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不符合项回复

请教一下各位前辈,IATF16949外审,这次外审老师开出的不符合项为,与de客户签订的一般性釆购条件和与ma 客户签订的釆购通用条件无合同评审记录。
但此两个客户为老客户,且识别了客户的特殊要求,所以评定为轻微不符合。
De客户未签订的事实为,审核老师在审核 订单评审的资料时发现订单最下面有一段用英语写的注意项:内容为其它的客户特殊要求参照 一般性釆购条件,可在我司网址上下载此文件。所以审核员就问了这个客户的这个 一般性釆购条件有没有评审记录,我们没有这个文件呀,因为销售在做订单评审时没有发现这段话呀,我们又问了销售经理,结果销售经理又找客户才把这份 一般性釆购条件票过来,然后审核老师让我们补了一份客户特殊要求清单,接着审核老师说你们这个合同评审有问题,要改善,所有给我开了这个不符合项。
但是我又不能按实际原因写,求高手指点,我该如何写原因呢?
我们的程序文件内有写明相关合同协议需组织进行评审,且需要以合同评审记录表的方向保留其评审的证据
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gmm2005 (威望:2) (上海 ) 汽车制造相关 主管

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文件好,但配套执行不到位,出现漏项,可以把合同评审表改成标准化的清单形式,注意进行点检评审,可以最大限度的减少再次出现!

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