鼓勵論辯 開會好法寶

成功開會好法寶
這可能是經理人正遇到的煩惱。每天、每週、每月、每年，都要開會。開會原本是為了解決問題，但是往往製造出更多問題。有些會議冗長，浪費了員工的上班時間；有些會議沈悶，昏昏欲睡的員工聽不進資訊，也給不出意見；有些會議成效不佳，沒有結論的結論，之後只好再開更多會來補破洞，造成員工士氣不振。
面對這樣的開會成績，持消極論點的人甚至表示，衡量得失之下，有些公司不如打開辦公室的窗戶，直接把開會時浪費的金錢往外丟，至少能夠節省員工的上班時間。大家都痛恨開會嗎？究竟怎樣才能從開會的地獄中逃出來？
「公司」(Inc.)雜誌訪問了多位專家以及主管，為開會常見的問題，提出了一些可能的解決方法：
問題1 會議跟萬里長城一樣長
解決方法一：站著開會。大多數人不喜歡久站，因此站著開會可以加快開會的步調。一家巧克力製造公司，每個月都會站著開幾次會。這些會議的焦點在於，討論公司目前面對最急迫的問題，透過員工身體上的不舒適感，突顯開會的重點。
解決方法二：在星期五下午五點開會。一家建築管理與顧問公司，有時刻意挑選在星期五下午五點開會，由於員工都想趕快下班去享受週末，因此會直接進入重點，減少冗長發言。有公司挑選在星期五開會，有公司則避開星期一開會。一家軟體公司從來不在星期一開會，認為在一週的開始，員工需要完整的時間，重新接上上個星期的工作，並規劃這個星期的工作，開會只會打擾他們。而且，如果星期一的早上就有重要的會議，員工在週末時需要擔心或準備，根本無法好好休息。
問題2 會議變成公佈欄
解法方法：以網路取代開會傳佈資訊。員工不是文盲，不需將大家聚在一起開會，只為了告知他們公司最新的銷售數字，或是新訂定的請假規定。這種不需要討論、純粹只是事實性告知的資訊，可以透過公司內部的網站，或者電子郵件讓員工知道。開會應該是用來解決問題、分享想法、獲得回饋、綜觀公司的情況，而不是扮演資訊傳播的角色。
問題3 會議中呵欠連連
解決方法一：走出去開會。沒有人規定開會一定要在室內，一家軟體公司的CEO，每個月都會在午餐時間，帶員工到購物中心開二、三次會。大家在美食街吃飯後，就到購物中心裡，或者附近的軟體店考察，之後再回到美食街，一起坐下來分享心得，分析包裝、價格、競爭對手推出的新產品等。擁有新鮮的空氣才會有新鮮的想法，開會需要的不只是員工的身體，還要員工的心以及想法。
解決方法二：遲到就要說笑話。一家資訊公司的CEO規定，每個月召開的公司會議中，最後一個走進會議室的人，必須說一個笑話。這麼做一方面可以讓開會的氣氛輕鬆一下，一開始就獲得大家的注意力，另一方面也讓員工自動想要準時出席。
問題4 開完會，沒人記得任何事
解決方法：大家一起總複習。會議越接尾聲，大家越急著想要離開，常常最後變得很匆促。Wittenberg大學應用管理中心的負責人辛德勒（Pamela Schindler）建議，為了確保大家對辛苦開會的成果具有共識，在會議結束前的五分鐘，可以一起快速複述要點，讓員工走出會議室時，明確知道他們應該做什麼，不要對開會內容想都沒想，就走出會議室。
問題5 不知道如何主持會議
解決方法：接受專業訓練。公司在會計、行銷，甚至補充自動販賣機的飲料時，都會派最適合的員工去做，但是對於最適合主持公司的會議，卻很少給予足夠的思慮。Babson大學的管理學教授那倫（Anne Donnellon）表示，主持會議是一種藝術，對於常常需要主持會議，身負運用與會者上班時間重責大任的主管，為什麼不送他們去受專業訓練。
「快速企業」(Fast Company)雜誌，日前也訪問了專家及主管，針對開會的問題，整理出開會必做的五件事：
1.準時開始。開會時間延遲，會讓員工逐漸分散注意力。要讓開會更具效率，會議要準時開始，而且最緊急的議題該最先討論，一方面因為會議剛開始，員工的注意力比較集中；另一方面，也能促使大家準時進入會議室。
2.鼓勵論辯。好的會議應該有正反二方，從值得討論的議題切入，而且與會者都能說出自己的想法。會議結果或許沒有辦法做到讓所有的人都同意，但是當更多的人積極參與時，會做出更有根據、更好的決定。
3.讓壁花員工加入。開會常見的一個問題是，缺乏內容豐富的討論，主席必須懂得誘導較沈默的員工表達意見。
4.要求不要過頭。開會時很難同時見林又見樹，每次開會應該把焦點放在一個主要議題。美國一家顧問公司的總裁藍奇歐尼（Patrick Lencioni），最近出版了一本談論如何開會的新書，他指出，如果會議既要討論行銷策略，又要討論應徵人員條件，這種多重議題的開會內容，註定會一片混亂。他建議，工作團隊可以針對不同的目標，召開不同的會議，例如，公司每天召開短時間的最新情況報告會議、每週召開成效檢討會議、每月召開策略擬定會議，再加上每季到公司外，召開動腦大方向會議。
5.堅持到底。對於公司規劃應該召開的會議，確實遵守實行，常常沒有原因取消會議，或者更改會議時間及內容，都會減少開會的應有成效。
美國社會心理學家索爾（Kenneth Sole），曾經擔任美國太空總署、蘋果電腦公司的顧客，他常要求客戶計算，當公司的十五位高階主管一起開會時，公司支付這些主管開會時間的薪資，以及他們少為公司賺的錢，加起來共有多少。
會議佔去公司大量人力、時間、金錢，掌握成功開會的原則，才能得到應有