关于电子文件

我做了个初稿，各位大侠请教|：
一、概述
1．定义
电子文件：是通过计算机进行操作、传输、存储和利用的文件，用数字(比特)形态表现出来，通过编码和解码来输入和输出，也称数字式文件。
电子档案：是指利用计算机技术形成，经鉴定具有保存和利用价值的归档电子文件。
电子文件的物理归档：指经过归档处理的电子文件保存到磁盘或光盘等载体上实行脱机保管的过程。
电子文件的逻辑归档：将电子文件的物理地址存放于档案管理部门控制的网络服务器中，使该电子文件能供档案部门有效利用和处理的过程。
电子文件视同公司文件,按公司文件控制程序进行管理,分为A类文件和B类文件.A类文件由办公室归口管理,B类文件由各责任部门归口管理.办公部门执行电子文件的归档管理工作.
的电子文件，应按照归档范围进行归档。

二、电子文件归档范围

1. 电子文件性质代码

R—草稿性电子文件； U—非正式电子文件； O—正式电子文件；
N—无纸电子文件； T—文本文件； I一图象文件；
G—图形文件； V一影像文件； A—声音文件；
M—多媒体文件； P—计算机程序； D—数据文件。

1. 电子文件信息类型

2.1 字处理文件：指用计算机字处理技术形成的文字文件、表格文件等，归档时应重点收集定稿电子文件和正式电子文件。
2.1.1 定稿电子文件：用计算机起草文件时形成的最后一稿草稿文件，记录了文件的最后修改结果，有重要凭证、依据价值，收集时需落实必要的签字手续，明确公文拟稿、核稿、签发等环节的责任者。对特别重要文件的历次草稿需要保存时，每一稿应以不同标识加以区别。
2.1.2 正式电子文件：将修改、签发完的定稿电子文件正式制作完毕，能行使其文件的职能，其标识应以正式文件文号注明。
2.2 图像文件：指用扫描仪、数码相机等外部设备获得的静态图像文件。
2.3 图形文件：指采用计算机辅助设计或绘图获得的静态图形文件，归档时应注意其设备依赖性、易修改性等问题，不要遗漏相关软件及各种数据信息。
2.4 影像文件：指用数码摄像机等视频设备获得的动态图像文件。
2.5 声音文件：指用音频设备获得并经计算机处理的文件，归档时应注意收集其属性标识和相关软件。
2.6 多媒体文件：指用计算机多媒体技术制作的文件，其中包含声音、图像、图形、影像等两种以上的复合信息形式。
2.7 数据库文件：指采用数据库系统制作的数据文件及可能产生的各种相关辅助文件。
2.8 超文本文件：指采用WEB技术制作的浏览器文件。
三、管理要求　　　
3.1.1 责任部门要执行电子文件归口管理的职责，对电子文件定期检查，按照电子文件管理环境的要求，严格执行管理制度。
3.1.2 责任部门应及时对电子文件进行登记、建账，账目要注明相应纸质档案的档号，同时建立机读目录。电子文件归档后，档案人员、网络管理人员要及时清理计算机或网络上重复的电子文件。
3.1.3 由电子文件转换成的纸质档案，要及时归入相应档案门类的纸质档案中，按纸质档案管理要求进行 管理，并在登记账中注明其所在的光盘编号及文件名。
3.1.4 存储电子文件的光盘放入盒中存放。A、B两套电子文件应分开保管。
3.2 保管环境
3.2.1 归档光盘不得擦洗、划刻、触摸盘片裸露处，不得弯曲、挤压、摔打盘片，防止盘片沾染灰尘和污垢，避免阳光直接照射。执行GB/T11825.10的规定。
3.2.2 环境温度为14℃～24℃，相对湿度45%～60%。
3.2.3 远离热源、酸碱等有害气体和强磁场。
3.3 检测与维护
电子文件应每5年进行一次有效性、安全性检查，如发现光盘损坏或出现问题，应及时拷贝。 如软、硬件平台发生改变，则应及时转换。检查、拷贝、转换等情况要登记
3.4 利用
3.4.1 归档光盘不外借，只能以拷贝或网上传输的形式提供利用，并应登记。使用者不得私自复制、拷贝、修改或转送他人。
3.4.2 电子文件可在归档与管理系统的终端上查阅，但查阅人员只能查阅本人权限之内的电子文件，如需查阅超越权限的电子文件，需按本公司有关规定执行。
3.4.3 已批准为“使用权限保护”的电子文件项目，要在台账、目录、载体上标识。责任部门应严格执行电子文件的“使用权限保护”和密钥管理规定。
3.4.4 电子文件如进行更改，应随时保持A、B两盘内容一致并及时更改原转换的纸质档案，同时将更改情况及时填写更改登记表，登记表见附录B中表B3。
3.4.5 电子文件如上网传送，只有经过责任部门的计算机管理系统对拥护使用权认可后，才能提供利用。
3.5 统计　　　
各责任部门应及时按年度对电子文件归档情况，电子文件的更改、管理、保护、利用等情况进行统计，并纳入档案统计项目。
3.6 鉴定与销毁
3.6.1 鉴定与检测
3.6.2 电子文件的鉴定主要是对已到保管期限的电子文件鉴定，同时还必须进行有效检测。
3.6.2.1 检查已到保管期限的电子文件是否还有利用价值；
3.6.2.2 检查载体有无划伤，是否可用，是否清洁；
3.6.2.3 检测在指定的环境平台上能否正确读出电子文件；
3.6.2.4 检查存贮电子文件介质是否符合归档要求；
3.6.2.5 检查存贮电子文件介质和软、硬件平台技术条件的一致性。
3.6.3 销毁
3.6.3.1 根据保管期限表，经鉴定确无保存价值的电子文件，按有关规定严格审批后方可销毁；
3.6.3.2 电子文件归档后，档案人员、网络管理人员要及时清理计算机或网络上重复的电子文件。
3.6.3.3 在销毁过程中应对存储过机密信息的介质进行彻底销毁，对网络中传递的机密信息彻底清除。