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质量管理系统(QMS)-4.企业如何选择质量管理软件?

--本文6千字,阅读15分钟--

在谈如何选择之前,我们先谈一谈企业导入质量管理软件的初衷:

1.    应付客户的审核、准备上市或者充门面,有一个系统存在,显的高大上或面子上过得去,无太多实际用途需求;
2.    如果导入质量管理软件这类信息化系统,可以拿到一些补助或者可以申请到其他一些资质。自己不用花多少钱,不要白不要。
3.    客户要求,必须实现数字化质量管理。如苹果、华为等一些国际大公司已经开始对自己的部分供应商明确提出数字化质量管理的要求,否则可能影响订单。这种情况就要求不但有系统,并且还会对供应商的质量管理系统进行非常严格详细的审核;
4.    隔壁企业都已经有质量系统了,所以我也得有;
5.    同行已经开始用质量软件进行质量管理了,感受到了竞争的压力;
6.    企业自身面对外部竞争或者自身质量管理需求的不断提高,需要有一个系统(而不是传统的纸质或excel)或一个更加完善的系统,这种应该是大多数情况。
7.    质量数据分散在SRM,ERP,CRM, MES,LIMS等系统中,这些系统不是为质量部门人员设计的,不仅是数据没有关联,而且各种分析也不专业,鸡肋,质量人需要专业的质量管理软件。
8.    ……

出发点不一样,企业所在的行业不同,规模不同,运营方式不同,员工水平不同,等各种独有的特性,企业对质量管理软件的需求也不同。
 
那么在进行质量管理软件(QMS)选择时,需要考虑的因素就会有很大差别,企业一定要从自身的实际情况出发,只有综合考虑了这些因素才能最大可能地选择适合的软件并且将失败的风险降到最低:

对于第一种情况,处理起来最简单粗暴。随便买一个就好,只要客户来了能打开,证明软件存在即可,越便宜越好。

针对第二种情况,考虑的因素就稍微多一些,比如是否兼顾企业质量管理的需求,对于软件或者软件企业资质、地理位置是否有要求(否则可能拿不到补贴)。

针对后续几种情况,更多的就是考虑每个企业自己的需求以及软件能够实现的功能了,考虑的因素就会更多,也是本篇文章讨论的重点:
 
A 政治因素:
这个最明显的就是会不会像现在某些产品这样,突然哪一天被限制使用。这个很难预测,所以最好在规划的时候有所考量,那么就可以最大程度的避免将来遇到的麻烦。
 
B 地理因素:
地理位置的远近会很大程度上影响到软件实施、后续支持的成本,以及现场支持的及时性,尤其是跨国的情形。所以可能的情况下,尽量选择本国或者是在本国有分公司的服务商无疑是更好的选择。
 
C 文化因素:
相对来说,国人确实是非常勤奋。国外,尤其是欧美国家假期会更多,也习惯于休假的时候不工作。可以猜想一下,如果你选的是欧洲某国的一款软件,他们在国内没有支持团队,或者国内支持团队无法解决,而此时他们国外总部员工正在悠哉休暑假(一般要二十天左右),产线不能停,而软件无法使用,干瞪眼是一种什么感觉。
 
D 价格因素:
产品的价格也是一个考虑的因素。这个是指总有用成本,包含了购买成本,实施成本,二开成本,以及后续员工更替的培训成本,服务成本等。只有综合考虑了,才能够做出性价比最高的决策。
 
另外,如果使用国外软件,对于二次开发的问题要特别慎重,通常中国的本土支持团队要把二开需求向外国总部汇报,国外总部定期开会议讨论,如果有疑问,再让中国团队补充资料,中国团队再和客户讨论,再汇报,反反复复,无穷无尽。

如果是让外国人到中国现场来,从他们出门就开始算钱,各种费用加起来,报出来的价格,都能把胆小的吓死,一个小小的汽车行业的PPM表格,也就3万RMB就能搞定的事,他们最终挣到了350万人民币,这样的事屡见不鲜。
 
E 功能需求:
企业在进行规划时,一定要考虑企业目前的需求,以及未来可能的需求。否则就会增加后续软件升级的次数,或者软件的适用性受到限制,我们会多花一些时间,就这个问题展开讨论。
 
1 使用界面是否友好?
 
ERP、CAD、CAE、财务软件等系统,大部分使用者都是办公室人员。不可否认的是,就平均水平而言,办公室员工在素质和流动性方面,要比一线员工好一些。

看似对于传统软件无关紧要的界面,在信息化不断向车间层面渗入过程中,软件的易用性对于实施的成本,周期和成功变得越来越重要。
 
首先是界面的语言,对于多数的中国企业,普通的员工不大可能会熟练使用英文,如果国外软件没有汉化,员工在使用时会遇到比较大的麻烦。
 
同样对于跨国公司,如果只有汉语,对于非中国人也是难于操作的,多国语言系统,对于某些企业就会变的很重要。
 
还有就是界面能否让一线员工快速找到要操作的条目,逻辑是否足够清晰明了。想一想车间的环境和繁忙的状态,让一个带着油腻手套的操作工拿着一本厚达800页的软件说明书来查找如何使用该软件,并且该说明书充斥着各种强行翻译的IT术语,该操作工内心是不是要崩溃了!

