一个质量部经理的交接

本帖最后由 summer5049 于 2010-1-4 16:09 编辑

工作移交指导书



前言
以下所交待的工作，有一部分可以安排别人去做。但是人力资源向来很紧张，作为质量部门的负责人，你必须对以下所交待的工作都熟悉，否则你不可能驾驭全局。
进货检验
原材料检验
从XX公司或者XX采购进来的产品，采购部事先会向质量部发一份“进货通知单”以及供方提供的材质报告。仓库管理员先验收型号、数量、包装，然后向质量部发一份“棒料库存单”。（通常情况会在集装里再找到几份材质报告）质量部按进料检验指导书（每种规格一份指导书）执行检验，主要验收尺寸和外观。把检验结果写在“原材料检验记录”里。
若验收不合格，通知采购部与供方交涉。
若验收合格，在“进货通知单”和“xx库存单”上盖验收章。前者复印一份交采购部，作为评价供方业绩的依据。原件质量部保存。后者也复印一份，原件交仓管员放置在仓库现场，作为醒目的验收标志。复印件质量部存档。
把供方的材质报告与技术任务书核对一遍，若无误，盖验收章，并在炉号附近记录对应的钢印字码。然后存档。若有误，与供方交涉。
同一个炉号的棒料，可能有多份材质报告。不要销毁，全部记录钢印字码，全部存档。
必须注意，XX厂的棒料，其生产编号（而不是炉号）与钢印字码一一对应。
相关的记录存在“进货检验”和“材质报告”两卷宗里面。
生产辅料的检验
XX、XX、XX等生产辅料，限于专业知识的不足，只验收包装和标识。然后把供方提供的质保书存在“进货检验”卷宗里。
纸箱供方不宜频繁更换。如果更换供方，那么要求供方提供若干样品。试用合格后，样品封存，以后按封存的样品作为验收标准。
过程抽检
你是一个部门的负责人，你每天有大量的事务要处理，所以你不可能象一个专职检查员一样总在处在生产现场。但是，应该每天抽出一点时间到现场巡逻两圈，特别是关键工序的关键特性，抽检若干件。
经常有这样的情况：由于生产需要，新招募的员工还没有培训就已经上岗了。这是一件非常危险的事情。我掌握这么一个原则，前面四道重要工序，绝不让未经培训的新工人独立上岗。非重要的工序，有时候我作出一些让步，但事后必须培训。
现场巡逻时，要特别关注新工人。有些新工人完全没有质量意识，他们只管象机器一样重复某个动作，至于设备状态、量检具状态、产品状态全然不顾。现场给他们几分钟的培训，必要时提出口头警告。
发现工人做得不对的地方，要立即让他自己纠正，千万不可代劳。与工人讲话时，一定要注意态度。既要平易近人，又要坚持原则。千万不可居高临下，盛气凌人，否则你以后很难从生产现场了解到真实的信息。
值班长是二级检验的负责人。你要经常性地检查他们的工作，看他们是否履行了他们的职责。不能简单地只检查他们的记录，看看你发现的问题，他们是否也发现了？

最终检验与交付
每天从XX下线的数量定义为一个“生产批量”。产品表面上有一行字符，包含有生产批号信息。例如：SA040326 表示该产品是2004年3月26日下线的。每个生产批的产品，最终检验时随机抽检5件。
抽检的内容和频率依据每个产品的“最终检验卡”。
抽检的结果记录在每个产品的“最终检验记录”里。记录妥善保存。
每次发货时，仓库管理员事先会书面通知，告知发交的品种、数量和生产批号。从“最终检验记录”卷宗里找到对应的最终检验记录，复印一份交仓库管理员。
对应的材质报告也复印一份交仓库管理员。

