回头，再咀嚼咀嚼“记录”

众所周知ISO9001六个必须的程序就包括“记录控制程序”，可见“记录”的重要性嘛，真重要吗？

“没有记录就等于没做！”
“有记录就等于做了吗？”

“记录越多越好吗？”
“ISO9001只规定21处要做记录噢”

“电子档可以吗？”
“你们有方法管理么？
......
面对记录，在审核中、在体系推行中经常看到各种各样的疑惑。我以前很老实的按照ISO条框，按照内部文件要求，要求部门老老实实的记录，包括记录执行的细节，如：不能用铅笔，出错要划横线....强调记录应包含数据、结论、署名，日期。实际执行效果并不理想，一大把表格填写不完整，数据记录起来抽工减料，电子档更是CTRL+V。

为什么会这样呢？
员工们苦着脸回答，这么多记录我们忙不过来。这样做记录有意义吗？
为做记录而记录，很多情况是被逼无奈，没有更好方法而为之。

我们要回到“更好方法”，什么叫更好方法，这里要跟“利益”关联起来。公司里是有利益集团的，是有利益个体的。
如：文件规定，来料检验合格后，产品张贴标签，盖Pass印章，入仓，然后才能放行到生产线。
这里提到三处记录，都由检验员完成：
1）进料检验检验记录，证明产品经过检验；
2）产品张贴贴纸，便于扫描，证明产品数量；
3）贴纸盖章，证明产品状态；
他们实际会怎么做呢？
1）进料检验，需要做抽样检验，有AQL，几十上百个检验样本很常见，执行检验标准的项目，一单验货成百上千条数据；一天需要验5~10单货。他们该怎么完成，若我现在需要把这些检验数据录入到SAP系统，那结果又会怎么样....
2）贴纸一张一张张贴到产品外箱上，再去扫描入仓。能不能先扫描，再张贴贴纸，扫描了以后，我若不去贴呢？.....
3）我还要去往贴纸上盖印章，那么多箱货，我怎么盖？我只盖抽查过的货，行吗？
结果，检验员数据一大抄，每批来货检验数据基本一样；原料仓原料上没贴纸；盖好章的贴纸都卡在纸箱缝隙中.....
管理员人员埋怨检验做得不好，埋怨货仓不监督，检验员说你要的东西我都给你了，我每天好忙。

我是检验员，我会要求产品实行抽样和免检机制，把供应商分类管理，零件差异性跟踪，严格把关COA，减少进料检验工作量；
我会要求贴纸多样性，可以按箱、按卡板分拆贴纸；我会要求不合格的零件不入仓；我会要求抽检过的产品才盖章。

员工不能去改变，他为什么要去改变，他凭什么去改变；主管不去改变，他改变对管理有什么好处，有什么改变的阻碍因素，不改变又会怎么样？寄希望外界来帮你改变吗？有可能吗，很多时候，无论客户审核，还是第三方机构，或是内部审核，也只是完成自己的例行工作而已。执行的人员体内没有流淌着变革的血液，一切只是说一说，关心关心，建议建议而已，这跟他们有什么关系呢？

从记录是过程执行的结果，“没有记录就等于没做”过于武断，要想要证据有很多方法，我们不应停留在表面，要回到过程的实质，要明白为什么而做。从记录反推过程，虚假的记录是经不起推敲的，反而可以引申更多问题，甚至更大问题。

只有回到记录合理性问题上，才能有效解决记录有效性问题。
这该有谁来Leader呢？

引用一段我们记录管理要求：
记录 记录包括数据、报告以及要求用于支持质量决定和结论的其他信息。完整彻底的文件记录是好的、科学的、有良好的业务意义，某些业务还有特定的法律要求。记录使我们能调查投诉、发现趋势、保护知识产权、改进产品、建立研究及生产的可追溯性，并在必需时回收产品。准确、完整、即时、可用于分析和下结论是一个有用的记录系统的关键参数。与产品和包装设计相关的研发和新项目的决定，研发部对这些记录和报告负有最终责任，无论它们是否授权给其他机构去完成。