受控文件，一个人发多份有问题吗

有关文件管理控制的问题想请各位指教！
首先我公司目前的文件管理是比较乱，这个我们自己都清楚。所以接下来我准备理一下这方面的工作。把文件管理这块先做好！

最近我发现同一份文件，某人手上居然拿着2份，（这种情况，我个人觉得是不合理的。一个人顶多一份就够了的。为什么还弄2份。）像这种情况是否应该回收其中一份？

我看TS16949：2009的标准条款中，对于这个没有明文规定。也就是说如果这2份文件（一式两份）的发放手续如果齐全的话，这种情况也不能说是违反TS要求。

不知道大家有什么看法请指教！