性能试验
XX试验
原理很简单。把XX装在XX试验机上，加载。描出由扭矩与变形角度构成坐标的若干点，拟合成一条直线，该直线的斜率即为扭转刚度。
此试验很耗费体力和时间。但注意你的脚千万不能放在砝码座下面，否则万一销钉断裂会砸伤你的脚。
因为不同的砝码重量有差异，因此加载和卸载时，砝码按顺序堆放。
XX试验
此试验非常耗费体力和时间，至少要两个人同时才能操作。
现场演示培训。已有机器操作指导书。
XX试验
按“产品审核计划”定期向试验室提交试验申请。此试验由试验员XX完成。结果由质量部保存。如果顾客需要，向顾客提交。
XX试验
此试验由XX每天完成。结果由质量部保存。如果顾客需要，向顾客提交。

初始样件报告


每次新产品试制完成后，都要做一份初始样件报告。报告的格式和内容遵守顾客要求。如果顾客没有要求，就自己决定。本公司自定的格式，在 Path=Avd2000\Quality\InitialSample 目录下有许多范本。
检验卡
要能够独立地编撰一个产品的检验卡，必须对产品和制造工艺有足够深的了解。这不是一朝一夕就能达到的目标。估计要半年以后。
所幸我们有前人的经验可以参照。编完以后，请技术部和生产部富有经验的工程师校对。
Path=Avd2000\Quality\Inspection 这个目录下面，储存了目前所有产品的检验卡，可供建立新的检验卡时参照。XX、XX、XX、XX、XX和XX是通用的检验卡，因为所有的产品都适用相同的工艺。其它工序，每个产品，每道工序都要建立一份检验卡。
注意版本的延续性。试制产品的版本为 EI，是初始样件的简称。试制检验卡，用绿色纸复印。批量生产的，用蓝色纸复印。
为简化手续，已与技术部商妥，工艺卡和检验卡都由技术部控制发放。
分包商质量控制

比较好控制的分包商
XX、XX、XX等分包商，供货质量比较稳定。每隔两年对其进行一次过程审核就足够了。不过我们的需求量对他们来说实在太小，他们并不十分重视我们的审核。
比较难控制的分包商
XX店大欺客，我们多次投诉他们的产品表面有缺陷，他们根本就不在乎，不予答复。我们也不愿意对他们进行过程审核。
XX是我们的xx附件供应商。事实上很多附件他们也不生产，也是分包给另外的厂家。XX带有典型的国企特色，其生产过程控制令人担忧。这么多年来虽然有所改善，但仍不尽人意。他们的态度非常好，但是改善力度仍不足。