可以对比一下,如图两个界面,那一个对一线员工更友好?
 
图1.jpg


 
简单--VS--繁杂

有些民企,老员工跟随老板创业20来年了,这些老员工有非常丰富的实际经验,但是随着工厂智能化的浪潮,对于这些年龄偏大的人,让他们掌握复杂的信息化系统的确很难,不仅如此,有些老板和这些老员工还有着比较深厚的友情,不能因为工厂信息化,老板就把这些老员工都开除掉。

对于这样的老员工,最好是界面能设计成一个按钮,就不要用两个按钮;能高亮显示关键点的,就不要将其淹没在复杂按钮之中。
 
把软件界面设计搞得很复杂不是本事,设计成易于理解和使用才是本事。

毕竟软件是工具,不是猜灯谜游戏。
 
2 系统能否解决关键问题?
每个企业需要解决的问题都是一堆,不分轻重缓急,眉毛胡子一把抓是不正确的做法,也是不现实的。
 
要从企业的整体利益,发展的大方向的角度看问题,有些问题是痒点,不是痛点,有些问题的确是痛点,但不是关键的痛点,可以先放一放。如果如同一个人同时得了癌症和皮肤瘙痒,那么一定是先进行对癌症的治疗,至于皮肤瘙痒问题,可以以后再说。
 
对于质量管控也是一样,先解决要命的问题。
 
同样,我们通过举例来说明。
 
*多模,多穴,多机台注塑并且有装配需求的企业。
这样的产品有我们常见的洗发精塑料瓶,汽车上的开关旋钮,键盘按钮,塑料齿轮,塑料轴套以及工业上用的各种配合件。

我们就以常见的洗发精塑料瓶为例子。我们可以看出,大部分这样的产品并没有太多的技术壁垒,通常也不是to C端的产品,很难通过品牌实现产品溢价, 这些企业同行之间的竞争非常激烈,如果价格上没有竞争优势,就很难得到订单。

如果得到的是大客户的订单,订单量和价格可能还不错,但随之而来的是要求也会水涨船高。可以想象一下,如果质量不稳定,产品漏液,大客户通常会毫不犹豫地退货,罚款,取消订单也不是不可能。
 
多说一句,洗发精,化妆用品等这些to C 端大公司,他们是不可能接受产品漏液的,他们对于外观(包括漏液)的管控通常是非常严格的,有一个产品漏液就可能导致全部产品退货。(通常这类化妆品大公司的产品技术壁垒相对来说也不高,更多的是品牌形象。)
 
对于这样的注塑类型供应商,一方面有不断提高生产率的追求(更多的模穴数,更快的生产周期),同时还要面对很大的压力必须保证产品质量,及时发现产品关键尺寸的变化,及时预警。
 
可以简单脑补一下,如果两个零件组成一个密封组件,一个零件有3套模具,每个模具32穴,另一个零件有2个模具,每个模具64穴,如果您是质量经理,你觉得多少检验人员,多少抽样频率,多少统计人员才能保证产品没有漏液的风险?
 
在这样类型的企业,您可能对不同模具,不同机台,不同模穴的尺寸变化boxplot感兴趣,它会迅速帮你找到风险点,可以参考下面的不同机台,不同模穴的尺寸变化图。
 
 
图2.jpg


 
*对于需要生产追溯的企业
很多行业对追溯都有需求,比如汽车,医药,食品等行业。

举一个汽车行业的例子,一个汽车主机厂突然发现汽车的大灯维修的比例突然变高,这个主机厂通常会将客户投诉的大灯返回给提供大灯的Tier1供应商,让其研究是什么问题,假设这个大灯的供应商发现是由于采购的一批弹簧热处理不合格,大灯长期使用后,会接触不良,最后导致不亮。

如果汽车厂要召回汽车,一定会要求生产大灯的企业告诉一共有多少个大灯受到影响,批号是多少。如果这个车灯厂的逆追溯系统和正追溯系统不好用,只能拍脑袋大致估算一下,问题是,估算多了要多花钱,估算少了,数据不对,主机一定会有相应的处罚机制。

汽车行业相比较于其它行业,应该是质量管理水平比较好的,如果有汽车行业的读者,你们可以问一问自己,贵公司的追溯能做到什么水平?有多少次质量追溯是拍脑袋毛估估的?情况应该是不容乐观。
 
