受控的ＥＣＮ分发件之处置

ＥＣＮ是由工程部准备的，　交由ＤＣＣ受控后发给各部门，　当ＥＣＮ上内容已完成后，　受控的ＥＣＮ分发件应怎样处置呢？

如果是由ＤＣＣ回收作废的话，　那由谁来通知呢？　因为有时一份ＥＣＮ的跨度会有好几个月的。　如果是相关部门保存的话，　他们应该要保存多长时间呢？他们可自行做废吗？
谢谢！