[原创] 从一次紧急采购说起

一．事件：
2006.3.23AM （周一）商务部下达工作令，需要生产20台1300CL，但关键芯片AD627AR现有库存只有15PCS，缺145PCS。于是库房向采购部门申请紧急采购250PCS，货期3天。
2006.3.23 AM （周一）采购与本器件的合格供方（润金法）联系。但被告知断货。
2006.3.23 PM （周一）开始向两年内曾经与公司关于AD627AR有过交易的供应商联系。普遍情况是要么在满足货期的条件下，价格要贵80％（原单片价格24），要么在价格持平的情况下，货期不能满足。
2006.3.24 PM （周二）确认只有上海银洋（2004年有过一次交易，但那次的AD627AR有不合格品出现，后做换货处理）可以在22元的价格保证2天供货。为防止出现上次换货的情况，采购要求货到付款，对方同意。采购遂起草合同，并传真至银洋，要求确认回传。
2006.3.25 （周三）始终没有得到确认。找相关负责人，但始终联系不上。以防万一，在网上搜索AD627AR的各供应商库存状态，最终确认深圳同创电子，其可以22.23元/PCS的价格供货250PCS，货期3天，但没有还价余地。权衡利弊后签订了合同。
2006.3.25（周三）下班前接到银洋电话，货已在其处，但从语气中感觉其对元件质量没有信心，故要求暂缓发货。
2006.3.26（周四）采购人员赶往上海，现场验货，最终结论为“拆机片”。担心深圳同创不能履行合同，故于赛格电子城进行现场小批量采购，但所有商家均无现货。其中有一家名为世纪电子的供方可保证在两天内供货，但价格为每片35元。
2006.3.26PM（周四） 接到同创电子的信息，无法按时履行合同，货期起码要至下周三。与世纪电子签订20PCS 的小额合同，承诺周六到货，价格为每片35元（只能开普票），并进行相关确认、汇款。并与深圳同创联系尽量提前货期。
2006.3.28（周六）20PCS没有如期到货。
2006.3.28（周日）20PCS到货，但由于公司休息，所以寄存物流公司。
2006.3.29（周一）上午10点两批AD627AR共270片到货。最终“纳期拖延两个工作日”

二．透过事件看公司在采购环节的问题：
1．供方合同履行能力不足：
元件质量问题
现在我公司已逐步趋向于建立比较固定的供应商的方法来对产品原材料的质量加以预防性控制。但还时常有不能履行质量承诺的事件发生。原因如下：
1） 我方单次采购量较小，一般在100PCS-200PCS，供应商主观上对供货质量难以重视。
2） 由于采购量偏小，公司所选择的供应商一般只能限定在3级代理以下，销售渠道越低级，供应商的实力越小，客观上器件出现质量问题的风险就会加大。主要体现在：
（1） 供应商本身没有固定的供方，进货随意度较大，很难做到对进货质量的事前控制。
（2） 供应商没有科学的检验手段，对货品的质量往往是在卖出后，看客户的反馈才有一定的质量认识。
（3） 供应商对器件的保管、储存条件不足。
纳期较难保证。
这种问题一般出现在市场供求出现波动的情况下，供应商很可能在这种时候断货（这次的情况就是这样）。如果出现这种情况，为例保证货品质量，必须谨慎地重新选择供货商，这样一来，纳期就很难达到，而且要冒很大的风险。

2. 器件价格很难持续降低。
1） 单次采购量100PCS－300PCS，对于一般的供应商食之无味，但弃之可惜，所以供应商往往倾向于保持原价，一般不会主动降价。如和其进一步谈判，谈判筹码较小，降价空间也比较有限。
2） 供应商由于所处的供应链的较低位置，其利润本身就很小，故不会给我方很好的价格。
3） 越处在供应链下方的供应商，其越容易受市场供求拨动的影响，有很多时候，器件价格会不降反升。更有甚者，出现有价无市的局面。

3．过程成本较高
1） 采购过程
按公司现有的采购流程，一般采购任务安排在每月月初，而月中如遇特殊情况，启动紧急采购程序。每次采购都要多方询价，在价格相差不大的情况下，就决定在原供方处采购，如果价格差异大的话，还要进行很多沟通的工作。在这过程中的人工、通讯等费用较大。
2） 入库检验过程
由于单次采购量小，而且很多情况下，本次器件批号与上次批号不同，所以入库检验一般采用全检的方法，所以检验工时耗费较多。
3）运输过程
在留给供应商的利润较少的情况下，供应商会将运费转嫁给我方。由于公司一直是坚持小批量多次采购的方法，所以客观上提高了成本。

4．发票问题。
由于我们的采购额较小，特别是深圳、北京的供应商很不情愿给我们17%的增值税的发票。有的供应商为了能够拿到订单，往往是钱货两清后将发票押着不发，因为这个原因已取消了两家的供应商资格。这两家的货质量一直很好，失去这样的供方很可惜，但财务制度必须遵守。

三．解决方案：
1．整理、分析数据
整理上年度的采购数据，并将满足下列条件的元器件列入《采购关键件清单》。
（1） 年采购数量超过500PCS。（阻容元件等低值品除外）
（2） 曾经出现过批量不合格的。
（3） 整年器件价格没有明显下降的。
（4） 原有供方实力较弱的。

2．对清单中的器件或及其组合进行打包采购，步骤如下：
（1）选择信誉良好，代理等级较高的供方。建立《特殊供应商名录》。
（2）与其签订整年供货合同。确认如下信息
1）型号规格；
2）年采购数量；
3）价格；
4）质量判定要求；
5）货运方式、运费担负；
6）开票信息；
（3）供方一次性购入合同规定数量的货品，并在其处保存。非我方许可不得挪为它用。
（4）我方按需以订单形式购货，货款及开票金额以每次订单为准，按次结算。

四．方案优势分析
1．采购量加大，器件成本降低。
2．因整年内采购的单一品种的元件批号相同，不管是供方还是需方，更便于对元器件质量进行控制。
3．因减少了询价、侃价、调货等中间环节，采购过程成本降低。
4．按合同中的质量约定，如某一品种的元件在开始1至2批订货中可以保证合格率，则可以对以后各批次的这种元件进行抽检或免检，这将会大大降低检验成本。
5．因供方仓库中始终会有现货，供货环节中的不确定因素大为降低，故纳期保障将大幅度提高。
6．按合同约定，每次订单必须开据发票，如不能开据可视为违反合同，供方将会冒我方停止下单，其出现库存积压的风险，故发票问题也可间接解决。
五．方案风险分析：
1．如我方某一型号机型产量明显下降，导致相关元件用量减少，我方将不能完成合同所规定的采购量。
2．供方可能因高额利润驱使，挪用我方所定购的器件。

六．风险回避措施：
1．生产计划部门应与采购部门保持良好的沟通，保证采购部门对未来数月的采购量有清晰的认识。定期对采购数据进行分析，一旦发现采购量有明显的下降趋势，则应主动与供方沟通，协商解决。
2．选择备选供应商。为了避免风险，首选《特殊供应商名录》中的供方。