企业内部沟通会议存在的问题

各位同仁你们好：这近有一个困难和问题一直埋在心里头，觉得非常伤头脑，请各位指点名经或提供案例让我吸取一些经验和精华：

事实描述：内部沟通的方式一般分为会议、宣传栏、联络单等方式操作，但会议一般作为内部沟通常用的方法之一，但这近公司为了解决各部门之间存在的沟通问题，创造了一个平台（就是每月举行一次内部沟通会议，让各部门先提出存在的问题，再通过会议的方式解决存在的问题），但在实施的过程总觉得不理想，哪些细节有问题，或者说味道不对，今天下午花了一点时间理了一下思路发现存在以下问题：

1.提交反应的问题缺少针对性（或者说描述不彻底，不知道要什么，比如：品管部反应25周客户验货合格率为75%，）

2.会议过程中通报问题后与会人员和直接责任部门没有任何反应和措施，（会议气氛一点也不好，大家好象认为都不是自己的事）

有什么方法可以解决吗？或者可以分享一下贵公司是如何操作这种会议的，效果如何呢？