一体化体系文件的制订探讨

浏览了一下，不少企业在做一体化体系，要么14001和18001两体系，要么三体系。这里讲一下我们自己的一些方法，以供参考，也希望能得到大家经验方面的跟贴和分享。一体化建设，首先考虑的是文件的问题，而文件有以下两方面的内容。第一是编号问题。很多企业，特别是咨询公司光顾过的企业，大多是以条款和QP、QM、EP、EM等进行文件的编号。这种方法在不同架构体系，如9001和14001体系的合并时存在较大的困扰，从而导致必须全面修订所有必要和不必要的文件。我们是这样解决的：首先，文件层级还是沿用老办法，分手册、程序和管理规定。其次，手册由于是唯一的，所以不编号，只有版本控制，分质量手册和环境安全管理手册两本。再次，程序文件以P开头，用“PXX-XX”编号，对前两位数字，全公司按不同的机能进行分类，总共有十几块：企业经营、体系建设、文件记录控制、人力资源、财务、销售、技术（包括产品开发、工艺技术、和技术管理）、计划和物流、采购、生产、检验和试验、计量、总务、计算机和信息资源、环保和安全管理等方面。其编号以两位数表示，从01开始编起。后两位表示某机能下多份文件的流水号。最后，管理规定以W开头，WXX-XX-XX，或WXX-XX。如果可以明确该管理规定为某份程序的子文件，则前四位为母程序文件的编号，后两位是流水号，如果没有明确是某程序的子文件，则只有四位数字，后两位是流水号。（现在看来，其实这还是复杂了，只需四位足矣）。这样子，在我们折腾完9001和14001后，第二年搞18001时，文件的修改量就减少了很多。第二是内容的问题。这个大家已讨论了很多，不再细讲，不外乎就是文控、记录、方针目标、培训、内审、不符合、管理评审等文件的整合。一体化建设的第二个问题是运行控制。这主要涉及现场表单的合并设计，相信已做过的和要做的，都没有太大问题。一体化建设的第三个问题是内部审核。这个有点麻烦，目前我们还没有对检查表进行更新，仍然是两套检查表，也就是采用审核时有个别人员专门负责14001和18001的办法进行，欢迎大家讨论。一体化建设的第三个问题是管理评审。这个也相对简单，主要是设定好绩效指标，然后要求各部门按要求的内容报告，尽量突出重点和关键点，其余的我们也没有硬性要求，但资料是必需的，同时有些各部门难以述及的综合性内容，管代会提一下。