拥有一键追溯功能的系统,会解决这个烦恼。

图3.jpg


  
这个一键追溯功能不仅可以与物料关联,还可以与工序参数及检验报告相关联。

对于大型阀门,锅炉,大型化工设备,特种设备等行业,解决了1天时间干活,需要2天时间给客户准备资料劳动效率低下的问题,还有,每次给客户发货前,资料准备的场面总是鸡飞狗跳,并且,很难保证资料不出问题,不是补充资料,就是罚款,好像把事情第一次就做对是不正常的。
 
让客户对产品质量放心,不能仅仅靠喝酒,拍胸脯,交朋友,得在管理上有些真本事才行。
 
*对于油漆,涂料,胶粘剂行业
由于工艺要求的不同,各个行业对于同一种产品的规格需求也是不同。举个例子,同是汽车涂装,不同主机厂制定的油漆厚度是不同的,同时喷漆设备各家也是不同的,其结果是对油漆的粘度要求也不同。

还有,对于化工这类产品,除了在测量时会有一定误差,存放一段时间后,其粘度自身也会变化。

遇到这种情况,为了保证产品质量,除了为每个客户制定各自的标准外,还要对每个客户的标准按照一定比例收缩,确保产品在保质期不会带来麻烦。

如何搜索挑选合适的产品发给客户,并保证有足够的不同规格产品库存,同时库存规模还要收到控制,这也是一个实实在在的企业需求。
 
*周期性测试(型式试验,例行检查,第三方检验等)
有些产品的关键性能指标(寿命试验,强度试验,成分检测等),由于费用,时间,设备等原因的制约,不能每批都进行检验或测试,通常是一个月,半年,一年或者是生产一定数量之后,才进行测试。

有些是法规上的要求,比如,出口产品要有Rosh, Reach等报告。

大多数企业都是用纸质或Excel进行跟踪记录,到期没有检测的事情时有发生。

通常这些检测都是关键性的指标,一旦出事,企业的损失通常非常巨大。

如何避免这类系统风险,也是质量部门的重要职责。

我们可以强调员工的责任心,但也可以考虑给企业多重保护机制,降低重大风险发生概率。

对于有这样需求的企业,他们的质量管理系统(QMS),应该能对这些测试到期前发出预警,如果没有响应,系统会连续不断升级报警,直至问题解决。
 
*与供应商高效沟通
离散组装行业的70~80%的停工待料,紧急空运,客诉是由于来料质量不稳定造成的。

如果能快速锁定麻烦的物料和供应商,对比供应商和本企业的检验结果,通过系统打通与供应商的沟通,报告提交,高效与供应商沟通互动,不仅对企业的质量管控有帮助,对降低库存,节约成本也有很大的帮助。
 
*通常的一些质量管理需求
这里面提到的一些功能,通常是质量管理软件必备的一些基本功能,如统计每大类产品去年前三个严重问题,供应商PPM排序,产品性能随着季节的变化,各个产线的直通率,全部工序的严重度排序,客户投诉最多的前三个问题,等等,这里就不详细描述了。
 
*系统的可配置性
有些系统,本应该是动态设置的项目,却写死了,那么企业后续有任何变动都需要找软件服务商进行解决,时间和金钱上都是需要考虑的因素,而且如果是定制的项目,不是产品,并且当时的开发人员已经离职了,别人很难看懂这些代码,即使是不离职,如果文档不完善,随着时间跨度变长,修改的难度也在增加。
 
*系统的安全性
对于有些对数据、系统安全性要求很高的企业(比如军工),那么也需要考虑到相关的资质。
 
F 不要期待完美的系统
谁都会说,系统要灵活,不仅要能满足现在需求,还要能满足将来的潜在需求,功能要强大,能做各种分析,权限管理也要能灵活配置,数据吞吐量要大,系统报价要足够低,等等不一而足。
 
这就有点像,希望既有金刚石的硬度,同时还要求有黄金的延展性。
 
无论数字化,数字孪生或是人工智能这些术语有多热,其实,现在的编程方式还是很原始,劳动效率很低,还不能充分满足市场的需求(在价格条件约束下)。
 
完美无缺,一步到位,一劳永逸在现阶段是不大可能的。
 
规划,的确很重要,但是规划好的前提是有经验丰富的专业信息化人士,即懂企业运营,也懂IT。

说到企业运营,由于行业不同,规模不同,运营方式也不同。而且,企业运营还由多个部门组成,财务,研发,生产,质量,采购,销售,物流等等,一个人懂得全部以上的知识是非常难的事情。

如果不能一览众山小,其规划出的路线图的价值也要大大地打折扣。

强调规划可以,但是千万不要以为做了规划,就万事大吉了,从此一帆风顺。
 
同时,信息化也是一个快速发展的行业,只有不断实践,不断总结,不断改进,小脚步,快频率,多部门人共同协作才是正路。

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