外审前准备相关

大家好,有2个问题在此请教:
1、关于表单编号管理
现我司有好多表单，写表单申请单，批准后给文管中心登录编号管理
之前文管收到此类，就直接编号，也不管有没有文件支持，
是不是编号的文件必须有文件支持呢，如果那样的话，估计也会有人不想制定标准，制定的表单有可能不申请编号管理。。
怎样做才好？》？
2、因我司扩大经营范围，增加了1个部门，生产另外一种产品
本来明年只是参加外部复审，现增加的这个部门也要纳入扩证审核，这个部门是下半年成立的
11月开展了内部审核工作，未包括新增的这个部门，这2天已对这个部门做了内审工作，实际上对各部门的作业进行确认，审核过程同内审是一样的，但是没有召开准备会，首末次会议，这样外审时会不会有影响？
以上请大家给予建议，谢谢！:)