关于供应商来料异常是否都要开8D报告的问题

因我们公司合格供应商极多，每月因来料问题至少要开100多份8D报告给到供应商要求其回复改善措施。就因为如此，工作量极大，且占用大部分时间去处理这些事情。如果疏忽有几次来料异常没有开异常单给到供应商或者没有及时跟进结案，且很巧被客户审核抽检发现某某月的来料不良（500强的客户，审核喜欢随机抽检来料异常及对应供应商回复的改善措施）供应商没有回复对策，就会被当做不符合项开出。所以，我想问问各位大虾，能不能定这样一种规则，且程序文件化：怎样类型的供应商，来料出现问题了才要开异常单，而其余的供应商只要简单反馈跟进处理，无需开异常单。后面若客户审核发现这家供应商的来料有问题，而供应商没有回复改善报告，我们就可以把相关的程序文件找出来，然后跟客户讲这类供应商的来料出现问题可以不开异常单，只是邮件或电话通知反馈跟进处理就行。。我想这样客户就不会当作不符合项来处理，若客户不同意这样的流程，那我们就可以改文件，毕竟我们是按照公司的流程来做事，这样就不会当作问题点。
所以，请各位大虾帮忙，怎样定这样的规则，是按照采购金额量？关键元器件？批次数量？标准件？非标准件？物料类别？还是其他的规则来处理这样的问题，而且要程序文件化。。请处理过类似问题的大虾们指点，。。。