三,四阶文件的归档与管理

想请教各位大虾,三,四阶文件的归档与管理怎么做?
本人刚到一家小公司,体系也不是很健全,现在正在整理所有的三,四阶文件,
不知道是怎么搞的这边的四阶文件的表格不管是哪个部门的好象都是Q部门做的,
归档也在Q部门,想请教一下,这些文件的管理方式,另外我们公司是代加工总部的一些产品故无设计只有生产,经常会有外来图纸,应该怎么控制呢,只要编号保存就行了吗?(图纸很多)
谢谢大家!