我是一名DCC，从属于技术部，负责技术部文件的管理和发行.由于目前我们公司的文件控制程序里没有提到文件发行前的申请， 只是对文件的发行及发行后的管理作了规定。这就造成了现在发行图纸和文件时，只要口头通知我就可以了。这样做可以吗?内审时，是不是不合格项呢？

同时，根据体系文件，现在每个部门都有发行文件的权利，这样做会不会造成冲突呢？每个部门管理自己的文档。

建议成立文控中心
文控中心既是公司文件、文件资料工作的行政职能管理部门，又是永久保存和保护文件资料的机构，同时又是开发利用文件资料资源的信息交流中心。
文控中心的主要职责：
1．负责规划、协调全公司文件、资料工作，对各中心/部门文件、资料工作进行监督、指导和检查。
2．制订和组织实施公司关于文件、资料工作的规章制度。
3．负责公司文件和有关资料的收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、保护、统计等工作。
4．严格执行保密制度，做好文件资料密级划控和守密、解密工作。
5．开展文件、资料宣传、咨询活动，做好文件、资料开放和利用工作，主动为公司各项工作和员工服务。
6．发挥文件资料的教育功能，将文控中心办成公司培训、教育基地之一。
7．开展文件资料编研工作和信息开发交流工作，发挥文件资料的信息源作用。
8．组织公司各部门文件管理员的业务学习与培训，负责指导他们的工作。
9．做好防火、防盗、防虫等工作，确保文件资料安全。