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优思学院|PDCA是什么?PDCA如何实操?

无论您是否从事质量管理、六西格玛管理、或者是精益生产,您都会经常听到PDCA Cycle。这是一种什么样的管理理念?

这是由美国著名管理学家戴明提出的,包括四大概念:Plan、Do、Check、Act。
 
步骤1:计划(Plan)

正所谓谋定而后动,秉持第一次就做对的精神,谨慎的思考该怎么做!在产品制作之前,周延的规划各项标准程序(SOP)、制程规格、负责单位以及检验方式…等。

步骤2:执行(Do)

依据先前制定的规划,准确的执行各项工作。

步骤3:查核(Check)

在执行过程中,必须随时检查达成率。倘若发现计划(Plan)和实际执行(Do)发生落差时,就该随时提出改善的办法。

步骤4:行动(Act)

针对第3个步骤查核(Check)所提出的改善之道,重新修正做法,正确执行矫正措施,以利未来的工作方向越来越进步。

Deming 认为,上述的步骤是一个持续循环的动态过程。企业只要重覆执行步骤1~4,就能持续从错误中学习和反省,并且从反省中成长!企业若确实实施 PDCA 循环,将能体验前所未见的巨大效益。尤其在网路时代中,产品的生命周期越来越短,企业该如何因应诡谲的市场变化,并随时改善生产和品质管理方式,已成为管理者最重要的课题。

PDCA 是一个过程,和六西格玛中的DMAIC有着相似的意义,它可以说是DMAIC的简单版。它的伟大之处在于它也是一个可重复的过程,它允许管理者在面对同一个项目时应用 PDCA 来不断改进和实现目标; 如果是不同的项目,没有必要改变不同的管理。 方式。 这四个字母简单地说明了项目的执行顺序。


任何项目进行以前,相信大家一定都会前置规划,订定计划就是第一个P (Plan),而后依循着计划执行,此即为D (Do)的步骤。

然而,大多数的项目在运行时,工作流程常在Do 这一步之后,便直接跳至结案阶段(有些甚至没有结案),才列出过程中的问题与未来建议。这导致项目的问题无法即时的获得解决,除了造成一些成本损耗,也可能无法顺利达成目标。另外,往往在下一次的项目,又会遇到同样的问题,一样没办法解决(是不是很有这种经验!)

所以,在过程中我们其实就可以先采取行动来解决问题,也就是剩下的两个步骤 — C (Check)查检、A (Action)行动,分别要做什么呢?

PDCA的意思

接下来将针对这四步骤逐一说明:

Plan
计划 —
在计划撰写的过程中,若写得越详尽,未来在执行的时候,就能更具体,且容易追踪。而这个计划从何依据呢?除了大活动的项目目标之外,也可能是小日常的营运机会点。订定目标和撰写计划的时候,也有一些工具可以依循,例如SMART原则、5W1H等,我将会在未来的文章中介绍。

Do
执行 —
当我们有上一步的计划之后,便是按照计划执行。尽可能的遵循你的计划做,这样在后续的两个步骤中,才有办法去检视哪些不足,而加以调整。

Check
查检 —
工作时应该有某个问题不断重演的经验吧,这时可以追溯过去执行计划时,是否忽略了Check这个步骤,导致无法从错误中改善,而在下一次计划中再次展现出同样的行为模式。查检的重点在于找出机会点,方能追捕进度,或是精进作业流程,提升效率。

Action
行动 —
当上个步骤检视出与计划上的进度差距,或是抓到机会点后,便可提出行动方案进行改善。此时提出的解决方案,也将会成为下一个“计划”,并持续PDCA的步骤。




所以,PDCA四个步骤,将如下图一般,成为一个cycle

PDCA实际在运行是怎样呢?

简单地举个例子,假设今天有新饮料上市,希望能推广给顾客做尝鲜,那么它的PDCA可能是:

1. Plan计划:在收银机前方提供新饮料试饮给排队等待顾客

2. Do执行:依照上述计划执行,在收银机前方准备一壶新饮料做试喝,执行时要记得不时观察,并记录问题点

3. Check查检:发现一个问题点,因为试饮杯放在背后工作台面,经常会忘记要倒给客人试喝。

4. Action行动:将试饮杯移至收银机桌面上,可以减少伙伴忘记倒试喝,也减少不必要的转身动作




而这个Action所采取的行动方案,将成为下一阶段的Plan。若执行后仍发现有其他问题点,则再进行Check的步骤,并提出下一个Action改善。

PDCA只能在大型项目中使用吗?

其实PDCA循环,在服务业可说是每天都在上演。对于当班管理者而言,在掌管每一天、每一个班次之前,我们心中都存在一个计划,可能期望达成多少业绩、完成多少行政待办、伙伴训练进度追踪等。然而服务业是一个与人高度互动的行业,计划波折及变动极大,有时受天气、商圈活动、风水、星象…影响,就会不断地和计划有差距,需要进行多次的PDCA以使营运顺利。

所以PDCA不限于活动的规模大小,是 每天都能运行的一个目标管理循环

如果以上的说明对您仍有些模糊,我再举一个更生活化的例子

假设在8点上班出门前,我想要提早于六点起床,给自己两个小时读书,我的PDCA如下:

1. Plan计划:晚上12点以前就寝,闹钟设定5:50及6:00两个时段。

2. Do执行:第一天计划顺利达成;第二天因为晚上聚会,凌晨一点才睡;第三天虽然准时晚上12点就寝,但因赖床7:00才起床。

3. Check查检:发觉自己晚上行程不可以待太晚,而早上设定的闹钟数量太少,缓冲时间太短。

4. Action行动:晚上活动尽可能在11点前结束,维持12点就寝。早上闹钟则提前至5:40,并于每5分钟再设定一组。

上方的Action成为我新的PDCA循环的第一步Plan,并持续PDCA循环直到达成目标(最后结果:每天都睡不饱,7:50才起床,总是赶着8:00的公车上下班…..)

如此简单却已能套用至大部分的计划执行与目标管理上了!

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