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如何做一名优秀的内审员


    质量体系管理作为企业规范化管理的重要组成部分,在企业经营运作过程中有提质增效的巨大作用,这也是质量管理体系风靡全球,为世界范围内各种企业(组织)所推崇的原因所在。只有高素质的内审员队伍,加上最高管理者的重视,开展有效地内审工作,才能保持有效的质量管理体系,从而打造高素质的企业。

一、正确认识内审工作的重要性

 产品质量是设计和制造出来的,由过程决定的,它包括工作质量(研产销各阶段输入输出的正确性,尤其是产品规划和立项工作的前瞻性和正确性。)、设计质量(设计成熟度;标准化通用化覆盖率,达标率。)、部品质量(部品的可靠性,不良率。)、工艺质量(制造的工艺水平,直通率。)。这一切工作是由质量管理体系来保证的,内部审核是质量管理体系的需要,是体系有效保持的一个重要环节和有效手段,更是持续改进的源泉。

 内部审核的目的是进行质量管理体系的自我评价,审核的结论一般用于管理评审和其他内部判断、决策等目的,也可作为组织自我合格声明的基础。可以毫不夸张地说,内部审核就是企业管理者的“眼睛”,在发现问题、寻找改进机会、防止问题重复发生和持续成功方面发挥着积极的监视和督促作用,同时以PDCA循环,防患于未然和循序渐进,不断提升企业的质量管理水平,由此可见内部审核有多么重要。

二、内审员在企业中的重要作用

 内审员在内部审核中具有关键作用,作为最高管理层必须充分认识到这一点。内审员的标准其实不亚于外审员,甚至比外审员要求更高,他们是推动企业质量管理体系有效运行和保持的源泉。内部审核的成功,很大程度上取决于内审员是否能正确理解过程方法,是否能准确把握标准要求,是否具有发现问题的能力,这些都来源于优秀内审员丰富的工作经历、专业知识和人格魅力。

 对于大量中小型企业来说,它们通常委派企业中某个具体部门的负责人或工作人员参加培训以获得内审员资格,使管理的部门日常工作符合管理体系的要求,在需要内审时参加内审组执行内审工作。
 可想而知,在日常的产供销活动中自觉按照质量管理体系的要求来做,企业的质量管理也就会有章可循、工作规范标准化,任何一个环节出现异常也就很容易被发现,从而及时采取纠正措施。

 内审员在质量管理体系中的重要作用有以下几点:
(1)对质量管理体系的运行起监督作用。通过内审活动监控体系的运行,及时发现和解决问题。
(2)对质量管理体系的保持与改进起参谋作用。针对所发现的某些不符合项可以提出有针对性的纠正措施建议。
(3)在质量管理方面起沟通和纽带作用。在日常的审核中通过与广大员工的接触与交流,可以传达管理层的质量方面的政策和意图,可以把员工对质量管理方面的意见建议向管理层反映。
(4)在第二、三方审核中起到内部与外部接口作用。通常是通过内审员担任外部审核的向导或观察员角色,一方面是提升自己审核能力,一方面是向对方介绍公司的实际情况。
(5)在质量管理体系的有效实施方面起带头作用。利用内审员对质量管理体系理解透彻的优势,在日常工作中带头认真执行和贯彻有关的质量标准、规章制度,身体力行的影响周围的员工。

三、内审员应具备的能力和素质

 优秀内审员的共性就是拥有丰富的工作经历,具备相当强的能力和专业知识,保持良好的素质和人格魅力。
 1、工作经历
 作为一名优秀的内审员,对于企业的设计开发、工艺技术、品质管理三大方面必须了解,最好是有这些方面的工作经历,这是一个企业的核心所在。作为企业的最高管理层如果能认识到这一点,在培养内审员方面有意识的加以引导,使之从事这些岗位工作具备一定的工作经验,然后再从中选拔有交流表达能力、思维清晰逻辑严谨和正直的精英骨干人员进行培训,任用其成为质量管理体系内部审核员(即内审员)才是明智之举。

