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卓越运营工具在投资项目中的应用

众所周知,在已经运营的工厂或组织中实施卓越运营,对现有流程进行持续改进以实现卓越运营,是很常见的。对于投资项目,比如新建工厂项目,是否可以把卓越运营工具应用于其中以作指导呢?答案是肯定的。卓越运营工具和理念可以应用于投资项目中的各个阶段,包括项目设计、项目施工、项目启用。本文以下分别描述若干典型卓越运营工具在投资项目中的应用及其带来的好处,但对工具本身不做过多阐述。
  1. 失效模式与影响分析(FMEA):风险管理是投资项目实施的重要部分,任何方面发生的不可预测的事件都可以称为风险,风险控制是否有效决定项目成败。对投资项目而言,关键的风险控制点包括项目进度(Time Schedule)控制,费用(Cost)控制以及质量(Quality)控制。对于每一方面,都可以运用FMEA工具,分析其可能的风险点,其可能带来后果的严重性,其根本原因,其可能性。对于已经做出判断的风险点,根据其可能性和影响采取不同的措施规避或者消除风险。风险分析定期回顾。FMEA可以应用于整个项目管理,也可以应用于其中一个专业或者一个方面。试想,整个项目过程中,所有风险都能得到有效甄别深入分析有针对性的控制,项目成功的可能性就会提高许多。对于一些特殊行业的项目,FMEA可以用来做专业领域的分析。比如医药行业,FMEA可以用于项目GMP回顾。 
  2. 精益设计(Lean design):精益作为一种理念在投资项目设计全生命周期内都可以发挥作用。在概念设计和基础设计阶段,可以对关键流程进行探讨,用价值流图(Value stream mapping)等工具分析流程优化的可能性,若能在设计前期对流程的深度分析,一方面减少项目交付之后的改善,二是减少项目建设期的变更。在项目详细设计期,可以用专业工具进行仿真分析,提高系统的稳定性(Reliability)。比如,对物流自动化系统而言,有诸多仿真分析专业软件可以分析系统的能力,去除瓶颈,提高稳定性。利用专业软件可以实现项目的空间管理,有效避免建设施工期的空间冲突。在项目建设期和启用期,利用可视化(Visualization)工具将项目阐述成通俗易懂的图形或者视频,提高项目的可视化。 
  3. ADKAR:作为变革管理的经典工具,ADKAR在投资项目的启用中有很强的指导作用。对许多项目而言,项目建设本身也许难度不大,但是怎样把建成的项目顺利的移交到最终用户并能顺利投入运营,是重点,也是难点。分析项目本身和最终用户特点,用ADKAR工具做指导,逐步的将项目的内容和进度通报给最终用户,慢慢建立对项目的认识;同时让其预见美好的未来,增加对项目的主动接纳程度。用技能矩阵(Skill matrix)和工位分析(Workplace analysis)等工具对于最终用户需要具备但尚不具备的技能,要有系统的方案来补足差距,比如供应商培训,邀请最终用户参与项目设计及关键问题讨论等。项目结束投入运营之后,要定义一定时期作为特别关注期,主要供应商及关键技术人员要能及时反应。如果项目周期比较长,可以举办一系列的论坛,邀请最终用户参与,逐渐提升最终用户的能力。 
  4. 关键绩效指标(KPI):在投资项目中,对于关键新购系统或者设备,若能定义项目运营后关键绩效指标及量化目标,将能有效控制项目质量。在项目设计阶段,可以把关键绩效指标及标准写入客户需求书(URS);在招投标中,关键绩效指标及标准可以写入合同;在接收测试和验证过程中,以关键绩效指标和标准为依据;在项目运营爬坡期,验证其实现程度;在项目稳定运营之后,若有必要,把关键绩效指标并入组织关键绩效指标体系。
  5. 标准化(Standard work):投资项目实施期间,对于一些常规流程的标准化作业或者标准制定有利于提成工作效率。项目中典型的一些流程,比如费用控制流程,接口管理,设备验证,文档管理等,大多数时候并没有规范的文档来定义或者阐明,这样执行过程中不可避免的会带来一些混乱。应用流程图和标准化工具,把相关流程标准化,并以文档的形式定义下来,项目经理批准,公示给团队成员,能有效减少沟通障碍。 
  6. 绩效对话(Performance dialogue )与绩效看板(Performance dashboard):绩效对话可以帮助项目经理和专业负责人有效管理团队,绩效看板使项目信息透明,两者有效配合有利于发现潜在的风险,增加团队成员的凝聚力,营造好的团队氛围,有利于项目成功。绩效对话不一定要有绩效看板,但是要有针对性。比如,项目经理可以组织专业负责人每天一次的晨会,更新各专业进度,发现专业间协作存在的问题并及时解决。各专业负责人可以召集项目团队成员甚至供应商团队,讨论本专业的进度及存在的问题。绩效看板可以展示多种多样的信息,比如项目关键指标,项目进度,项目重大事件。 
  7. 5S:5S作为卓越运营最基础的工具,在投资项目管理中能发挥很大作用。其一,5S可以应用到项目管理中,提升办公效率。其二,5S有助于实现移动办公室概念。办公区域的座位只保留必需的公用办公用品,如电话,公用座位不属于个人,项目实施期间,在临时建筑办公室容量有限的情况下,保证流动人员能快速找到办公位置,这样既可以提高工位的利用效率,又能有效支持项目运转。其三,项目实施期,对所有新建区域做5S 标准化设计,交付之前,对所有状态进行5S检查,确保项目完成之时,交付物已高度5S标准化。


以上是根据笔者亲身经历,总结了几种典型卓越运营工具在投资项目中的应用。需要说明的是,每个项目不同,面临的挑战也各不相同,其可以运用的卓越运营工具也是不近相同。同时,各卓越运营工具并不是对立的,其实在每一个具体的方面都是可以有效融合并相互支持的,这在前文也有阐述。

将运营卓越理念贯穿投资项目管理生命周期的始终,能有效提高设计质量;很大程度支持项目管理,确保项目有效运转;有利于项目启用及平稳爬坡达到量产。将精益概念运用于投资项目各个阶段,可使项目交付物就已是精益工厂,而不是项目结束就要做诸多改善。

把卓越运营工具和理念融入到投资项目实施中,可培养既具备投资项目管理知识和经验又具备卓越运营知识和理念的综合性人才。具体的形式,针对投资项目中遇到的具体问题,立项OE项目。每个OE项目由指定OE项目经理负责。OE项目经理接受一定的OE知识和技能培训,完成相关项目,通过相应资质认证。项目结束后,其在组织内部运营卓越相关架构建立和项目实施上会有好的延续。

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