量检具设计与管理
新产品开发时，往往要设计一些专用量检具。机械、锻压或金属热处理专业的大学毕业生，设计这样的量检具并不是难事。Path=Avd2000\Quality\gage_drawing 目录下面，有许多可供参照。
如果能熟练使用 AutoCAD那就更好。
量检具根据其储存状态分为四大类。即：使用中的，暂停使用的，仓库储存的，和设备上的仪表。
上述四大类量检具已建立详细的清单，并存储在Path=Avd2000\Quality\gagelist\gage 目录下面。使用中的量检具用不同的颜色标明其状态。
当量检具的状态发生变化时，应在第一时间更新量检具清单，这样可保证你的清单永远记录量检具的当前状态。如果不及时更新，累计到一定程度时再更新，工作量就非常大。
为保证量检具始终受控，不允许使用者直接从仓库领用。由质量部从仓库领出，检定/校准之后再发放使用。
质量会议
我原本打算每月召开一次质量会议。但是现在会议实在是太多了。总经理很热衷于开会。每个星期一有一次碰头会，每个月有一次技术改进会，每月至少还有一次干部会。所以我现在不固定会议周期，因为上述会议上都可以讨论质量问题。
以下几种质量会议是非常有必要的。
内审之前的准备会
内审结束之后的整改会
重大外部审核之前的准备会
重大外部审核之后的整改会
顾客投诉时研讨对策会
管理评审之前的准备会
内部重大质量事故之后的研讨会
会前要充分准备好会议资料。最好是两种文字。需要翻译提前与人事部协商。为提高会议效率，尽可能多地应用多媒体技术。
质量月报
每个月月底，都要向总经理交一份工作月报，对这个月的工作做简要总结。
如果你养成每天记工作笔记的习惯，到月底，你会发现，写月报并不是一件很难的事。翻开你的工作笔记，一挥而就。
报告由两部分组成。一部分是叙述性的文字，另一部分是显示废品率的 Excel 图表。
Path=Avd2000\Quality\M_Report 目录下面，存储了所有的月报，供你参考。 Path=Avd2000\Quality\Scrapping\Baofei04 记录了每个月的废品情况，你应该每个月更新。
月报文件名一例： RmMar04.doc 表示04年3月的月报。当然你也可以起别的名字。
内部审核
原则上每年进行两次内部审核。但是现在大家的工作量越来越大，所以我倾向于多次小范围的内审方式。
事先要做好周密的计划，分配任务。哪些内审员参加审核，审核哪些要素，什么时间，事先都要计划好。
宜用过程导向的方式，不宜用部门导向的方式。
以审核提问表为依据。空白的审核提问表储存在Path=Avd2000\quality\forms 目录下面。
要求审核员作详细的审核记录。审核完由审核员整理审核报告。
推荐由审核员与被审核部门一道确定整改措施的方法。
要跟踪确定的纠正和预防措施的落实进度。
相关文件存储在 Path=Avd2000\Quality\Audit 目录下面。
本公司的内审员资源非常有限。目前，王新华是比较内行的。可以审核“体系”方面的要素。傅强应该是个很有潜力的审核员，可是他对此并不感兴趣。以后应该培养新人。
我曾经要求参加外部审核员培训，但总经理以价格太贵以及曾经有咨询公司给我们培训为由，不同意。以后我不再提此事。外部审核员培训确实很贵，但我认为，真正重视质量管理的公司，应该有这方面的预算。如果只想弄一张证书骗骗顾客，不训也罢。
如果总经理仍不同意外部培训，只好由质量负责人对内部有潜力的人进行培训。但是，当心顾客认为我们的内审员资质不够。
外部审核
每年会有很多次外部审核，第二方或者第三方。
重大的顾客审核之前，最好按顾客的审核方式进行一次内部模拟审核。在顾客来临之前，关闭所有不符合项。
审核之后，召集相关部门，制定整改措施。跟踪纠正措施的落实进度。
有些顾客，接待也非常重要。必要时与总经理和商务部沟通，采取对应措施。
管理评审
原则上每年进行两次管理评审。但是，一方面大家的工作都很繁忙，另一方面同志们对管理评审也没有多大兴趣，所以有时候我一年只进行一次管理评审。
事先要做好周密的计划，分配任务。每个部门应该在管理评审会议上汇报什么内容，多长时间？都要计划好。
要求汇报者尽量采用一目了然的图表形式，用电子幻灯片形式演示。把实际业绩与目标值对比，分析差距的原因。
会后，把各部门汇报的文件集中起来，作为管理评审的依据。再撰写一份总结报告。报告中明确管理评审的输入和输出。
管理评审的输入和输出，参阅“管理评审”程序，或者以前的范本。
要跟踪管理评审会议确定的纠正措施的落实进度。
此外，我最近领悟过来，管理评审不一定要拘泥于一年一度或一年两度的管理评审会议。可以利用每月一次的技术改进会议，干部会议，质量例会等场合，向管理者汇报质量体系及其过程的运转状况。但是，必须把领导者的决策和确定的行动计划记录下来，并严密跟踪。
相关文件存储在 Path=Avd2000\Quality\M_review 目录下面。
质量目标
每年底制定次年的质量目标，在质量会上讨论，并经总经理批准。分发到相关的部门。
质量目标要分解到相关的部门，明确哪是主要责任部门，哪是次要责任部门。
质量目标必须量化，不能空喊口号。
质量目标要基于前一年的实际业绩和当年的业务计划，不宜高不可攀，也不宜轻而易举就能实现，要有一定的挑战性。
管理评审时，要检查一下质量目标是否实现。未实现的，要制定对应措施。
年底要全面跟踪质量目标的达成率。作为制定次年质量目标的依据。
相关文件存储在 Path=Avd2000\Quality\Objective 目录下面。Objective2004 供你参考。
业务计划
按理讲，制定和跟踪业务计划不应该是质量部的工作。这应该是最高管理者的职责，因为他把握企业的发展方向。他有两种方法来制定业务计划，一种是他制定一个纲领，让各部门负责人去分解，形成各部门的计划。另一种是让各部门先提出各自的计划，然后最高层把它汇总。我个人倾向于第一种。因为最高管理者必须对企业的经营活动负责，他拥用最终的决定权。
可是我们的总经理先生，2003年我给了他10个月时间他也拿不出一个象样的计划。他要么从因特网下载一些毫无价值的信息，要么从公司摘录一些放之四海而皆准的空口号。
Path=Avd2000\Quality\Objective\Biz_plan2004 供你参考。