 2、能力和专业知识

    (1)要关注国家标准、行业标准或其他要求在本行业的应用情况
 内审员熟悉国家标准、行业标准或其他要求才能准确把握产品的设计、生产、验收实施标准的要求,在审核中就可以查看整个产品实现过程是否偏离产品质量保证的策划、实施过程是否合规合理。
  (2)要关注产品生产工艺、设备或检测方法和检测点的变化
 产品生产工艺、设备或检测方法和检测点的变化往往会带来控制参数或条件的变化。如事先策划和验证不充分,往往会引起质量的波动。以此为着眼点,往往能起到审核质量管理体系的执行能力的作用,也能起到验证产品质量及其一致性、实现产品质量持续改善的工作效果和管理能力。
   (3)要关注特殊过程控制的有效性
 特殊过程的确认是质量管理体系的7.5条款“生产和服务的提供”非常重要的一个环节,特殊过程控制的水平不仅是对产品质量的重要反映,也是对企业质量控制能力的重要反映。特殊过程有否被识别,是否进行了确认和控制也常常作为内审的重点。
 (4)要关注质量风险的把控情况
作为内审员不是企业的救世主,审核说到底就是一种风险把控。从质量风险是否进行了识别和有效控制方面,对于发现的事实,看是否可能造成对体系运行的失效或对产品质量的影响。
 (5)要关注以往审核问题的整改情况
对上次内部或外部审核提出的问题在审核时宜进行必要的跟踪,要仔细审查审核发现所采取的纠正措施,判断其是否能够降低或减少质量成本,是否能促进企业利润目标的实现。对带有普遍性的问题,要看是否进行了系统分析、识别产生的原因,并验证改进措施的有效执行和实现的增值效果。要对照问题的解决看质量管理体系文件的规范性、适宜性的修编完善。

 3、素质和人格魅力

  (1)学会持续学习,总结反思
    随着时代发展、科技进步和标准要求的不断提高,作为一个最初被认为是合格的内审员如果不追求自身素质的持续提高,就很难满足质量管理PCBA螺旋循环、不断提高的要求,也就会被企业发展所淘汰。
    每次审核结束,要进行回头望,对内审的全过程进行分析和研究,对内审各个阶段的工作进行评价和查找不足,内审技巧多是在审核中提高的。
    (2)学会把握重点,抓大放小
    内审员审核时要做到层次分明,把握审核重点,不要纠缠于过细的情节,心中要有一条主线,对关键问题要进行重点关注,避免走马观花,泛泛而谈。
    审核时多进行开放式提问,对问题点进行充分沟通,除了印证符合性外,也寻求体系完善的输入来源。对于受审核的文件,只要其运作和控制思路清楚就可以了,不要抠字眼,找毛病,关键是否写清楚控制的要求和控制方法。
    (3)学会切合实际,查看现场
    内部审核是在以不影响企业正常经营情况下的一项活动,说到底要本着为企业服务的宗旨,依据企业实际情况策划集中式或者滚动式内审,审核要选择有针对性的内容,计划可以随时调整,薄弱环节能够及时增加审核频次,不符合项的跟踪验证能够成为日常的例行工作,持续改进也能自然地成为长效机制,员工就会思想上重视按体系文件要求照章办事了。

    现场审核是否到位直接影响到审核结果的准确性,着重要把握好以下几个原则:善观察、抓线索;轻表面、重实质;重证据,轻口信。

    通过对关键过程的查看,综合与全面评价过程的受控状态:
    ①首先工艺要求是什么?(通过作业指导书、工程规范、图样等,价其现行有效性、适宜性,以及修改的符合性。)
    ②其次查看否按工艺要求实施(观察操作情况,及所用设备仪表、工装治具、量具、测量系统是否与工艺要求一致?)
    ③查看是否执行首件检验?(首件标识、首件检验记录)
    ④检查设备仪表等、测量系统的维护保养、校准鉴定,以及操作者的上岗资格与能力情况。
    ⑤检查状态、标识管理,产品防护。
    最后查看不合格品控制是否满足该过程的产品符合性、是否进行了持续改进?

四、总结

    随着新技术、新的管理理论和新标准的涌现,譬如说,质量管理体系标准2015版发布在即,其中有许多方面的变化,文件要求的弱化、对质量目标的具体要求、对领导力的强化、对质量风险的评估。内审员这个职业(岗位)需要进行不断的充电,需要学习很多新知识,在专业方面持续实践和总结经验教训,才能保持自己的能力水平,才能跟上内审员职业发展的需求。

 

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