不好，假如现在我订了总文件是5份，可能我后来又追加了一本，总不能把以前的都拿回来重盖吧。那要是不重新盖，是不是文件的总数容易造成混乱！如果只盖01，我觉得信息比较少。
不知各位公司的分发号是怎么规定的。