质量手册
质量手册电子版本储存在 Path=Avd2000\Quality\Manual 目录下面。
除非组织机构或业务范围有重大变化，否则质量手册基本上不用换版。
质量程序
所有的质量程序存储在Path=Avd2000\Quality\Procedure 目录下面。
当实际的工作程序发生变化时，应该即时更新相关的程序文件。同时更新程序文件清单。
程序清单储存在 Path=Avd2000\Quality\Doculist 目录下面。
程序封面储存在Path=Avd2000\Quality\Doculist\P_cover 目录下面。

操作规程
本公司的“操作规程”指除作业指导书和检验指导书以外的，详细描述怎样做某件事的指导性文件，属第三阶文件。例如“xx试验机操作规程”。
由于技术部人员多次交替，由技术部建立的操作规程，电子版本已经消失，无法挽回。
由质量部建立的操作规程电子版本存储在Path=Avd2000\Quality\instruct 目录下面。
硬拷贝储存在“操作规程”卷宗里。
当实际的工作过程发生变化时，应该即时更新相关的操作规程。同时更新操作规程清单。
规程清单储存在 Path=Avd2000\Quality\Doculist 目录下面。
质量记录
每个质量程序都会对应有若干质量记录。这些记录的电子版本保存在 Path=Avd2000\Quality\TS_form目录下面，打印出来的空白记录保存在“空白质量记录”卷宗里。
一般情况下，质量记录不会更改。所以没有给质量记录赋予版本号。这么多年，还没有顾客提出异议。
制造过程记录电子版本保存在Path=Avd2000\Quality\P_Monitor 目录下面。打印出来的空白记录保存在“空白质量记录”卷宗里。如果有更新，必须收回生产部旧版，再发放新版。切记。
从车间里收回的制造过程记录，按现有分类规则存档。建议所有的记录一直保留。
质量成本
质量成本的结构请见 Path=Avd2000\Quality\ProductCost。2004年的预算成本供你参考。
分项成本需要别的部门协作。例如制造成本，由技术部提供。有些变动成本与产量有关，需要商务部配合。
养成记工作笔记的习惯，把每次计量费用记录下来，这样你能估计来年的计量费用。
把每次新产品开发产生的量具费用，试验费用记录下来，这样你能预估新项目的开发费用。
每年都要对本部门所发生的质量成本作一个预算。
文件控制
本公司没有专门的文件管理部门。技术和质量文件的管理由技术部和质量部分工管理。
工艺卡、检验卡、控制计划、FMEA、产品图纸、工装图纸、工装清单等文件由技术部控制发放。
质量手册、质量程序、操作规程、质量记录、MSA、试验文件、外来顾客标准等等由质量部控制发放。
不管由谁控制，最重要的一点是要建立文件清单。文件清单随着文件版本的更新也要及时更新。文件发放时要履行签收手续。
经验告诉我，发放新版文件时，一定要同时收回旧版文件。旧版文件未收回，千万别发新文件，否则必出乱子。不要相信别人说“我会把旧文件撕掉，先把新文件给我”或者“明天给你”之类的谎话。若收文者说旧版文件实在已无法找到，一定要核实后才发放新版文件。
废品统计
每月下旬，财务部会通知该月封帐日期。打开车间内两只红色的废品卡箱，清点废品卡，按产品型号，把每道工序产生的废品数量记录下来。记录保存在 Path=Avd2000\Quality\Scrapping\Baofei04目录里。
每月废品统计记录打印两份，一份交财务部，另一份保存在“不合格品”卷宗里。
比较该月报废率与目标值的差距。若差距超过10%，要分析原因，采取对应的纠正措施。
每隔半年，分析一下不良成本。 Path=Avd2000\Quality\ProductCost\Poorcost 目录里有范本供你参考。
每月废品统计表作为工作月报的重要组成部分，连同工作月报一起提交给总经理。
培训

