这个不符合项怎么样进行纠正预防?

不符合项"查《顾客投诉跟踪表》时,发现客户异常处理时效超过文件规定（>3天）"


是因为我们的程序文件是这样规定的:"5.3.1 接到顾客口头或书面抱怨时,由销售人员核实后，填写《顾客投诉跟踪表》，如为交付问题，由销售人员自行解决。如为质量问题，销售人员将《顾客投诉跟踪表》交给品质部处理。
5.3.2 由品质部负责召集相关部门找出原因及改善办法,并做出解决方案.经品质部经理签字后,由销售人员回传给顾客并获得客户意见。若客户不满意解决方案则由品质部重新制定方案，直至客户满意为止，此过程不能超过三天。"

这个纠正预防措施报告该怎么做?怎么样来进行整改?