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[求助]oa系统发布体系文件的若干细节问题,请教大牛

公司体系文件(质量手册和程序文件)准备在公司OA系统上发布,涉及到一些操作的细节问题,怎么对应外审,心里没底,找高人给确认下:
1、文件在发布前得到批准,这个怎么体现?
对应:纸质版的有手写的签名,那么电子版的是不是加上签名的扫描图片即可,这样可以吗?
2、OA系统设置只能查看,不能下载,在oa上有查阅记录,是不是可以算是文件下发??算作文件下发的记录吗?
3、四级文件的记录表单在OA上开放下载权限,随意下载,因为电子版的方便工作,可以吗?

以上问题请教外审过的大牛,是不是可以以上操作。多多赐教。
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wdusst (威望:46) (上海 浦东新区) 汽车制造相关 SQE主管 - 睡懒觉

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1。应该是打印好的文件签字后扫描,在上传到系统发布。电子版插入签名,这做法不地道。另外电子文件发布过程中,如果有审批流程,也算有批准过程。
2。不严谨,如果OA系统中下发,是发到某些部门,然后这些部门的人有权限浏览,并且有浏览记录,就算下发了。注意一定要在作业现场安放可用的电脑,否则文件不易获得,和没有下发一样。
3。最好不要让随便下载,否则极容易发生现场使用旧版本表格的事情。最好有快捷打印功能,方便使用。
我以前所在公司,也经历过类似过程,我参与过一部分外审。再看看别人怎么说,也许不同审核员之间理解也有差异。

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发起人

hing1021
hing1021

质量,可靠性

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