除了安全和行政方面以外，我们几乎承担了所有的培训。
培训计划由人事部制定。
我们编制了大量的培训文件，有些是 Word格式，有些是 Excel格式，有些是 PowerPoint格式。特别是PowerPoint格式的“扭杆制造工艺”是我花了大量的业余时间精心制作的，对新工人培训很有用处。电子版本储存在 Path=Avd2000\Quality\Training 目录下面。
把经常出现的质量问题及处理对策记录下来，积累到一定程度，对全体工人进行一次培训。我认为这样做很有好处。
每次培训一定要考试。考试可根据具体情况，采用闭卷或开卷。开卷时只允许参考自己的笔记，不能交头接耳。即使是开卷，应试者哪怕是完全被动接受被灌输的知识，也比什么都没有强。
技术部今后应该在怎样理解工艺规范方面加强对生产工人的培训。

内部通知与往来信函
有时要向公司内部其它部门发放一些通知（比如会议通知，电话电录，出差报告等等）。要采用公司规定的统一格式。路径为Path=Avd2000\Quality\Fax&Note\Note2004。打印出来的文件存在“内部通知”卷宗。
向顾客发送的传真也采用公司规定的格式。路径为Path=Avd2000\Quality\Fax&Note\Fax2004。打印出来的文件存在“传真与信函”卷宗。
与顾客交流的传真或电子邮件，如果是纯技术性的，可不必抄送商务部。其它性质的应抄送一份商务部。
顾客投诉处理
视顾客投诉情节的轻重，决定是否有必要到顾客现场调查或服务。
重大问题通常需要团队合作才能完成。我们处理顾客投诉的程序通常遵循 FORD 的8D 方法。由质量负责人成立一个小组，指定一个小组负责人，鉴别事故原因，采取应急措施，发起纠正和预防措施。最后由质量负责人跟踪核实纠正和预防措施是否已落实。
每次顾客投诉，把投诉的内容列入投诉清单，以便识别该投诉涉及到的事故是否是再现的事故。
相关文件存储在“质量改进”卷宗里。
统计技术
作为一个 ISO/TS16949 质量体系的总负责人，你必须熟悉统计过程控制（ SPC），这是你应该掌握的基本技能之一。
我们有中英文手册供你参考。
我们的设备大部分是二手设备，许多过程的 Cpk≤1.33。除非更新设备，否则没有别的办法能够提高过程能力。对于能力不足的过程，为了通过顾客审核，你必须对数据进行技术处理。
我们曾经花了大量精力试图让工人学会使用控制图，但效果并不好。他们的文化程度还是低了一点。没有理论指导的实践是盲目的实践。所以现在我倾向于让他们使用折线图，即只要测量结果在公差带范围内就可接受。
相关记录保存在“过程能力”卷宗里。
测量系统分析
作为一个 ISO/TS16949 质量体系的总负责人，你必须熟悉 MSA，这是你应该掌握的基本技能之一。
我们有中英文手册供你参考。如果你不会，你只能利用业余时间自学。
基本上每年对控制计划中所列的量检具作一次 MSA。至少每类量具要作一次。
Path=Avd2000\Quality\MSA 目录里储存了2004年及其005年作过的MSA，供你参考。记录存储在 “ 量具清单与量具图纸” 卷宗。
结 束 语
总之 质量无小事